Autor: numat

As Unidades que utilizam produtos químicos controlados pela Polícia Federal deverão encaminhar mensalmente, até o quinto dia útil do mês subsequente, a planilha disponível na página do Núcleo de Material, link para acesso: https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/produtos-quimicos-controlados/, com a movimentação dos produtos adquiridos (juntamente com a Nota Fiscal) e consumidos durante o mês informando a data de consumo. 

*E se o produto controlado não constar na listagem da planilha disponível?

Caso a unidade necessite adquirir algum produto que não conste na listagem e que esteja indicado na Portaria nº 240 de 12 de março de 2019 da Polícia Federal, encaminhar memorando ao Núcleo de Material – NUMAT solicitando a inclusão e justificando a necessidade.

O preenchimento do pedido de compras no sistema Cobalto será realizado pelo servidor com permissão de acesso à Unidade Gestora Responsável (UGR). Esta permissão deverá ser concedida pelo Gestor responsável pelo orçamento da UGR. Para conceder acesso a servidores para o preenchimento dos pedidos no Cobalto, o Gestor da UGR deverá  seguir as orientações constantes no Tutorial conceder acesso módulos de Compras/Contratações e Orçamento no Cobalto, link para acesso: https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/tutoriais/ .

Porém, para que o pedido de compras/contratação seja executado é necessário constar no processo o documento de autorização do formulário devidamente assinado pelo Gestor da UGR.

A agenda de compras é o instrumento que propõe o planejamento das aquisições/contratações anualmente, contendo prazos definidos por tipo de objeto, visando aperfeiçoar as compras em preço e qualidade, diminuir o prazo entre o pedido de compra e seu recebimento, bem como suprimir o fracionamento de despesa. Link para acesso a Agenda de Compras da UFPel: https://wp.ufpel.edu.br/numat/nucleo-de-material/agenda-de-compras/.

Carona é o termo popularmente usado para “Adesão à Ata de Registro de Preços”. Trata-se da a possibilidade de utilização de ata de registro de preço de outro órgão público, desde que haja aceite por parte do fornecedor vencedor e do órgão gerenciador da ata. Toda orientação de como proceder para solicitar uma aquisição através de um processo na modalidade Carona está disponível no item 9 do tutorial Orientações para Aquisição/Contratação, disponível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2019/07/ORIENTA%C3%87%C3%95ES-PARA-AQUISI%C3%87%C3%95ES-CONTRATA%C3%87%C3%95ES.pdf .

O Recebimento Provisório ocorre no momento da entrega do material ao Almoxarifado, não constituindo sua aceitação, mas sim apenas a contagem dos volumes conforme o descritivo na Nota Fiscal.

Já o Recebimento Definitivo ocorre com a aceitação do material, que deverá estar em conformidade com as especificações descritas na Nota de Empenho e Termo de Referência do processo de aquisição.

Assim, é importante a Unidade considerar no momento de informar o prazo para recebimento definitivo no termo de referência todas as peculiaridades do material, pois este prazo deverá ser suficiente para a realização de todas as conferências necessárias a fim de apurar se o material entregue está de acordo com o solicitado.

Pregão Tradicional: a aquisição ocorrerá em uma única parcela, tão logo o pregão seja homologado. 

Pregão Sistema Registro de Preços (Pregão SRP): a aquisição poderá ocorrer de forma parcelada enquanto durar a vigência da ata. Esta modalidade deve ser escolhida quando a necessidade de aquisição ocorrer com maior frequência ou quando a Unidade não tiver condições de definir previamente o quantitativo a ser adquirido. Cabe reforçar que após homologado o Pregão SRP as solicitações de aquisições deverão ocorrer conforme as necessidades da Unidade, nos períodos correspondentes da Agenda de Compras.

É possível consultar o código SIASG na página: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ (ou diretamente pelo link https://siasgnet-consultas.siasgnet.estaleiro.serpro.gov.br/siasgnet-catalogo/ ) , todas as orientações estão disponíveis no Tutorial para Obtenção do Código SIASG, disponível no link:https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2020/10/TUTORIAL-PARA-OBTENCAO-DO-CODIGO-SIASG.pdf .

Devem seguir todas as disposições contidas na Instrução Normativa do Ministério da Economia nº073/2020. Mais informações podem ser consultadas no Tutorial para Elaboração dos Orçamentos, disponível no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2020/09/TUTORIAL-PARA-ORCAMENTOS.pdf .

É o documento que deverá conter os elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva (Decreto nº 5.450/05).

Via de regra, toda aquisição/contratação ocorre através de processo licitatório, conforme mandamento do Art. 37 inciso XXI da CF/88. Existem exceções a esta regra que são: Dispensa de Licitação (Art. 24 da Lei 8.666/93) e Inexigibilidade de Licitação (Art 25 da Lei 8.666/93).

As rotinas que precedem a solicitação são:

i. Em caso de Material Permanente/Consumo, verificar se já há local apropriado para a instalação/armazenagem após a entrega;

ii. Verificar a disponibilidade orçamentária: caso não haja recurso orçamentário para a aquisição pretendida, solicitar à Superintendência de Orçamento e Gestão de Recursos (SOR/PROPLAN) através de Memorando via SEI, nos casos de abertura de crédito, ou via Cobalto, nas situações de remanejo. Cabe reforçar que, principalmente para as demandas com prazo para atendimento, após realizado o atendimento pelo SOR, o valor aparecerá no Sistema Cobalto apenas no dia seguinte a liberação;

iii. Em se tratando de material de consumo, verificar previamente se há disponibilidade do material Almoxarifado;

iv. Verificar no Cobalto se existe o produto/equipamento/serviço desejado em Pregões Vigentes; caso tenha disponível, tentar solicitar do pregão vigente conforme orientações disponíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2019/07/ORIENTA%C3%87%C3%95ES-PARA-AQUISI%C3%87%C3%95ES-CONTRATA%C3%87%C3%95ES.pdf ;

v. Caso não haja o material/equipamento nas possibilidades iii e iv indicadas acima, será necessário enviar a Solicitação para nova aquisição/contratação, conforme orientações disponíveis no link: https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2019/07/ORIENTA%C3%87%C3%95ES-PARA-AQUISI%C3%87%C3%95ES-CONTRATA%C3%87%C3%95ES.pdf e também no tutorial https://wp.ufpel.edu.br/numat/files/2019/05/Tutorial-Sistema-de-Compras-Nova-Aquisi%C3%A7%C3%A3o-Contrata%C3%A7%C3%A3o-e-SRP.pdf.