Este documento visa estabelecer algumas regras gerais para normatizar os trâmites dos Projetos de Pesquisa, Ensino e Extensão nas instâncias do Instituto de Biologia tendo como destino final o Conselho Departamental.

1. Normas para Projetos de Pesquisa

1.1. Todos os Projetos de Pesquisa devem ser encaminhados primeiramente para o Departamento ao qual pertence  o Coordenador, onde deverá ser lido por algum professor da área o qual fornecerá um parecer. Além do formulário padrão, resultado do cadastro do projeto no sistema Cobalto, recomenda-se que o professor entregue uma versão impressa do projeto para que seja realizada a análise pelo seu par. Somente após a aprovação no Departamento o referido projeto deverá ser encaminhado ao Conselho Departamental (CD) do Instituto de Biologia (IB).
1.2. Projetos aprovados ad referendum também deverão ter o parecer de um professor do Departamento.
1.3. Ao encaminhar a proposta de Projeto de Pesquisa para a análise da Comissão de Pesquisa (Conselho Departamental do IB) somente é necessário o formulário impresso do Cobalto, com as respectivas assinaturas e com o parecer do revisor. Não é necessário anexar a ATA que conste a aprovação do projeto no Departamento tampouco a cópia impressa do mesmo.
1.4. Para os Projetos que utilizam modelos animais vertebrados, deverá ser encaminhado, anexo ao formulário impresso do Cobalto, uma cópia do Parecer da Comissão de Ética em Experimentação Animal (CEEA). Não serão aprovados projetos que não contemplem este item.
1.5. A Comissão de Pesquisa do CD irá avaliar se o formulário está de acordo quanto ao cronograma de execução, quanto à qualidade do texto apresentado no formulário, bem como a existência do parecer do Departamento e das assinaturas necessárias.

2. Normas para Projetos de Ensino

2.1. Todas as propostas de Projetos de Ensino devem ser encaminhadas primeiramente para o Departamento ao qual pertence Coordenador, onde deverá ser lido por algum professor da área o qual fornecerá um parecer. Somente após a aprovação no Departamento a referida proposta deverá ser encaminhada ao Conselho Departamental.
2.2. Propostas aprovadas ad referendum também deverão ter o parecer de um professor do Departamento.
2.3. Ao encaminhar a proposta de Projeto de Ensino para a análise da Comissão de Ensino e Extensão somente é necessário o formulário impresso resultado do cadastro no Cobalto, com as respectivas assinaturas e com o parecer do revisor. Não é necessário anexar a ATA que conste a aprovação da proposta no Departamento.
2.4. Com exceção da modalidade Monitoria, todas as demais modalidades devem, obrigatoriamente, conter discentes na equipe de trabalho.
2.5. Conforme instrução encontrada na página da Pró-Reitoria de Graduação “Os docentes devem estimar o prazo de tramitação na Unidade, para que os projetos (processo impresso) ingressem na PRG com prazo mínimo de trinta dias antes da data prevista para início o das atividades”. Projetos com o cronograma inadequado serão devolvidos pela Comissão de Ensino e Extensão ao Coordenador para ajuste.
2.6. A Comissão de Ensino e Extensão do CD irá avaliar se o formulário está de acordo quanto ao cronograma de execução, quanto à qualidade do texto apresentado no formulário, bem como a existência do parecer do Departamento e das assinaturas necessárias.

3. Normas para Projetos de Extensão

3.1. Todas as propostas de Projetos de Extensão devem ser encaminhadas primeiramente para o Departamento ao qual pertence Coordenador, onde deverá ser lido por algum professor da área o qual fornecerá um parecer. Somente após a aprovação no Departamento a referida proposta deverá ser encaminhada ao Conselho Departamental.
3.2. Propostas aprovadas ad referendum também deverão ter o parecer de um professor do Departamento.
3.3. Ao encaminhar o Projeto de Extensão para a análise da Comissão de Ensino e Extensão somente é necessário o formulário impresso resultado do cadastro no SIEX (página da Pró-reitoria de Extensão e Cultura) com as respectivas assinaturas e com o parecer do revisor. Não é necessário anexar a ATA que conste a aprovação da proposta no Departamento.
3.4. A Comissão de Ensino e Extensão do CD irá avaliar se o formulário está de acordo quanto ao cronograma de execução, quanto à qualidade do texto apresentado no formulário, bem como a existência do parecer do Departamento e das assinaturas necessárias.

4. Prorrogações e Relatórios Finais
4.1. No caso de pedidos de Prorrogação de Projetos ou Relatórios Finais a tramitação deverá ser a mesma dada aos projetos devendo ser encaminhada a Ata de aprovação dos mesmos nos Departamentos e, no documento de encaminhamento a mesma deverá ser citada. Esse procedimento deve ser adotado em função da apreciação dos encargos didáticos docentes.
4.2. As respectivas Comissões do CD irão avaliar o novo cronograma (no caso de Solicitação de Prorrogação) e a contemplação de todos os itens do formulário.

