• Reunião inicial com dirigentes da instituição: nessa participam Reitor e/ou Vice-Reitor, coordenador do curso em questão, diretor da unidade acadêmica do curso e o procurador educacional institucional – PI.

São finalidades dessa reunião:

• A apresentação por parte dos avaliadores das finalidades do SINAES, bem como dos seus princípios fundamentais;
• A apresentação da instituição por parte dos seus dirigentes;
• A criação de um clima favorável para o andamento do trabalho a ser realizado.
• Reunião com a Comissão Própria de Avaliação Institucional (CPA): nessa reunião, participam a presidência e membros da CPA. Comumente, apresenta-se a constituição da Comissão e as ações por ela desenvolvidas, focando as ações de autoavaliação realizadas no âmbito da Instituição.

O coordenador de curso deverá entrar em contato com a Comissão Própria de Avaliação assim que tiver disponível o cronograma da visita para agendamento da reunião, com tempo hábil para a convocação dos seus membros, através dos e-mails cpa@ufpel.edu.br e cpa.ufpel@gmail.com, com cópia para pi@ufpel.edu.br para ciência do Núcleo de Regulação de Cursos.

IMPORTANTE: A reunião dos membros da CPA com os Cursos EaD poderá ser feita por videoconferência.

• Reunião com o coordenador de curso: nessa reunião, são feitos questionamentos sobre a organização do curso e o envolvimento do coordenador na realização das atividades previstas. Sugere-se para essa reunião, que o coordenador se disponha a apresentar o curso, enfatizando sua organização (demonstrando alterações curriculares realizadas), a aplicabilidade das diretrizes curriculares e da legislação pertinente, a existência de projetos de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidos pelos professores e alunos, o número e o tipo de bolsas que o curso e os alunos foram contemplados, os procedimentos de auto-avaliação etc.
• Reunião com discentes: essa reunião tem como objetivo identificar as percepções dos alunos sobre o PPC do curso e a instituição.

Podem constituir como pautas de debate nesse encontro:

• O conhecimento do Projeto Pedagógico do Curso (PPC) e a existência de infraestrutura para a plena realização das atividades previstas;
• O conhecimento e a satisfação dos estudantes em relação aos programas de apoio pedagógico, atendimento extraclasse, e atividades de nivelamento;
• A existência de atividades de monitoria;
• O incentivo da instituição para a participação e realização por parte dos alunos em eventos acadêmicos: congressos, seminários, palestras, viagens de estudo, visitas técnicas e mobilidade acadêmica;
• A participação dos alunos nos processos de auto-avaliação do curso e na discussão das ações a serem implantadas decorrentes dos resultados deste;
• A existência e eficácia do serviço de ouvidoria institucional;
• A participação dos alunos nos diferentes colegiados do curso e da instituição;
• Aspectos da relação professor-aluno; coordenador-aluno, dentre outros temas.
• Reunião com docentes: essa reunião tem como objetivo identificar as percepções dos docentes sobre o PPC do curso e da instituição. Podem constituir como pautas de debate nesse encontro:
• As percepções sobre políticas institucionais voltadas aos docentes (como, por exemplo, política de capacitação);
• A participação nas ações de planejamento e gestão do curso;
• A percepção e o conhecimento sobre a elaboração e a divulgação das políticas institucionais constantes do PI;
• A operacionalização, na prática pedagógica, dos elementos: flexibilidade curricular, interdisciplinaridade e articulação da teoria com a prática;
• Ações desenvolvidas para a superação das dificuldades de aprendizagens dos alunos;
• A percepção sobre a funcionalidade do sistema de registro e controle acadêmico;
• A existência de infraestrutura e apoio às atividades acadêmicas;
• A articulação das atividades de ensino, pesquisa e extensão;
• O conhecimento sobre as ações de avaliação capitaneadas pela CPA.

Chamamos a atenção para a necessidade de conhecimento do PPC por parte dos docentes e a participação efetiva destes na prestação das informações solicitadas, que deve revelar o conhecimento da situação do curso.

É indispensável a presença de todos os professores do curso nessa reunião.

• Reunião com NDE: nessa reunião os avaliadores buscam perceber a participação do NDE na elaboração implantação e avaliação do PPC. Para tanto, são temas comumente abordados:
• Organização e funcionamento das reuniões do NDE;
• Participação do NDE na elaboração, implementação e avaliação do PPC;
• Como se dá o planejamento do curso e a atualização curricular;
• Participação do NDE na auto-avaliação do curso.
• Visita às instalações: são visitadas as instalações afetas ao curso tanto no que se refere à realização das atividades acadêmicas quanto administrativas.

Importante: a visita à Biblioteca deve ser agendada pelo Coordenador do Curso junto o Sistema de Bibliotecas, através do fone 32844036/32844038, assim que receber a agenda da visita in-loco.

Nas visitas aos laboratórios e demais instalações, os técnicos e docentes responsáveis pelas instalações devem estar presentes.

• Reunião com técnico-administrativos: nessas reuniões, são verificadas as contribuições desses servidores para a construção e o funcionamento do curso avaliado.
• Reunião de fechamento: essa reunião deve ter a presença do Diretor da Unidade, sendo agendada pelo Coordenador do Curso.

Além das entrevistas acima mencionadas, os avaliadores realizam a checagem das informações apresentadas no formulário eletrônico.

Recomenda-se a preparação de toda a documentação em cópia física ou virtual, em sala preferencialmente climatizada, específica para o trabalho da equipe avaliadora. Nesta devem ser disponibilizados:

• Dois computadores ligados à internet;
• Impressora;
• Telefone com linha sem restrições às chamadas DDD – Brasília/MEC/INEP;
• Material de escritório;
• Material comprobatório das informações prestadas, conforme orientação a seguir.

Relacionada à necessidade de conscientização de todos em relação às políticas de educação ambiental e sustentabilidade, sugerimos que a documentação seja disponibilizada em formato digital, sendo impresso somente o que for de extrema necessidade e que for solicitado pelos avaliadores, para evitar desperdícios e uso indevido de material público.

Além disso, recomenda-se a organização e atualização da página do curso.