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  • Começando um Processo no SEI!UFPel

    Aprender a dinâmica dos processos é provavelmente a informação mais básica e nem por isto menos indispensável dentro dos Sistemas SEI!  pois praticamente todo e qualquer procedimento dentro do SEI! está necessariamente atrelado a um processo. 

    Repare que os vídeos aqui disponibilizados são de outros Sistemas SEI! utilizados na Administração Pública Brasileira em órgãos distintos, porém com procedimentos idênticos. 

    Para iniciar um processo no SEI!UFPel: 

    Como escolher o TIPO DE PROCESSO? A importância de abrir o tipo de processo certo é que existe atrelado a este processo uma BASE DE CONHECIMENTO que permite consultar qual o fluxograma que o processo deverá satisfazer para que o objetivo seja atendido.

    Para incluir documento interno (Caso já exista um pré-modelo disponível no SEI!)

    Para incluir documento externo (caso não haja um documento nativo no SEI!)

    Como editar Documentos? 

    Como assinar um documento no SEI!

    Quem precisa assinar o documento não está lotado no mesmo “setor do SEI!” precisa usar a ferramenta dos BLOCOS DE ASSINATURA. Como esta outra pessoa pode assinar? Aprenda como CRIAR, DISPONIBILIZAR e RETIRAR A DISPONIBILIDADE. 

    Preciso enviar o processo para um setor específico no SEI! Como enviar? Como tramitar?

    Enviei o processo para outro setor e gostaria de saber qual andamento que está? Se já foi visualizado? Se inseriram algum documento? Quem acessou? Aprenda como CONSULTAR ANDAMENTO

     

     

  • Interface do SEI! Aprendendo do zero

    LOGIN E SENHA

    Insira no campo USUÁRIO como LOGIN seu CPF e como senha a mesma utilizada no sistema COBALTO/UFPEL.

    FUNÇÕES DA TELA INICIAL

    Após o login, o usuário tem acesso à tela inicial do SEI, denominada Controle de Processos.

    Tela inicial SEI, contendo processos abertos na unidade, menu principal e barra de ferramentas

    Nessa tela, vemos a Barra de Ferramentas, o Menu Principal e os processos abertos na unidade. A seguir uma breve apresentação de cada seção da tela.


    BARRA DE FERRAMENTAS

    No topo de todas as telas do SEI, está a Barra de Ferramentas:

    barra de ferramentas

    Confira a descrição de cada item da barra:

    Para saber +: abre a lista de vídeos elaborados pelo TRF4 com dicas do SEI; Menu: exibe ou oculta o Menu Principal; Pesquisa: recurso de busca rápida; Seleção de unidade: informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita acessar outras unidades às quais está autorizado a acessar; Controle de Processos: retorna à tela de Controle de Processos; Novidades: exibe lista com todos os informes internos já divulgados pelo sistema; Usuário: identifica qual usuário está logado; Configurações: exibe página com opções de alterar o esquema de cores do SEI; Sair: sai do sistema.

    MENU PRINCIPAL

    menu principal SEINa coluna cinza na lateral esquerda das telas do SEI – incluindo a Tela de Controle de Processos – está o Menu Principal. Nele se encontram os principais recursos de organização do trabalho que o sistema oferece, que serão abordados de maneira mais aprofundada posteriormente. Para ocultar ou reexibir o menu em qualquer tela do SEI, basta clicar na palavra Menu, na Barra de Ferramentas.

     

    CONTROLE DE PROCESSOS

    Esta é a seção principal da tela inicial:

    tela de controle de processos: contém os processos recebidos, os processos gerados e os recursos que permitem operação em lote
    Aqui o SEI pode: visualizar processos ativos na unidade, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.

    visualizar processos abertos na unidade
    O SEI exibe aqui todos os processos abertos na unidade, divididos em duas colunas: processos recebidos pela unidade e processos gerados pela própria unidade.

    atenção: a lista de processos gerados incluem somente os processos que ainda estão abertos na unidade. Não vemos o que já tramitou

    O SEI permite a função de clicar com o botão direito no número do processo e abri-lo em outra guia ou página.

    PONTOS DE CONTROLE

    O SEI torna possível adicionar pontos de controle nos processos de modo a facilitar as suas organizações. A seção é acessada através do menu lateral, na aba de “pontos de controle”, cujo painel principal e suas funcionalidades estão representados a seguir:

    1. Selecione o processo; 2. selecione o ponto de controle; 2.1. marque se desejar incluir pontos desativados; 3. pesquisar processos; 4. Clique para gerar gráficos

     

    tipo de processo e ponto de controle

    O botão de “gerar gráficos” mostra gráficos interativos que facilitam a compreensão dos dados. Para gerenciar o ponto de controle é necessário clicar no botão com a bandeira amarela.

