COMPRA DIRETA

Procedimentos:

1. A formação de preço ocorre solicitando orçamentos diretamente com fornecedores, utilizando os modelos dos documentos: ‘SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA FORNECEDORES’ e ‘MODELO DE ORÇAMENTO A SER PREENCHIDO PELOS FORNECEDORES’. 
   1. Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, inc. IV – pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
2. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação.
   1. Instrução Normativa nº 065/2021, art. 5º, §2º, inc. IV – “registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.”
3. Elaborar pedido no Cobalto, conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio. Tutoriais acessíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/
   • Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
4. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP. Portal de Compras governamentais acesso por meio do link: https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
5. Finalizar o pedido no Cobalto.
6. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Aquisição por Compra de Material de Consumo (Inclusive Licitação)” ou “Material: Aquisição por Compra de Material Permanente (Inclusive Licitação)” dependendo do material a ser adquirido.
7. Material permanente somente com recurso próprio.
8. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Formulário “PRA Análise de Riscos Dispensa Aquis/Serv S/Contr”, conforme orientação do Núcleo de Material, acesso no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/06/SEI_23110.023494_2023_53.pdf
   2. O Estudo Técnico Preliminar, gerado no sistema ETP-Digital.
   3. Formulário SEI ‘PRA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ devidamente assinado pela pessoa que o elaborou, pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT. (Formulário de pedido gerado no Sistema de Compras do Cobalto).
   5. Formulário SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   6. Termo de Referência, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa. Formulário SEI ‘PRA Termo de Referência Aquisição Dispensa s/cont’. Modelo ajustado para dispensa no inciso da pesquisa, acessível no link: https://docs.google.com/document/d/15m04KkzUmIPBPaFOcnoWUppp6PJa3iynewGsXBVzCrE/edit?usp=sharing
   7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação.
   8. Orçamentos, conforme orientações do NUMAT: Os orçamentos obtidos devem ter a confirmação do fornecedor que cotou o menor valor, que recebe mediante Nota de Empenho. Modelos a serem utilizados, tanto para solicitar o orçamento quanto com relação ao modelo que deve ser preenchido pelo fornecedor, em atendimento a lei 14.133/2021 disponíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/ ( para solicitar orçamento, modelo: SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO PARA FORNECEDORES, Orçamento a ser preenchido pelo fornecedor, modelo: MODELO DE ORÇAMENTO A SER PREENCHIDO PELOS FORNECEDORES).
   9. Formulário SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   10. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.
   11. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do fornecedor de menor valor. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   12. Consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção ‘CONSULTAR QSA’), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
   13. Cópia do projeto de pesquisa, que está no Cobalto, aprovado pelo COCEPE  e com a Fonte financiadora: CAPES.
   14. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

Importante:

• Para pedidos que não estejam vinculados à pesquisa, não haverá necessidade de anexar a cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE e nem o formulário “PRPPG Declaração de dispensa”.
• Os processos vinculados à pesquisa, não há limite de valor e são enquadrados no art. 75, inc. IV, alínea c, da Lei de Licitações, nº 14.133/2021.
• Para material de uso contínuo, o ideal é que se faça Pregão Eletrônico no Sistema Registro de Preços. Esta modalidade agiliza a aquisição durante o ano de sua vigência. 

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO – INSCRIÇÃO EM EVENTO

Procedimentos:

