Prec divulga nota sobre encaminhamento dos projetos de extensão e cultura na ufpel

NOTA SOBRE O ENCAMINHAMENTO DOS PROJETOS DE EXTENSÃO E CULTURA NA UFPEL

1. INTRODUÇÃO

O objetivo desta nota, dirigida aos professores, estudantes e técnico-administrativos extensionistas da UFPEL, é esclarecer a nova dinâmica adotada pela PREC, pela Comissão de Extensão do COCEPE  e pelo próprio Conselho, com respeito à avaliação das propostas de extensão e cultura encaminhadas para institucionalização. Além disso, a nota visa também indicar algumas orientações importantes para a apresentação e desenvolvimento dos projetos e programas de extensão e cultura na UFPEL.

Aos proponentes de ações de extensão e cultura, desde já, recomendamos enfaticamente a leitura do documento Orientação para institucionalizar projetos de extensão (3pp, disponível em https://wp.ufpel.edu.br/prec/siex/), vigente desde o ano de 2009.

Sobre a avaliação dos projetos e programas pela Comissão de Extensão do COCEPE, há três elementos fundamentais que merecem atenção:  (a) os prazos de apresentação e de relatórios; (b) o preenchimento do formulário SIEX; (c) a consistência da proposta em relação às definições sobre extensão universitária presentes na Resolução n. 10 de 2006.

2. SOBRE OS PRAZOS DE APRESENTAÇÃO DAS PROPOSTAS E RELATÓRIOS

Conforme o documento de “Orientação”, as propostas devem ser “encaminhadas com o prazo mínimo de 45 dias antes do início das mesmas”. O “início da atividade” corresponde à data a partir da qual o proponente pretende que seja certificada a participação acadêmica no projeto, incluindo os organizadores.

Como exemplo, considere-se um projeto que prevê a realização de um evento de extensão ou cultura que se realizará nos dias 1, 2 e 3 de novembro. A realização do evento necessita de um período de preparação (planejamento, convites, divulgação, organização da infra-estrutura etc), bem como de encerramento (processamento das listas de presença, solicitação de emissão de certificados etc.). Assim, seguindo a hipótese, consideremos que o período de preparação do evento seja de aproximadamente 60 dias, cuja carga horária também deverá ser devidamente certificada. Isto significa que, neste caso, o período de preparação seja indicado como o intervalo entre os dias 31 de agosto e 31 de outubro. O projeto, portanto, objetivamente, inicia-se no dia 31 de agosto. A apresentação da proposta, então, deverá ser realizada até o dia 16 de julho (isto é: 45 dias antes do dia 31 de agosto). Se a intenção, ao contrário, fosse certificar apenas os dias do evento, o prazo para envio seria 16 de setembro (45 dias antes de 1o. de novembro)…

O Núcleo de Planejamento da PREC considerará como “data do encaminhamento da proposta” à data de protocolo da proposta na PREC (isto é: a entrega do documento impresso, já aprovado na subunidade (departamento ou colegiado equivalente). Veja-se que este prazo é o mínimo necessário para que a proposta possa (i) passar pela pré-análise regulamentar do NUPLAN/PREC, (ii) ser apreciada pela Comissão de Extensão do COCEPE e, finalmente, (iii) seja aprovada pelo COCEPE (que se reúne a cada 15 dias) para seu início regular. Como se vê, 45 dias é um prazo efetivamente exíguo e que, se não cumprido, acarreta a possibilidade de prejuízos diversos aos proponentes, aos discentes, às subunidades e à própria PREC.

Até o momento, tanto a PREC como a Comissão de Extensão têm sido bastante flexíveis em relação a esses prazos, reconhecendo que, ao longo dos últimos anos, esta regra era observada apenas parcialmente pela Comissão de Extensão. De janeiro deste ano até o presente momento, para evitar maiores prejuízos, foi mantida esta forma de tratamento em relação à questão, mas não sem transtornos importantes.

Porém, findo este “período de transição”, a PREC informa que, a partir do próximo dia 15 de agosto, o NUPLAN/PREC retornará aos proponentes para readequação todas as propostas de ação de extensão que estejam em desacordo com o prazo regulamentar.

3. SOBRE O PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SIEX

A gestão atual da PREC reconhece que o atual formulário eletrônico (único, aliás) do sistema SIEX não é adequado para a apresentação de algumas modalidades de propostas de extensão. Seu formato atual suscita diversas dúvidas no preenchimento e permite variadas informações inconsistentes, que dificultam as tramitações posteriores.

