Aprender a dinâmica dos processos é provavelmente a informação mais básica e nem por isto menos indispensável dentro dos Sistemas SEI! pois praticamente todo e qualquer procedimento dentro do SEI! está necessariamente atrelado a um processo.
Repare que os vídeos aqui disponibilizados são de outros Sistemas SEI! utilizados na Administração Pública Brasileira em órgãos distintos, porém com procedimentos idênticos.
Para iniciar um processo no SEI!UFPel:
Como escolher o TIPO DE PROCESSO? A importância de abrir o tipo de processo certo é que existe atrelado a este processo uma BASE DE CONHECIMENTO que permite consultar qual o fluxograma que o processo deverá satisfazer para que o objetivo seja atendido.
Para incluir documento interno (Caso já exista um pré-modelo disponível no SEI!)
Para incluir documento externo (caso não haja um documento nativo no SEI!)
Como editar Documentos?
Como assinar um documento no SEI!
Quem precisa assinar o documento não está lotado no mesmo “setor do SEI!” precisa usar a ferramenta dos BLOCOS DE ASSINATURA. Como esta outra pessoa pode assinar? Aprenda como CRIAR, DISPONIBILIZAR e RETIRAR A DISPONIBILIDADE.
Preciso enviar o processo para um setor específico no SEI! Como enviar? Como tramitar?
Enviei o processo para outro setor e gostaria de saber qual andamento que está? Se já foi visualizado? Se inseriram algum documento? Quem acessou? Aprenda como CONSULTAR ANDAMENTO
Insira no campo USUÁRIO como LOGIN seu CPF e como senha a mesma utilizada no sistema COBALTO/UFPEL.
FUNÇÕES DA TELA INICIAL
Após o login, o usuário tem acesso à tela inicial do SEI, denominada Controle de Processos.
Nessa tela, vemos a Barra de Ferramentas, o Menu Principal e os processos abertos na unidade. A seguir uma breve apresentação de cada seção da tela.
BARRA DE FERRAMENTAS
No topo de todas as telas do SEI, está a Barra de Ferramentas:
Confira a descrição de cada item da barra:
MENU PRINCIPAL
Na coluna cinza na lateral esquerda das telas do SEI – incluindo a Tela de Controle de Processos – está o Menu Principal. Nele se encontram os principais recursos de organização do trabalho que o sistema oferece, que serão abordados de maneira mais aprofundada posteriormente. Para ocultar ou reexibir o menu em qualquer tela do SEI, basta clicar na palavra Menu, na Barra de Ferramentas.
CONTROLE DE PROCESSOS
Esta é a seção principal da tela inicial:
Aqui o SEI pode: visualizar processos ativos na unidade, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.
O SEI exibe aqui todos os processos abertos na unidade, divididos em duas colunas: processos recebidos pela unidade e processos gerados pela própria unidade.
O SEI permite a função de clicar com o botão direito no número do processo e abri-lo em outra guia ou página.
PONTOS DE CONTROLE
O SEI torna possível adicionar pontos de controle nos processos de modo a facilitar as suas organizações. A seção é acessada através do menu lateral, na aba de “pontos de controle”, cujo painel principal e suas funcionalidades estão representados a seguir:
O botão de “gerar gráficos” mostra gráficos interativos que facilitam a compreensão dos dados. Para gerenciar o ponto de controle é necessário clicar no botão com a bandeira amarela.
Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:
Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.
Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI informa o tipo de processo e sua especificação (opcional).
Com a Atribuição de Processos (recurso abordado posteriormente neste curso), o SEI permite observar qual usuário é responsável por um processo.
Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo. Ao clicar no nome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.
Também é possível ver a lista de processos atribuídos a você pelo link “Ver processos atribuídos a mim”
Esta tela do SEI apresenta botões que permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação. Na seção Tela de Processos descrevemos em maiores detalhes as operações.
TELA DO PROCESSO
Ao clicarmos em um processo, gerado ou recebido na unidade, acessamos a Tela do Processo.
Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica. Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO SEI. Esse número nunca pode ser alterado!
Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como os de Base de Conhecimento, Ciência e Assinatura, que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.
Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados. Ambos serão abordados posteriormente no curso.
Na parte direita da Tela do Processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:
• Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado)
• Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
• Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).
Abaixo descrevemos rapidamente as operações com processos. A fim de apresentar o que será abordado nesse curso, elas foram divididas nas seguintes categorias: atuar no processo, organizar processos, demais operações.
As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no , e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente da Tela Controle de Processos, como operações em lote.
Além dessas operações listadas, existem as operações abaixo que, por sua menor frequência, não serão abordadas neste material.
As três operações elencadas abaixo são importantes para organização do trabalho e das informações processuais.
As operações abaixo não são abordadas nesse módulo.
TELA DO DOCUMENTO
Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.
As operações abaixo são as mais comuns para edição de documentos no SEI, e serão abordadas em detalhes.
As operações abaixo afetam o processo como um todo. Por isso, já foram abordadas na seção anterior.