    É possível gerenciar o ponto de controle por quando o ponto foi criado, pelo usuário que o adicionou e pela definição do ponto

     

    identificar situação de cada processo
    Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

    Processo com número em preto: Processos já acessados por algum usuário da unidade; Processo com número em vermelho: Processos remetidos à unidade ainda não acessados por ninguém. Ao acessá-lo, o recebimento é registrado no Andamento do Processo; Processo com número em azul: Processos já acessados ou que sofreram alguma ação pelo usuário durante o dia de trabalho

    Ícones que auxiliam a verificação sobre a situação dos processosAo lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.

    Retorno programado dentro do prazo: Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário está dentro do prazo de retorno programado; Retorno programado com prazo expirado: Alerta que o processo remetido para unidade está atrasado em relação a seu prazo de retorno; Alerta de alteração no processo: Quando o processo está aberto em mais de uma unidade, alerta que o processo sofreu alguma alteração, como a juntada de um novo documento. Não aparece se a mudança foi feita pela própria unidade ou por outra que ele tenha tramitado; Anotação Simples: Ao passar o curso do mouse sobre o ícone, é possível ler a anotação e identificar seu autor; Anotação com prioridade: Com funcionamento semelhante à anotação simples, indica anotação com prioridade/urgência do processo; Marcador de Processos: Utilizado em necessidade de organização de processos. É possível criar marcadores para atender as necessidades do órgão em questão

    Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI informa o tipo de processo e sua especificação (opcional).

    Tipo de processo e especificação

    filtrar processos por usuário responsável
    Com a Atribuição de Processos (recurso abordado posteriormente neste curso), o SEI permite observar qual usuário é responsável por um processo.

    Tabela de controle de processos com usuários atribuídos

    Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo. Ao clicar no nome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.

    relação de processos atribuídos a um usuário. Dica: para voltar à tela principal, clique em cancelar

    Ver processos atribuídos a mim
    Também é possível ver a lista de processos atribuídos a você pelo link “Ver processos atribuídos a mim

     

    Dica: Para voltar à tela principal, clique em ver todos os processos.

    Realizar operações em lote

    Esta tela do SEI apresenta botões que permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação. Na seção Tela de Processos descrevemos em maiores detalhes as operações.

    Operações disponíveis para realizar em lote e processos selecionados

    TELA DO PROCESSO

    Ao clicarmos em um processo, gerado ou recebido na unidade, acessamos a Tela do Processo.

    Tela de processo contém a árvore do processo e as operações disponíveis

    Árvore do Processo

    Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica. Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO SEI. Esse número nunca pode ser alterado!

    Importante: os documentos são dispostos na árvore na ordem em que foram juntados e não podem ter a ordem alterada. Mudança com relação ao processo em papel: no SEI a numeração dos processos é dividida por órgão. Os quatro primeiros dígitos identificam o órgão de origem do processo, seguido do ano e um número sequencial gerado pelo sistema, o número SEI

    Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como os de Base de Conhecimento, Ciência e Assinatura, que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.

    Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados. Ambos serão abordados posteriormente no curso.

    Clique para consultar o histórico da tramitação em Consultar andamento. Abaixo, aparecerá a lista de processos relacionados

    operações com processos

    Botões de operações com processos e informações sobre o status, localização e atribuição à usuários do processo

    Na parte direita da Tela do Processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:
    • Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado)
    • Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
    • Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).
    Abaixo descrevemos rapidamente as operações com processos. A fim de apresentar o que será abordado nesse curso, elas foram divididas nas seguintes categorias: atuar no processo, organizar processos, demais operações.

    atuar no processo
    As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no , e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente da Tela Controle de Processos, como operações em lote.Incluir documento: inclui novos documentos no processo; Enviar processo (disponível na tela Controle de Processos): tramita o processo para outras unidades; Atualizar andamento (disponível na tela Controle de Processos): inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo; Ciência no processo: utilizado para que as unidades deem ciência ao processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para isso; Atribuição do processo (disponível na tela Controle de Processos): atribui a determinado usuário a responsabilidade sobre o processo; Consultar/alterar processo: oferece consulta e alteração das informações cadastradas na criação (autuação) do processo. Utilizado principalmente quando alguma informação de cadastramento do processo estiver incorreta (exemplo: tipo de processo) e precisa ser alterada; Anotações (disponível na tela Controle de Processos): permite a inclusão de anotações visíveis somente aos usuários da própria unidade; Concluir processo nesta unidade (disponível na tela Controle de Processos): equivale ao ato de encerrar o processo. Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade, encerra as atividades somente na unidade; Excluir processo: exclui o processo, caso ainda não tenha sido inseridos documentos nele. Utilizado para o caso em que a unidade criou um processo por engano, sem necessidade. Caso necessite somente de correção, utilize o botão Consultar/Alterar Processo.