1. Emitir pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio. Tutoriais acessíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/. Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
   • Para servidor: informar nome e SIAPE do participante do evento.
   • Para aluno: informar nome e matrícula do aluno; documento informando a modalidade pública de seleção aplicada para a escolha do aluno; declaração do Coordenador do PPG de que o aluno não recebe nenhuma modalidade de bolsa para este fim.
2. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Contratação de Serviço sem contrato”.
3. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Documento SEI ‘PRA Análise de Riscos Inexig Aquis/Serv S/Contrato’.
   2. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
   3. Documento SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG.
   4. Documento SEI ‘PRA Termo de Referência Serviço Inexig s/contrato’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG.
   5. Cotação da empresa com o valor da inscrição no evento, conforme orientações do NUMAT. Deve constar o CNPJ, Razão Social da Empresa, cotação dentro do prazo de validade, aceite de pagamento por meio de Nota de Empenho e dados bancários para pagamento.
   6. Documento SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando o orçamento apresentado à Ufpel, devidamente assinado pelo servidor responsável
   7. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador do serviço. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   8. Folder com a programação do evento.
   9. Para eventos internacionais, anexar a proforma traduzida com dados para a transferência bancária internacional.
4. Solicitação para inscrição de alunos em eventos, além da documentação listada anteriormente, é necessário:
   ✔ documento informando qual foi a modalidade pública de seleção aplicada para a escolha do aluno que irá participar do evento;
   ✔ declaração do responsável pela Unidade, em despacho, de que o aluno não recebe nem uma modalidade de bolsa para este fim;
   ✔ deve constar o nome e matrícula do aluno.

IMPORTANTE – O processo é executado no NUMAT/CMP/PRA e deve obedecer os seguintes prazos mínimos: para eventos nacionais, antecedência de 15 dias e para eventos internacionais, antecedência de 20 dias.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO – ANUIDADE

Procedimentos:

1. Emitir pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio. Tutoriais acessíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/. 
   • Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
2. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Contratação de Serviço sem contrato”.
3. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
   2. Documento SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo assinado pelo Coordenador do PPG.
   3. Documento SEI ‘PRA Termo de Referência Serviço Inexig s/contrato’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG..
   4. Documento comprobatório do valor a ser pago. A cotação precisa estar dentro do prazo de validade.
   5. Documento SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando o orçamento apresentado à Ufpel, devidamente assinado pelo servidor responsável;
   6. Anexar certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador do serviço. Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   7. Informações bancárias para pagamento.
   8. Para os casos de Anuidade Internacional, anexar a proforma traduzida com dados para transferência bancária internacional

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO – MANUTENÇÃO EM EQUIPAMENTO

Procedimentos:

1. Elaborar pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio (​https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/​). Não esquecer de colocar o número do Registro Patrimonial (RP) do equipamento. Caso o equipamento não tenha mais a plaqueta do RP, é necessário que o Responsável pela Unidade faça uma declaração, informando que o equipamento de fato é utilizado na UFPel.
   • Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
2. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP. Portal de Compras Governamentais acesso por meio do link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
3. Finalizar o pedido no Cobalto.
4. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Contratação de Serviço sem contrato”.
5. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Documento SEI Análise de Riscos ‘PRA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serviço s/Contr’.
   2. O arquivo do ETP, gerado no sistema ETP-Digital (orientações disponíveis na página do Núcleo de Material: https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/); (quando for o caso)
   3. Documento SEI ‘PRA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ assinado pelo assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa bem como pelo responsável pela elaboração do ETP; (quando for o caso);
   4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
   5. Documento SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   6. Documento SEI Termo de Referência, ‘PRA Termo de Referência Serviço Dispensa s/cont’, devidamente assinado pelo assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação
   8. Orçamentos (a pesquisa de preços deverá conter no mínimo três orçamentos), conforme orientações do NUMAT. Nos orçamentos apresentados deve constar o CNPJ, Razão Social da Empresa, a data que foi realizada (validade de 60 dias) a cotação e aceite de pagamento por meio de Nota de Empenho.
   9. Documento SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinados pelo servidor responsável.
   10. Comprovação de que o valor do serviço de manutenção corretiva não é superior a 50% do valor do equipamento novo, conforme art. 3º, inc. IV do  Decreto 9.373/2018 e IN 205/88, item 9.3 da STN. Importante: quando for serviço de manutenção preventiva, não precisa comprovar o preço do equipamento.
   11. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador de serviço de menor valor . Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   12. Consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção ‘CONSULTAR QSA’), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
   13. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.
   14. Cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES/PROAP).
   15. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO GERAL – PESSOA JURÍDICA

