SEI começa a ser utilizado nesta quarta-feira (1º) na UFPel

Uma significativa mudança começa efetivamente nesta quarta-feira (1º) na Universidade Federal de Pelotas (UFPel). A partir dessa data, não serão mais criados documentos físicos na Universidade: tudo será gerado e tramitado via Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A assinatura eletrônica da portaria que institui o Sistema será efetuada às 15h, no Gabinete do Reitor, como ato de lançamento.

A partir deste dia 1º de novembro, todo o conteúdo de um processo – como memorandos, ofícios, notas e demais documentos – vai ser criado, editado, assinado, tramitado e encerrado no SEI. Isso significa dizer que todo o conteúdo de um processo estará disponível de forma simultânea e em tempo real para todas as unidades da UFPel. Além disso, vai reduzir o tempo de realização das atividades e eliminar o uso do papel, representando uma economia significativa para a Universidade. O SEI também vai dar mais segurança e oferecer maior controle na tramitação de documentos, permitindo, ainda, o acompanhamento em tempo real dos processos.

Os processos e documentos que iniciaram em papel antes de 1º de novembro continuarão tramitando em papel até a sua conclusão. Com isso, o sistema CONDOC será mantido apenas para acompanhamento da tramitação dos processos abertos até 31 de outubro de 2017.

Preparação
O SEI representa uma mudança significativa na cultura da Universidade. Por isso, para coordenar esse processo, foi criada uma Comissão de Implantação, que, ao longo dos últimos meses, desenvolveu diversas atividades, desde a divulgação e sensibilização, passando pelo treinamento de pessoas até a instalação do programa e das ferramentas de uso no sistema. O objetivo da Comissão foi oferecer todas as condições possíveis para que a mudança possa ocorrer da forma mais tranquila e segura possível.

Esclarecimento de dúvidas
Para esclarecer dúvidas que possam surgir e orientar a comunidade acadêmica, a Comissão vai estar à disposição para atender as solicitações conforme a necessidade.

Na semana de 6 a 10 de novembro, haverá um plantão diário junto ao Protocolo da Universidade (sala 101, bloco A do Anglo) e uma base de atendimento no turno da manhã no Capão do Leão (junto ao Centro de Convivência). Além disso, nesses dias, a Comissão vai oferecer um atendimento itinerante pelas demais unidades acadêmicas da UFPel. Nas semanas seguintes, em parceria com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), serão oferecidos novos cursos de capacitação, com carga horária máxima de quatro horas. A capacitação é voltada para servidores tanto técnico-administrativos como docentes. As inscrições podem ser feitas aqui.

Apoio da comunidade acadêmica
De acordo com a Comissão, a adaptação ao SEI pode gerar algumas dificuldades iniciais; contudo, serão superadas tanto mais rapidamente quanto todas as pessoas envolvidas estiverem dispostas a superá-las com serenidade e espírito colaborativo.

A Comissão pode ser contatada pelo telefone (53) 3284-4090 e pelo e-mail sei@ufpel.edu.br. Saiba mais detalhes sobre o SEI aqui.

Fonte: CCS

Confira aqui o Memorando Circular 015/2017, do Gabinete do Reitor, sobre a implantação do SEI.