    Além dessas operações listadas, existem as operações abaixo que, por sua menor frequência, não serão abordadas neste material.

    Sobrestar processo: Atribui aos processos o sobrestamento, que interrompe seus prazos e impede que sejam feitas inclusões de novos documentos ou alterações das minutas existentes; Anexar processo: Anexa o processo em outro. Tal como anexação nos processos em papel, impede que novos documentos sejam incluídos no processo anexado; Pesquisar no processo: Ferramenta de pesquisa interna a processos
    organizar processos
    As três operações elencadas abaixo são importantes para organização do trabalho e das informações processuais.

    Relacionar processos: vincula processos entre si. Procedimento distinto da anexação, porque os processos continuam tramitando independentes entre si, apenas mantendo indicação de seu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo; Incluir em bloco: inclui o processo em um bloco interno ou em um bloco de reunião; Acompanhamento especial: inclui o processo em um grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido ao processo, mesmo que ele não esteja mais na unidade.
    demais operações
    As operações abaixo não são abordadas nesse módulo. Duplicar processo: Gera um novo processo com cópias dos documentos constantes do processo copiado; Enviar correspondência eletrônica: Envia e-mail relacionado ao processo, permitindo encaminhar documentos do processo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo. Não utilizada; Gerenciar disponibilização de acesso externo: Liberar acesso ao processo a usuário externo. Ainda não implantado; Gerar arquivo do processo PDF ou ZIP: Na primeira opção, o SEI gera um arquivo em formato PDF com documentos do processo. Na segunda, ele gera uma pasta compactada em formato ZIP. Permite escolher quais documentos. Serve para a extração de informações do SEI; Marcadores: É possível utilizar de marcadores para filtrar os processos de acordo com as suas necessidades; Controle de processos: Retorna à tela Controle de Processos

    TELA DO DOCUMENTO

    Clique no documento na árvore de processos para abri-lo

    Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

    Tela do documento aberta

    editar documentos

    As operações abaixo são as mais comuns para edição de documentos no SEI, e serão abordadas em detalhes.Ciência no documento: utilizado para que as unidades deem ciência no documento, dispensando a necessidade de ser criar um novo documento para esse fim; Consultar/Alterar documento: oferece consulta e alteração das informações cadastradas no momento de criação do documento. Utilizado quando alguma informação cadastral do documento estiver incorreta (descrição, interessados, destinatários, classificação por assuntos ou nível de acesso); Editar conteúdo: permite editar o conteúdo (texto) do documento; Assinar documento: utilizado para incluir uma assinatura eletrônica no documento, mediante confirmação com uso da senha do sistema ou por meio de certificação digital; Incluir em bloco de assinatura: permite que o documento seja assinado por mais de um usuário do sistema; Excluir documento: exclui o documento, caso ele ainda não tenha sido enviado ou visualizado por outras unidades. Utilizado no caso em que a unidade criou um documento por engano, sem necessitar de um. Caso o documento precise ser corrigido, utilize o botão Consultar/Alterar documento ou Editar conteúdo; Adicionar aos modelos favoritos: permite salvar o documento numa lista de favoritos, para aproveitar seu formato e conteúdo na elaboração de novos documentos no futuro.

    operações com processos
    As operações abaixo afetam o processo como um todo. Por isso, já foram abordadas na seção anterior.

    Enviar processo: tramita o processo todo (e não só o documento) para outras unidades; Atualizar andamento: inclui no HISTÓRICO DO PROCESSO informação relevante para ser registrada, mas que não necessita ser registrada em documento próprio no processo; Acompanhamento especial: inclui o processo em grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido a ele, mesmo que ele não esteja na unidade.

    demais operações
    As operações abaixo não são abordadas.Imprimir web: envia o documento para impressão; Versões do documento: permite saber quantas vezes um documento gerado foi editado, e também recuperar versões anteriores do documento; Enviar documento por correio eletrônico: envia e-mail com o documento como um anexo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo; Gerenciar liberações para assinatura externa: liberar assinatura do documento por usuário externo. Não utilizada.

  • Alteração de Férias x Férias em período letivo

    Assuntos parecidos, porém com tratamento diferenciado:

    Alteração de Férias:

    Procedimento a ser adotado:

    O próprio interessado abrirá processo no DN, preencherá memorando informando o período que pretende alterar

     

    Observação: não há possibilidade de alterar férias se a solicitação for feita no mesmo mês em que a solicitação já foi computada na folha de pagamento.

