Atribuições do setor:

- Acolhimento de pacientes;

- Articulação com serviços da rede pública municipal e da região;

- Triagem de necessidades clínicas de pacientes a partir de exame clínico e avaliação de exames complementares e descrição de encaminhamentos;

- Organização e regulação do fluxo de pacientes encaminhados externa e internamente;

- Agendamento de pacientes para disciplinas de graduação e pós-graduação e para projetos de pesquisa e extensão;

- Prestação de contas dos procedimentos realizados e pacientes atendidos na F.O.  (via atualização na Plataforma AGHOS, lançamento de dados no BPA e relatório;

- Cadastro de profissionais nos estabelecimentos de saúde.

 

Detalhamento das atividades:

• Acolhimento de pacientes – diariamente o SCT atende ao público que busca a FOP das 7:30 às 19:30 tanto presencialmente quanto por ligação telefônica e mensagem de texto via Whatsapp. São dadas orientações de como pleitear atendimento na nossa unidade e na rede municipal, de previsão de atendimento consultando as listas de espera das disciplinas e plataforma de solicitação e autorização de consultas utilizada pela Secretaria Municipal de Saúde (Plataforma AGHOS), bem como a identificação das emergências e prioridades que requerem urgência no agendamento. Realizamos busca do histórico dos pacientes antigos com prontuário, identificação das necessidades pendentes e reencaminhamento às disciplinas ou projetos de origem.

• Articulação com serviços da rede pública municipal e da região –mantemos contato direto com os serviços reguladores dos encaminhamentos e odontólogos da rede pública municipal e região a partir da atuação da Assistente Social que compõe a nossa equipe para maior agilidade nos encaminhamentos dos pacientes e garantia de equidade do atendimento no serviço público ofertado. Atividades de qualificação e capacitação junto aos profissionais da rede vêm sendo desenvolvidas com o objetivo de refinar descrição de encaminhamentos, identificar demandas de tratamentos reprimidas e otimizar a vinda dos pacientes para atendimento na nossa unidade, aprimorando o sistema de referência e contrarreferência.

• Triagem de necessidades clínicas de pacientes a partir de exame clínico e avaliação de exames complementares e descrição de encaminhamentos–os exames clínicos de pacientes que precisam ser reavaliados serão realizados em equipos odontológicos disponíveis dentro das clínicas conforme a disponibilidade, dando prioridade aos pacientes antigos sem detalhamento de necessidade de tratamento. No entanto, destacamos a importância do correto encaminhamento com detalhamento de necessidades para otimizarmos a vinda dos pacientes a nossa unidade e a utilização de EPIs.
• Organização e regulação do fluxo de pacientes encaminhados externa e internamente– os encaminhamentos realizados via central de regulação e os feitos internamente são diariamente tabulados, ordenados por data de emissão, necessidade de tratamentos descritos, origem e responsável pela solicitação. Todo o andamento do contato com os pacientes (data, horário de ligação, retornos, insucesso no contato e desistências) é registrado seguindo metodologia de sinalização desenvolvida pela equipe, descrita na tabela abaixo:

Tabela 1 – método de sinalização da situação dos pacientes em lista de espera.

Pacientes que não compareceram à primeira consulta não retornam para lista de espera. Caso esse paciente entre em contato justificando a falta, o reinserimos no final da lista. Pacientes que não tiveram tratamento concluído na disciplina ou que devem continuar tratamento em outra, devem ser reencaminhados ao setor através do formulário de encaminhamento interno. É viável que um mesmo paciente seja atendido concomitantemente em duas ou mais disciplinas ou que siga sendo atendido em outra disciplina sequencialmente pela mesma equipe, mas é necessário que seja registrada essa tramitação com este mesmo formulário de atendimento interno. Ao final de cada semestre a lista de espera gerada por esse lançamento de informações é atualizada e revisada. Salvamos a versão integral e renomeamos a lista para o semestre seguinte. Nesta, removemos todos os pacientes grifados em vermelho e verde, restando aqueles que não conseguimos contato ou que ainda não foram contactados.