Procedimentos:

1. Elaborar pedido no COBALTO, conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio (​https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/​). 
   • Na elaboração do pedido, quando for incluir fornecedor novo, não esquecer de colocar a razão social, conforme o CNPJ. Não incluir com o nome fantasia.
2. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP. Portal de Compras Governamentais acesso por meio do link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
3. Finalizar o pedido no Cobalto.
4. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Contratação de Serviço sem contrato”.
5. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Documento SEI Análise de Riscos ‘PRA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serviço s/Contr’.
   2. O arquivo do ETP, gerado no sistema ETP-Digital (orientações disponíveis na página do Núcleo de Material: https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/); (quando for o caso)
   3. Documento SEI ‘PRA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’  assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa bem como pelo responsável pela elaboração do ETP; (quando for o caso);
   4. Pedido gerado no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
   5. Documento SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   6. Documento SEI Termo de Referência, ‘PRA Termo de Referência Serviço Dispensa s/cont’, devidamente  assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação
   8. Orçamentos (a pesquisa de preços deverá conter no mínimo três orçamentos), conforme orientações do NUMAT. Nos orçamentos apresentados deve constar o CNPJ, Razão Social da Empresa, a data que foi realizada (validade de 60 dias) a cotação e aceite de pagamento por meio de Nota de Empenho.
   9. Documento SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinados pelo servidor responsável.
   10. Certidões de regularidade fiscal (Certidão Negativa da Receita Federal, FGTS, Débitos Trabalhistas e Cartão CNPJ) do prestador de serviço de menor valor . Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   11. Consulta ao quadro societário de todas as empresas que forneceram orçamento (na consulta ao cartão CNPJ, na parte inferior da tela do resultado, consta a opção ‘CONSULTAR QSA’), e não poderá constar nenhum sócio em comum entre essas empresas, caso apareça algum sócio em comum o orçamento de maior valor deverá ser descartado.
   12. Declaração emitida pela empresa de que não emprega menor. Modelo no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/07/DECLARACAO-DE-QUE-NAO-EMPREGA-MENORES-MODELO.pdf.
   13. Cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES/PROAP).
   14. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   15. Caso trate de serviço de Tradução de Artigos: deverá ser anexado o artigo.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO GERAL – PESSOA FÍSICA

Procedimentos:

1. Elaborar no COBALTO dois pedidos: um para a prestação de serviço (33.90.36) e outro para pagamento do INSS (33.91.47), conforme orientação do Núcleo de Material – NUMAT da Coordenação de Material e Patrimônio (​https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/​). 
2. O valor do INSS patronal é 20% do valor total do serviço. 
3. Não pode esquecer que dependendo do valor, na hora do pagamento, poderá haver desconto do IRRF.
4. Gerar o Estudo Técnico Preliminar – ETP somente do pedido de prestação de serviço. Portal de Compras Governamentais acesso por meio do link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
5. Finalizar o pedido no Cobalto.
6. Abrir processo no SEI, tipo “Material: Contratação de Serviço sem contrato”.
7. No processo SEI deverão ser anexados os seguintes documentos:
   1. Documento SEI Análise de Riscos ‘PRA An.de Riscos Dispensa Aquis/Serv s/Contrato’.
   2. O arquivo do ETP, gerado no sistema ETP-Digital; (quando for o caso).
   3. Documento SEI ‘PRA Aprovação do Estudo Técnico Preliminar’ assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa bem como pelo responsável pela elaboração do ETP; (quando for o caso);
   4. Anexar os dois pedidos (ped. serv. pessoa física e ped. INSS) gerados no Cobalto, conforme orientações do NUMAT.
   5. Documento SEI ‘PRA Autorização para formulário de pedido’ devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   6. Documento SEI Termo de Referência, ‘PRA Termo de Referência Serviço Dispensa s/cont’, devidamente  assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa.
   7. Anexar todos os e-mail’s que foram enviados aos fornecedores, inclusive aqueles que não responderam com a cotação
   8. Orçamentos (a pesquisa de preços deverá conter no mínimo três orçamentos), conforme orientações do NUMAT. Nos orçamentos apresentados deve constar o CNPJ, Razão Social da Empresa, a data que foi realizada (validade de 60 dias) a cotação e aceite de pagamento por meio de Nota de Empenho.
   9. Documento SEI ‘PRA Declaração de Veracidade dos Orçamentos’, indicando os orçamentos apresentados à Ufpel, devidamente assinados pelo servidor responsável.
   10. Certidões Negativas da pessoa física (Receita Federal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) da pessoa que apresentou o menor valor dos orçamentos Acessível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
   11. Número do NIT (Número de Identificação do Trabalhador).
   12. Informações bancárias para pagamento.
   13. Cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE (Fonte financiadora: CAPES/PROAP), se for o caso.
   14. Formulário SEI ‘PRPPG Declaração de dispensa’, devidamente assinado pelo Coordenador do PPG e pelo Coordenador do projeto de pesquisa, se for o caso.
   15. Caso trate de serviço de Tradução de Artigos: deverá ser anexado o artigo.