    Diferentemente da hipótese de férias no período letivo, não há necessariamente obrigatoriedade de passar em reunião, exceto, se obviamente pegar o período letivo.

    Férias em período letivo:

    Procedimento:

    Passar em Reunião de Departamento com ponto de pauta específico o gozo de férias durante o período letivo e informar na Ata quem ficará responsável pela disciplina confirmando que não haverá prejuízo.

     

     

  • Atestados de Saúde

    Em consulta à Seção de Perícia Médica, solicitamos um tutorial para facilitar os procedimentos relativos aos atestados para casos de consultas de meio turno que está anexo a esta mensagem e solicitamos esclarecimento do máximo de dúvidas possíveis.
    Solicitamos atenção aos seguintes detalhes nos procedimentos no momento da criação do processo:
    NÍVEL DE ACESSO RESTRITO – importante que o processo seja criado com nível de acesso restrito com fundamento na “Hipótese Legal” colocando no campo de preenchimento e escolha a opção “Sigilo das Comunicações”(art. 3º, V, da Lei 9.472/1997) ao invés de nível de acesso público;
    11 - Níveis de Acesso aos Processos e Documentos — Portal SEI UFSCar
    INFORMAÇÃO DO CID – é indispensável solicitar no momento da consulta que o profissional da saúde informe o CID (Classificação Internacional de Doenças) no corpo do texto do atestado inclusive para consulta que consumiu tempo de meio turno, sob pena de indeferimento;
    PERÍODO DE AFASTAMENTO DE MAIS DE MEIO TURNO – é importante que quando houver necessidade de afastamento do trabalho (seja para própria saúde, seja para acompanhar familiar) por mais de meio turno SEMPRE o profissional da saúde que está lavrando o atestado informe esta situação de ter tido necessidade de se afastar do serviço DURANTE aquele data específica (sob pena de indeferimento);
    PRAZO DE 5 (CINCO) DIAS CORRIDOS DA DATA QUE DEU INÍCIO AO AFASTAMENTO: é indispensável que a criação do processo e entrega do atestado na Seção de Perícia Médica (PROGEP) se dê dentro do prazo de cinco dias corridos do início da causa do afastamento e não do término (inclusive a pessoa que entrega o atestado pode ser um terceiro nos casos de a pessoa não poder vir à PROGEP entregar). O SEI/UFPel pode ser acessado remotamente de qualquer equipamento, possibilitando que o processo seja criado dentro do prazo dos cinco dias corridos.
    IMPORTANTE: A Perícia não aceitará atestados fora deste prazo, cabendo recurso que será encaminhado a instância superior da SPM (informações no pericia.medica@ufpel.edu.br e no telefone 053 3284 3985);
    TIPO DE PROCESSO (dois fundamentos diferentes): 
    1º no caso de afastamento para própria saúde, o processo a ser criado é o “Pessoal: Licença Tratamento de Saúde (Perícia Médica)” 2º no caso de afastamento para acompanhar familiar, o processo a ser criado é “Pessoal: Licença Doença em Pessoa da Família”
    LOCAL DE ENTREGA DO ATESTADO PERÍODO DE PANDEMIA: 
    Com a questão da pandemia a entrega ficou simplicada podendo ser enviado o Atestado de meio turno ou mais por meio do whatsapp para 53 98418 5338
    LOCAL DE ENTREGA DO ATESTADO PERÍODO PÓS- PANDEMIA: 
    1ª HIPÓTESE(meio turno):  2ª HIPÓTESE (mais de meio turno): 
    O Afastamento para própria saúde ou acompanhamento de familiar se deu com no máximo 1 turno? Entrega somente para a Chefia imediata, não havendo necessidade de criar processo neste caso. 
    Somente será guardado imediatamente no assentamento funcional do servidor, resguardando o sigilo médico (não passando inclusive em reunião);
    O afastamento para própria saúde ou acompanhamento de familiar ultrapassou meio turno? é necessária a criação do processo, a anotação do número deste processo criado no verso do atestado e entrega do documento físico na SPM (com atenção ao prazo legal de cinco dias corridos sob pena de indeferimento).
    ENTREGUEI O ATESTADO NA SPM DENTRO DOS CINCO DIAS CORRIDOS? O PRÓXIMO PASSO? A SPM receberá o atestado, guardará o mesmo em atenção ao sigilo médico e lavrará um LAUDO MÉDICO que será anexado ao processo criado, enviando à Chefia imediata da Unidade para ciência.
    DÚVIDAS?
    Encaminhar dúvidas para o pericia.medica@ufpel.edu.br ou tentar contato no telefone 053 3284 3985