1. Quanto aos encaminhamentos realizados via central de regulação: regularmente têm sido realizadas atividades de capacitação junto a equipe de cirurgiões-dentistas que compõem o quadro de profissionais do município para que os encaminhamentos realizados via plataforma AGHOS tenham um melhor detalhamento das necessidades de tratamentos dos pacientes, para que assim sejam enquadrados corretamente nas disciplinas.
2. Quanto aos encaminhamentos realizados internamente: reforçamos a importância do detalhamento no Formulário de Encaminhamento Interno das especificidades de tratamento dos pacientes ao encaminharem de uma disciplina para outra. Conforme esse detalhamento, realizamos o enquadramento do paciente e a adição nas listas de espera das disciplinas e projetos disponíveis. Exemplo: se o paciente precisar de procedimentos na área de dentística, especificar o dente e o tipo de restauração necessária (a classe (classificação de Black) ou a face envolvida), se precisar de reabilitação protética, descrever que tipo de prótese seguindo a classificação de Kennedy ou detalhando o tipo prótese a ser confeccionada (se dento suportada, dento muco suportada) ou o espaço a ser reabilitado. Destacando que o professor é o responsável pelo encaminhamento do paciente e que no formulário deve constar assinatura e carimbo do profissional.

• Agendamento para disciplinas de graduação e pós-graduação e para projetos de pesquisa e extensão –
  1. De onde são selecionados os pacientes a serem agendados? Tendo como referência a lista de espera composta pelo lançamento de informações dos encaminhamentos internos e dos encaminhamentos via Central de Regulação do Município de Pelotas, realizamos o agendamento de pacientes conforme a solicitação feita pelo professor responsável pela atividade. Seguimos a ordem cronológica de inserção em lista de espera para eleger quais pacientes serão contactados. Pacientes novos terão documentação a ser preenchida (Prontuário Novo) enviada ao Setor de Arquivo para que seja adicionada à pasta da disciplina na véspera do atendimento.
  2. Onde é feito o registro dos agendamentos? Os agendamentos são registrados em planilha disponibilizada online no Google.docs editada em formato de agenda. Em cada aba do arquivo consta um dia da semana e respectivas disciplinas/projetos/atividades que são desenvolvidas naquele dia. O bloco correspondente a cada disciplina é criado conforme número de vagas e horários pré-estabelecidos pelo professor responsável. A especificação de quais equipes e alunos irão atender cada paciente faz parte da organização da disciplina, o próprio professor responsável deve editar essas informações ou pedir nosso auxílio para inclusão dos dados já estabelecidos por ele. Somente os professores e técnicos administrativos odontólogos em atividade nas clínicas, e as contas criadas em nome de disciplinas/projetos criados pelos mesmos, têm permissão para edição e inclusão de informações. Alunos têm acesso somente para leitura. Essa dinâmica de registro facilita o acesso e consulta às informações dos pacientes marcados e viabiliza o controle de fluxo de pessoas ao prédio. E por esta razão, destacamos a importância de que, em hipótese alguma, nomes/registros de pacientes sejam apagados da agenda quando a marcação precisar ser cancelada ou transferida. Nessa situação recomendamos editar a célula com a opção ‘tachado’, colocar a descrição do motivo do cancelamento na última coluna e adicionar linha acima para adição de novo paciente.
  3. Como fazer a solicitação de pacientes novos ao SCT? As solicitações de início de semestre, com um volume maior de pacientes, devem ser realizadas exclusivamente pelo professor responsável pela disciplina/projeto com no mínimo uma semana de antecedência. Pedidos de novos pacientes após a semana inicial, devem ser notificados via agenda online com a sigla NP (Novo Paciente) por login pessoal de professor, respeitando o prazo de no mínimo 48h úteis de antecedência ao atendimento para solicitação de NP. Não sendo respeitado este prazo, não será possível atender o solicitado, conforme destacado abaixo no item “g”. Não aceitaremos pedidos de novo paciente realizados por alunos.
  4. Dinâmica de reagendamento: O SCT é responsável pelos agendamentos de primeira consulta na disciplina/projeto no semestre vigente. Os reagendamentos neste período, de continuidade no tratamento, são de responsabilidade da disciplina. Se o tratamento não tiver sido concluído até o fim do semestre, deve ser feito encaminhamento interno para a mesma disciplina ou disciplina adequada para a complexidade dos procedimentos pendentes, solicitando prioridade para que seja agendado no semestre seguinte.
  5. Recomendações no preenchimento de dados durante reagendamentos dos pacientes: Ao adicionar pacientes na agenda, atentar para que constem todos os dados solicitados nos campos indicados:

- nome completo sem abreviação e sem suprimir nome composto ou sobrenome,

                             - telefone para contato,

                             - CPF¹,

                             - número de prontuário,

                             - condição sistêmica²,

                             - origem do encaminhamento,

                             - número de autorização de consulta (AGHOS),

                             - nome do responsável pelo encaminhamento,    

                             - profissional a atender ou orientar,

                             - equipe de alunos a atender,

                             - procedimento a ser executado;

1. Agendamentos realizados pelas disciplinas oriundos de listas de espera compartilhadas: alguns projetos de pesquisa e extensão e a especialidade Odontopediatria possuem lista de espera compartilhada com o SCT por conta de especificidades que necessitam de maior controle dos retornos e acompanhamento do histórico dos pacientes de forma mais dinâmica. É o caso da Odontopediatria, Projeto Acolhendo Sorrisos Especiais, CETAT, Pesquisas na Área de Periodontia, Projeto de Prótese sobre Implante, Projeto de Prótese Total. Por terem acesso a esta listagem de espera e possibilidade de autonomia no primeiro agendamento, solicitamos que mantenham atualizada a situação de cada paciente conforme nomenclatura apresentada na Tabela 1.

¹ número de cadastro que não sofre modificação ao longo do tempo e serve para rastrear conclusão de procedimentos encaminhados para que seja atualizada a situação de cada paciente encaminhado no site da Central de Regulação;

² ok (saúde ok), hiper (hipertensão), dia (diabetes), card (problema cardíaco), outro (descrever).

1. Qual o prazo mínimo para pedir paciente novo? Preferencialmente, recomendamos que os pedidos de pacientes novos ao longo do semestre sejam feitos com uma semana de antecedência. Para tanto, sugerimos que ao final de cada clínica a agenda seja atualizada com a notificação de NP e os nomes dos pacientes que devem retornar, em ambos os casos, com as respectivas equipes (alunos). Caso não seja possível definir essa necessidade nesse momento, o prazo mínimo tolerado é de 48 horas úteis de antecedência. Esse prazo é necessário para que possamos ter tempo hábil para efetuar a triagem dos perfis e casos clínicos solicitados e o contato com os pacientes, bem como para que a agenda esteja pronta com 24 horas de antecedência, para que as equipes de arquivo e teletriagem possam concluir suas atividades. O cumprimento destas recomendações viabiliza que possamos atender pedidos de urgência em casos de desmarcações e faltas não justificadas.

1. Registro prévio na agenda e acesso ao prédio: A equipe da recepção só tem autorização para liberar o acesso ao prédio daqueles pacientes que estejam inseridos na agenda. Caso esse registro não seja encontrado, a recomendação é que orientem o paciente a buscar o guichê de atendimento do Serviço Central de Triagem para que seja verificada a origem do paciente e confirmada a marcação no horário e local correto. É feito contato com o professor e equipe de alunos responsáveis pelo atendimento e, conforme a orientação que for recebida, é feita a inclusão na agenda. Após essa conduta, o paciente é autorizado a acessar prédio e é direcionado a sala de espera (sala 54). Destacando que independente do vínculo que o paciente tenha com a faculdade e liberalidade de acesso possível, com no caso de alunos ou servidores a serem atendidos, estes precisam estar listados na agenda para registro do atendimento.