A equipe da PREC está trabalhando, em colaboração com a Coordenação de Tecnologias da Informação, para que em 2014 possamos ter um sistema mais adequado às nossas necessidades.

Até lá, é importante que os proponentes preencham atentamente o formulário, expressando da forma mais clara possível a proposta. Por exemplo: a definição do(s) público(s)-alvo é fundamental para a sua avaliação; a informação correta da carga horária dos diversos participantes deve ser consistente com o escopo do projeto; a metodologia apresentada deve ser adequada aos objetivos de um projeto de extensão. Assim por diante.

4. SOBRE A CONSISTÊNCIA DAS PROPOSTAS EM RELAÇÃO AO CONCEITO DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA

Infelizmente, número significativo (cerca de 15%) das propostas remetidas à PREC tem recebido parecer desfavorável da Comissão de Extensão do COCEPE. Do ponto de vista imediato, isto se deve, essencialmente, à aplicação da Resolução no. 10 de 2006, daquele Conselho, que regulamenta as atividades de extensão e cultura. É importante que se observe que a Resolução tem quase total acordo com as definições de extensão utilizadas pelo Fórum de Pró-Reitores de Extensão das IFES Brasileiras (FORPROEX).

Ao longo dos últimos anos, entretanto, a inobservância desta regra produziu uma cultura acadêmica desvalorizadora da extensão universitária, acarretando prejuízos às suas atividades, que – na UFPEL – são numerosas, diversificadas e de excelente qualidade acadêmica.

O efeito desta inobservância da regra foi a grande dispersão dos recursos, que atenderam em profusão a atividades não-extensionistas: grupos de estudos, revistas de pós-graduação e pesquisa, projetos voltados exclusivamente para a comunidade acadêmica, viagens dirigidas a eventos não-extensionistas, bolsas de extensão distribuídas para trabalhos administrativos, eventos científicos dirigidos à comunidade de pesquisa etc. A grande maioria dessas ações, evidentemente, era de iniciativas acadêmicas relevantes e indispensáveis, mas o resultado desse modus operandi foi que as atividades efetivas de extensão e cultura contaram com recursos exíguos, reduzindo significativamente o impacto social das ações de extensão na comunidade externa e seu impacto acadêmico na comunidade universitária. Em 2012, por exemplo, foram cadastradas 806 ações no SIEX/PREC e se elas correspondessem efetivamente à extensão, a UFPEL seria uma das maiores universidades extensionistas do Brasil.

Neste sentido, reiteramos nosso compromisso: seguiremos trabalhando para garantir que os recursos destinados nominalmente à extensão universitária sejam destinados efetivamente à extensão universitária. Portanto, continuaremos redirecionando, para outras instâncias da administração, as propostas de ação acadêmica que não se enquadram nos conceitos de atividades acadêmicas de extensão e cultura, claramente expressos na Resolução de 2006 e nas definições do FORPROEX.

5. ENCAMINHAMENTOS

(a) O Pró-Reitor de Extensão e Cultura e os Coordenadores de área da PREC colocam-se à disposição das unidades e subunidades acadêmicas para a construção de uma agenda de visitas aos departamentos, colegiados e câmaras de extensão para que possamos esclarecer e debater todas essas questões. Teremos prazer em dialogar com todos os envolvidos na extensão e cultura – professores, técnicos, estudantes e gestores das unidades. A agenda pode ser solicitada à Assessoria da PREC.

(b) É especialmente importante que as unidades acadêmicas que ainda não possuem câmara de extensão (ou instância correspondente) constituam-nas o mais rapidamente possível, com a participação, inclusive, dos bolsistas de extensão. A PREC está preparando uma proposta de constituição de um comitê de extensão e cultura, com a representação das unidades acadêmicas (docentes e discentes). Resguardado o caráter deliberativo superior do COCEPE, nossa intenção é que o comitê seja o fórum privilegiado de planejamento institucional da extensão e da cultura e por aí deverão passar as formulações sobre editais de bolsas, critérios de utilização de recursos, prioridades de ação institucional e todos os temas estratégicos desta área acadêmica na UFPEL.

Atenciosamente,

Prof. Dr. Antônio Cruz

Pró-Reitor de Extensão e Cultura