IMPORTANTE DIVERSOS:

• Para pedidos que não estejam vinculados à pesquisa, não haverá necessidade de anexar a cópia do projeto de pesquisa aprovado pelo COCEPE e nem o formulário “PRPPG Declaração de dispensa”.
• Para recursos próprios e PROAP não há necessidade de informar o PCA (Plano anual de contratações) no sistema PGC.
• Os processos vinculados à pesquisa, não há limite de valor e são enquadrados no art. 75, inc. IV, alínea C, da nova Lei de Licitações, nº 14.133/2021.
• O Termo de Referência é anexado no sistema e por isso o mesmo precisa ser bem elaborado e estar de acordo com a legislação.
• Os processos de aquisição de material ou prestação de serviço deverão conter as Certidões de Regularidade Fiscal do fornecedor VENCEDOR. Deverão estar válidas e anexadas ao processo no SEI. Acessíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/certidoes/ 
• Nas solicitações de SERVIÇO, as despesas de locomoção e diárias, quando houver, deverão estar inclusas no valor do serviço (não podem estar discriminadas separadamente).
• Nos orçamentos deve ser considerado o valor do frete no valor final dos materiais, diluído no quantitativo total.
• Para material de uso contínuo, o ideal é que se faça Pregão Eletrônico no Sistema Registro de Preços. Esta modalidade agiliza a aquisição durante o ano de sua vigência.
• Para processos de IMPORTAÇÃO, deverá ser aberto crédito de 20 a 30% a mais do que o valor da proforma, por causa da variação cambial.
• Prestação de serviço tanto pessoa jurídica como pessoa física pode ser feito processo de dispensa de licitação no art. 75, inc. II da lei 14.133/2021. Entretanto há limite de valor e o CMP decide se será dispensa ou haverá licitação. Neste caso, ela  será realizada por meio do sistema Dispensa Eletrônica, que é um sistema voltado para as aquisições realizadas através de dispensa de licitação. Se ocorrer da Dispensa Eletrônica ser deserta ou frustrada, o NUMAT poderá fazer a compra/contratação com o fornecedor de menor valor da cotação enviada.
• Não esquecer que quando anexar um pedido corrigido, o mesmo precisa ser assinado através de formulário no SEI e precisa ajustar o nº do protocolo SEI de qualquer outro documento que tenha sido relacionado.
• Os orçamentos, preferivelmente, devem ser anexados separadamente no SEI, pois quando enviamos o empenho emitido, enviamos também cópia do orçamento para o fornecedor vencedor.
• A validade do orçamento precisa estar garantida em toda a tramitação do processo em pelo menos 60 dias.
• Prestar atenção na unidade de medida dos itens. Por exemplo: não pode haver comparação de frascos ou embalagens de tamanhos diferentes.
• O código SIASG deve estar preenchido no pedido de compra ou serviço. O código pode ser consultado em https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca?cnet-id=64135093-c9cd-492f-9647-7af1f26d1514.
• Se não houver código, favor enviar um e-mail para o NUMAT (material@ufpel.edu.br), pedindo a inclusão do material no cadastro.
• Prestar atenção para não deixar os códigos em branco, utilizar os INATIVOS ou até mesmo usar os nº das classes.
