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Módulo dos Projetos Unificados no Cobalto está 100% desenvolvido

A última atualização do módulo de projetos unificados traz como destaque a nova ferramenta de integração direta dos certificados com os projetos. Antes, para que os certificados fossem emitidos era necessário que os coordenadores fizessem esta solicitação, agora, após a homologação do relatório (parcial ou final), os certificados são gerados automaticamente para todos os membros da equipe cadastradas nas ações, possibilitando que todos os projetos sejam certificados.

Os certificados serão gerados para cada ação concluída, portanto é importante que as equipes sejam atualizadas antes do envio do relatório.

Os primeiros estudos para implantação de um sistema unificado para os projetos iniciaram em 2013, tendo como objetivo padronizar os processos da universidade. A proposta inicial era reduzir a burocracia, substituindo os diversos formulários existentes nas três pró-reitorias acadêmicas por um único cadastro em um sistema que possibilitasse a tramitação eletrônica colaborando, consequentemente, com a questão da sustentabilidade ao diminuir o número de impressões e cópias dos projetos para incluir aos processos físicos.

Em meio ao processo de construção do sistema, percebeu-se o avanço que a proposta trouxe para o registro das ações que agregavam atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão. As práticas, que por vezes eram cadastradas até três vezes em sistemas operacionais diferentes, poderiam ser registradas em apenas um que, além de incentivar a indissociabilidade, propiciaria a visibilidade da integração entre as três dimensões acadêmicas.

A proposta foi levada adiante e em 2015 foi aprovada a Resolução nº 10 do COCEPE, que regulamenta os Programas e Projetos de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade Federal de Pelotas. No entanto, foi apenas em 2017 que o módulo dos projetos unificados começou a funcionar, sendo a PREC a precursora no processo de implementação. Os extensionistas da UFPel deixaram de utilizar o SIEX e passaram a registrar suas atividades diretamente no Cobalto, contando apenas com o cadastro de projetos.

Em 2018, a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura e a Pró-Reitoria de Gestão da Informação e Comunicação reuniram esforços e passaram a trabalhar em conjunto para o pleno desenvolvimento do sistema. Através da atuação da Comissão Interdisciplinar de Projetos (CIP) e da Coordenação de Sistemas de Informação, diversos avanços foram alcançados. Em maio de 2018, foi disponibilizado o cadastro de programas, em junho as solicitações de prorrogação, em julho o cadastro dos relatórios e em outubro as solicitações de renovação. Soma-se a esses avanços a liberação do atestado de participação nos projetos a todos os membros da equipe e a visualização dos projetos de Extensão a toda comunidade universitária, diretamente no Cobalto, colaborando com a transparência e cumprindo com o princípio da publicidade dos processos.

Agora, temos o prazer de comunicar que o módulo dos projetos unificados concluiu todas as etapas planejadas. A certificação eletrônica e automática entrou em funcionamento esta semana, concluindo todas as etapas do desenvolvimento do sistema.

O pleno desenvolvimento dos projetos unificados só foi possível pela parceria estabelecida entre as três pró-reitorias envolvidas, onde foi necessário muita conversa, reflexão e empatia para o entendimento das necessidades de cada uma. Além disso, alguns ajustes em procedimentos internos foram necessários, assim como o apoio constante da PROGIC na condução desse complexo processo de unificação. Todos os esforços agora são recompensados ao oferecer à comunidade uma ferramenta onde cadastro, prorrogações, renovações, relatórios e certificados dos projetos serão realizados da mesma maneira, simplificando o entendimento dos trâmites e otimizando a evolução do módulo com a centralização no desenvolvimento.

Publicado em 12/08/2019, em Destaques.