• Prestação de contas dos procedimentos realizados e pacientes atendidos na F.O. (via atualização na Plataforma AGHOS, lançamento de dados no BPA e relatório) - As fichas do SUS preenchidas durante o atendimento dos pacientes, e depositadas no armário do térreo, são digitadas pelo TAE Leandro Perelló Duro em uma planilha desenvolvida especialmente para esse fim. Após a digitação elas são encaminhadas, semanalmente, ao SCT, onde os procedimentos são digitados no Boletim de Produção Ambulatorial (BPA Magnético). Neste aplicativo, alguns procedimentos são digitados de forma consolidada, ou seja, não necessitam dos dados dos pacientes, outros são digitados de forma individualizada, necessitando de todos os dados pessoais dos pacientes. Após essa etapa de registro dos procedimentos é realizado o envio da produção como parte da prestação de contas. O envio é realizado via e-mail para as secretarias municipal e estadual de saúde e através do próprio aplicativo é enviada ao Ministério da Saúde. A correta identificação na ficha do SUS de que se trata de um paciente regulado é necessária visto que está pactuado no convênio firmado entre a unidade e a Prefeitura Municipal de Pelotas que o acesso às ações e serviços da Faculdade de Odontologia deve ocorrer de forma regulada, ou seja, por meio da central de regulação (Parágrafo I, cláusula terceira do contrato). Atualmente é realizada a conferência manual do correto registro na ficha do SUS dos procedimentos realizados em pacientes encaminhados via Central de Regulação (Secretaria Municipal de Saúde). Esses pacientes são identificados a partir de um número gerado para o atendimento (AGHOS) e a conferência é feita na planilha com os procedimentos digitados, a partir do número do CPF dos indivíduos. Além do número de procedimentos, através do número do CPF também é possível determinar quantos indivíduos foram atendidos durante determinado período. Após essa etapa, são elaborados relatórios mensais demonstrando a produção da unidade, de acordo com as metas quantitativas e qualitativas estabelecidas no convênio. A partir dos números do CPF e do AGHOS do paciente também é realizada a atualização no site da Central de Regulação da situação de cada paciente encaminhado. Nessa atualização, é necessário registrar se o paciente foi atendido e se o procedimento para o qual ele foi encaminhado foi realizado na unidade. O não comparecimento na primeira consulta gera cancelamento da solicitação que também precisa ser registrada na plataforma.

• Cadastro de profissionais nos estabelecimentos de saúde - No SCT também é realizada uma das etapas da inserção de novos servidores no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde (CNES). A FO-UFPel é composta por dois estabelecimentos de saúde, sendo eles o Ambulatório e o Centro de Especialidades Odontológicas (CEO Jequitibá). Alguns procedimentos são registrados no Ambulatório e outros no CEO Jequitibá, de acordo com o estabelecido por portaria do Ministério da Saúde (PORTARIA GM/MS Nº 3.823, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2021). A consistência entre cadastro no CNES e assinatura das fichas é necessária para permitir a correta contabilização dos procedimentos realizados. Assim, é essencial que todos os servidores estejam cadastrados nos dois estabelecimentos. Para viabilizar isso, são disponibilizados formulários que, após serem preenchidos pelos servidores e assinados pela direção, são entregues na Secretaria Municipal de Saúde para que seja realizado o cadastro. Após essa etapa, esses servidores são habilitados a assinar as fichas do SUS, através da atualização dos computadores utilizados nas clínicas (realizada excepcionalmente pelo TAE Leandro Perelló Duro).

Todas as atribuições descritas englobam dinâmicas adotadas pelo Serviço Central de Triagem para melhor controle do fluxo de pacientes e consequente suporte ao ensino de graduação e pós-graduação, bem como para otimizar a assistência odontológica prestada à população e a prestação de contas aos contratantes. Sendo de suma importância a colaboração de toda comunidade da Faculdade de Odontologia no cumprimento das normas estabelecidas e determinações vigentes aprovadas pela Direção.