5. Considerações finais
5.1 Qualquer projeto deverá ser encaminhado com a antecedência mínima de 6 (seis) dias úteis, antes das reuniões ordinárias do Conselho Departamental. Os mesmos devem ser entregues via SEI e serão distribuídos as Comissões com a antecedência mínima de cinco (5) dias antes da reunião do Conselho Departamental. Projetos que não obedecerem este critério serão analisados na próxima reunião do CD.
5.2 As Comissões de Pesquisa e de Ensino e Extensão do Conselho Departamental do Instituto de Biologia prezam por projetos de qualidade, para tanto, não serão aprovados projetos rasos, com textos sucintos que não contemplem os requisitos mínimos de estruturação e redação científica. Sugerimos, por isso, que os relatores das propostas de Projeto de Ensino, Pesquisa e Extensão dos Departamentos atentem para a qualidade do texto e para o grau de detalhamento nos itens de cada formulário, para que possamos aprovar e executar projetos de qualidade.

5.3 Todos os trâmites citados devem ser realizados através do SEI/UFPEL sendo que, os processo após atender as exigências legais nos Departamentos e Órgãos Complementares, deverão ser encaminhados ao Instituto observando os seis (06) dias úteis para sua apreciação prévia a plenária do Conselho Departamental por suas Comissões Permanentes.

A Regulamentação citada consta do Regimento das Comissões do Conselho Departamental aprovado na reunião do extraordinária dia 17/03/2019 conforme Ata 05/2019.

Regimento Comissões do IB 27032019

TRAMITAÇÃO de Projetos Unificados

Os projetos Unificados são tramitados através do COBALTO. Como é exigida a aprovação da Direção da Unidade do projeto e, posteriormente, do relatório final para facilitar essas aprovações paralelamente a inserção do projeto no COBALTO o Coordenador deverá:

1. Baixar o rascunho no formato pdf do COBALTO;
2. Abrir processo no SEI dirigido ao seu Departamento e o Instituo de Biologia (Encaminhamento do projeto (citar título do mesmo),  assunto: Planos e Projetos; nas observações colocar o nome do projeto, coordenador e ênfase; natureza –  público;
3. Após abertura do processo inserir o pdf rascunho do projeto (documento externo ) no SEI preenchendo os campos solicitados (Projeto, data de inserção, nato digital, nome do Coordenador, observações, público, carregar arquivo;
4. Inserir Memorando dirigido ao Chefe de Departamento ou correspondente onde deverá constar o Título do projeto, nome do Coordenador e a ênfase – Extensão ou Ensino ou Pesquisa solicitando que o mesmo seja tramitado;
5. Atribuir ao Chefe de Departamento.

Chefe de Departamento –

1. Submeter o projeto a apreciação da(s) Comissão(ões) para emissão de Parecer;
2. Inserir o processo na Convocação da reunião que será apreciado;
3. Inseri a Ata em formato pdf no processo.
4. Inserir despacho no SEI dirigido a Direção do Instituto solicitando apreciação do Conselho Departamental onde deverão constar: Título do projeto, Coordenador, ênfase – Extensão ou Ensino ou Pesquisa e número da Ata da Reunião em que foi aprovado (Com link do documento SEI correspondente). Caso necessite de urgência da tramitação, solicitar possibilidade de encaminhamento ad referendum apresentando a respectiva justificativa;

Direção do Instituto ou Secretaria –

1. Inserir Despacho solicitando emissão de Parecer as Comissões correspondentes do Conselho Departamental;
2. Em posse do Parecer (Documento Parecer do SEI ou Despacho correspondente) inserir o processo na Convocação do Conselho Departamental para ciência prévia dos Conselheiros;
3. Após apreciação do Conselho redigir a minuta da Ata da referida reunião e submeter aos Conselheiros via e-mail  estabelecendo o prazo para sua devolução;
4. Após o retorno das considerações dos Conselheiros via e-mail , se não houver nenhuma discrepância com o transcorrido na reunião, inserir a Ata no SEI;
5. Informar via e-mail aos Conselheiros o número do bloco de assinatura do SEI e estabelecer o prazo para sua assinatura;
6. Inserir a Ata assinada no processo SEI;
7. Inserir Despacho no SEI dirigido ao Departamento do Coordenador informando a aprovação/reprovação do projeto e solicitando que retenha o processo em seu poder para informar, posteriormente, o relatório final e, se for o caso, o pedido de prorrogação.

Essa tramitação é a mesma para os relatórios parciais, finais e pedidos de prorrogação dos projetos Unificados.

Em todas as etapas da tramitação devem ser observados os prazos estabelecidos nas Normas das Comissões do Conselho Departamental divulgadas na presente página.

No caso de projetos ligados a Extensão segue o fluxograma do COBALTO e SEI para suas distintas tramitações fornecido pela PREC.