Assuntos parecidos, porém com tratamento diferenciado:
Alteração de Férias:
Procedimento a ser adotado:
O próprio interessado abrirá processo no DN, preencherá memorando informando o período que pretende alterar
Observação: não há possibilidade de alterar férias se a solicitação for feita no mesmo mês em que a solicitação já foi computada na folha de pagamento.
Diferentemente da hipótese de férias no período letivo, não há necessariamente obrigatoriedade de passar em reunião, exceto, se obviamente pegar o período letivo.
Férias em período letivo:
Procedimento:
Passar em Reunião de Departamento com ponto de pauta específico o gozo de férias durante o período letivo e informar na Ata quem ficará responsável pela disciplina confirmando que não haverá prejuízo.
Em consulta à Seção de Perícia Médica, solicitamos um tutorial para facilitar os procedimentos relativos aos atestados para casos de consultas de meio turno que está anexo a esta mensagem e solicitamos esclarecimento do máximo de dúvidas possíveis.
Solicitamos atenção aos seguintes detalhes nos procedimentos no momento da criação do processo:
NÍVEL DE ACESSO RESTRITO– importante que o processo seja criado com nível de acesso restrito com fundamento na “Hipótese Legal” colocando no campo de preenchimento e escolha a opção “Sigilo das Comunicações”(art. 3º, V, da Lei 9.472/1997) ao invés de nível de acesso público;
INFORMAÇÃO DO CID – é indispensável solicitar no momento da consulta que o profissional da saúde informe o CID (Classificação Internacional de Doenças) no corpo do texto do atestado inclusive para consulta que consumiu tempo de meio turno, sob pena de indeferimento;
PERÍODO DE AFASTAMENTO DE MAIS DE MEIO TURNO – é importante que quando houver necessidade de afastamento do trabalho (seja para própria saúde, seja para acompanhar familiar) por mais de meio turno SEMPRE o profissional da saúde que está lavrando o atestado informe esta situação de ter tido necessidade de se afastar do serviço DURANTE aquele data específica (sob pena de indeferimento);
PRAZO DE 5 (CINCO) DIAS CORRIDOS DA DATA QUE DEU INÍCIO AO AFASTAMENTO: é indispensável que a criação do processo e entrega do atestado na Seção de Perícia Médica (PROGEP) se dê dentro do prazo de cinco dias corridos do início da causa do afastamento e não do término (inclusive a pessoa que entrega o atestado pode ser um terceiro nos casos de a pessoa não poder vir à PROGEP entregar). O SEI/UFPel pode ser acessado remotamente de qualquer equipamento, possibilitando que o processo seja criado dentro do prazo dos cinco dias corridos.
IMPORTANTE: A Perícia não aceitará atestados fora deste prazo, cabendo recurso que será encaminhado a instância superior da SPM (informações no pericia.medica@ufpel.edu.br e no telefone 053 3284 3985);
TIPO DE PROCESSO (dois fundamentos diferentes):
1º no caso de afastamento para própria saúde, o processo a ser criado é o “Pessoal: Licença Tratamento de Saúde (Perícia Médica)”
2º no caso de afastamento para acompanhar familiar, o processo a ser criado é “Pessoal: Licença Doença em Pessoa da Família”
LOCAL DE ENTREGA DO ATESTADO PERÍODO DE PANDEMIA:
Com a questão da pandemia a entrega ficou simplicada podendo ser enviado o Atestado de meio turno ou mais por meio do whatsapp para 53 98418 5338
LOCAL DE ENTREGA DO ATESTADO PERÍODO PÓS- PANDEMIA:
1ª HIPÓTESE(meio turno):
2ª HIPÓTESE (mais de meio turno):
O Afastamento para própria saúde ou acompanhamento de familiar se deu com no máximo 1 turno? Entrega somente para a Chefia imediata, não havendo necessidade de criar processo neste caso.
Somente será guardado imediatamente no assentamento funcional do servidor, resguardando o sigilo médico (não passando inclusive em reunião);
O afastamento para própria saúde ou acompanhamento de familiar ultrapassou meio turno? é necessária a criação do processo, a anotação do número deste processo criado no verso do atestado e entrega do documento físico na SPM (com atenção ao prazo legal de cinco dias corridos sob pena de indeferimento).
ENTREGUEI O ATESTADO NA SPM DENTRO DOS CINCO DIAS CORRIDOS? O PRÓXIMO PASSO? A SPM receberá o atestado, guardará o mesmo em atenção ao sigilo médico e lavrará um LAUDO MÉDICO que será anexado ao processo criado, enviando à Chefia imediata da Unidade para ciência.
Na coluna cinza na lateral esquerda das telas do SEI – incluindo a Tela de Controle de Processos – está o Menu Principal. Nele se encontram os principais recursos de organização do trabalho que o sistema oferece, que serão abordados de maneira mais aprofundada posteriormente. Para ocultar ou reexibir o menu em qualquer tela do SEI, basta clicar na palavra Menu, na Barra de Ferramentas.
Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.