• Alguns materiais podem ocasionar dúvidas se são CONSUMO ou PERMANENTE, assim, solicita-se verificar com o Núcleo de Patrimônio – NUPAT (3284-3933) antes de iniciar o processo de compra, evitando a devolução de pedido para troca de natureza de despesa.
• No projeto de pesquisa no Cobalto, precisa aparecer a CAPES como uma das fontes financiadoras, se for utilizar o PROAP para aquisição de material de consumo (por exemplo: material de laboratório, produtos químicos, …) ou prestação de serviços. Solicitar ao NAP, via SEI, a inclusão da fonte financiadora no projeto de pesquisa, anexando junto o plano de trabalho e constando o valor no despacho/memorando.
• Atentar para a contratação de serviços de terceiros pessoa física, pois há a obrigação de pagamento de INSS patronal (20% do valor total). O recurso utilizado para atender esta despesa será o de recursos próprios, visto que o PROAP não libera nesta rubrica.
• O empenho depois de emitido e assinado, é enviado ao fornecedor e aos responsáveis pelo pedido. De praxe, o fornecedor tem 30 dias para entregar o material. Se isso não ocorrer, favor entrar em contato com o fornecedor e negociar a entrega. Dentro do ano, o empenho poderá ser anulado e  reutilizado. Após, isso não é mais possível.
• Quando fizer algum pedido de compra ou de prestação de serviço, o PPG precisa acompanhar o fluxo das tramitações e atentar-se às devoluções para correção. 
• Tutoriais do Núcleo de Material estão acessíveis no link https://wp.ufpel.edu.br/numat/tutoriais/
• Material sobre o ETP está disponível na página do Núcleo de Material, no link https://wp.ufpel.edu.br/numat/etp/
• Link do material explicativo sobre o ETP e o Termo de Referência (TR): https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2023/03/Orientacoes-ETP-e-TR_Versao1_rev03-1.pdf
• Verificar se o material entregue está de acordo com a nota de empenho: especificação do material ou serviço, marca e modelo cotado do material ou equipamento, quantidade…
• Efetuar os demais encaminhamentos para pagamento conforme orientação em: https://wp.ufpel.edu.br/sei/files/2022/03/01_Manual-SEI_Editado_v05-Notas-Fiscais.pdf
• O processo de pagamento deverá ser relacionado ao processo principal da aquisição/contratação.
• Agilizar ao máximo o ateste na Nota Fiscal evitando a cobrança de juros.

RECONHECIMENTO DE PASSIVO

• Caso seja realizada despesa sem a emissão prévia de empenho, o responsável deverá preencher e enviar pelo SEI o formulário de reconhecimento de passivo, conforme orientações no site do NUMAT: https://wp.ufpel.edu.br/numat/formularios/indenizacao-reconhecimento-de-divida/

Os processos envolvendo pagamentos sem empenho prévio serão devidamente enquadrados nos procedimentos regulamentados pela Portaria UFPel nº 1.464/2013, que delega ao Pró-Reitor Administrativo competência para apurar, mediante Sindicância Investigativa, eventuais irregularidades administrativa relativas ao pagamento de indenizações decorrentes da ausência da adesão às normas vigentes, e pela Portaria UFPel nº 0080/2015, que dispõe sobre procedimentos para apuração de fatos relativos a prejuízos a bem público.