A partir de 15 de dezembro de 2019 a UFPEL adotou o sistema de cadastro único para programas, projetos e ações de ensino, pesquisa e extensão: o módulo de projetos unificados do COBALTO. A utilização desse sistema traz como principais novidades a possibilidade de cadastro de ações de ensino, pesquisa e/ou extensão em um mesmo projeto, cadastro de Programas e um maior período de execução de projetos, entre outras inovações advindas da Resolução 10/2015, do COCEPE.

SISTEMA UNIFICADO – CADASTRO E SUBMISSÃO DE PROPOSTAS

1. CADASTRO:

– O cadastro é efetuado diretamente no sistema COBALTO, com acesso em: https://cobalto.ufpel.edu.br/dashboard

2. ENVIO E TRAMITAÇÃO:

– O envio da proposta para apreciação é efetivado ao clicar em ENVIAR, quando passará do status “Editando” para “Em análise da Comissão Interdisciplinar de Projetos”. Não é necessário o envio da proposta via SEI.

– Na aba “tramitação” é possível verificar o registro eletrônico da tramitação realizada, bem como o conteúdo dos pareceres emitidos pelas Comissões/Chefia Imediata.

3. PRAZOS: 

– O prazo previsto para o trâmite desde a submissão da proposta até a aprovação pelo COCEPE é de 60 (sessenta) dias.

– As propostas podem ser submetidas a qualquer tempo, desde que em tempo hábil de apreciação pelas instâncias. NÃO É PERMITIDO CADASTRO RETROATIVO.

– Prazos de execução: Projetos (até 48 meses) – Programa (mínimo de 24 meses)

– Relatório Final: deve ser enviado em até 30 dias após o término do projeto.

– Solicitação de Prorrogação ou Renovação: deve ser enviada antes do término do projeto.

4. EQUIPE:

– Coordenador: poderão coordenar projetos/programas docentes ou técnicos-administrativos da UFPEL com Nível Superior compatível com a proposta. Possibilidade de indicar um Coordenador Adjunto.

– Somente o coordenador e o adjunto deverão ser cadastrados diretamente na equipe do projeto. Os demais participantes/colaboradores deverão ser inseridos nas ações. A aba “equipe” é o espelho da equipe que ficar cadastrada em todas as ações.

– A participação de servidores (docentes e técnicos administrativos) ficará condicionada à aprovação da carga horária pela chefia imediata.

– Para cadastro de pessoa externa, acessar Cadastros – Pessoa (não UFPEL), preencher os dados e salvar. Depois é só inserir o integrante na ação ou nas ações correspondentes a sua participação.

– Qualquer alteração na equipe, quando necessário, deverá ser efetuada diretamente nas ações.

– A alteração na Coordenação do projeto deve ser efetuada por intermédio do SEI, preenchendo o documento PRE Alteração de Coordenação de Projeto de Ensino, com posterior envio ao NUPROP.

5. ÊNFASE:

– Entende-se por ênfase a caracterização dominante do programa ou projeto no momento do seu registro. Os programas e projetos com ênfase em ensino objetivam contribuir para o aprimoramento e qualificação do processo de ensino-aprendizagem nos cursos de graduação e/ou pós-graduação.

6. AÇÕES:

– As ações poderão ser de ensino, pesquisa ou extensão. Obrigatoriamente, a primeira ação a ser cadastrada no projeto deve ser da mesma natureza da ênfase (Ex: se projeto com ênfase em ensino, a primeira ação a ser cadastrada deve ser de ensino).

– Cada projeto deverá conter, no mínimo, 1 (uma) ação.

– No momento do envio da proposta, é necessário prever que pelo menos uma ação esteja sendo desenvolvida durante todo o período de execução do projeto. Demais ações poderão ser cadastradas a qualquer tempo.

– Para projetos em que há uma única ação a ser desenvolvida, indicamos repetir o título do projeto, para fins de certificação.

– A participação discente é indispensável em todas as ações.

– Não é possível cadastrar uma ação fora do período de execução do projeto.

7. TIPOS DE AÇÕES DE ENSINO:

• Grupo de estudos: caracterizado por um grupo de membros pertencentes à comunidade acadêmica, que se reúnem regularmente (de forma presencial ou não) para discutir e aprofundar assuntos/conteúdos acerca de uma temática específica (objeto de estudo), visando qualificar o processo de ensino-aprendizagem nos cursos de graduação e/ou pós-graduação. Pressupõe-se que tenha uma duração de médio a longo prazo.
• Publicação e outros produtos acadêmicos: caracterizam-se pela produção e desenvolvimento de artigos, manuais, apostilas, revistas, jogos educativos, softwares, vídeos, entre outros produtos acadêmicos decorrentes do desenvolvimento de ações de ensino, para publicação e divulgação científica ou tecnológica junto à comunidade acadêmica e comunidade em geral.
• Curso: caracterizado por um conjunto articulado de ações pedagógicas, de caráter teórico e/ou prático, presencial, semipresencial ou à distância, planejado e organizado de modo sistemático, com carga horária mínima de oito (8) horas e processo de avaliação definido, para formação inicial ou continuada, visando o aperfeiçoamento ou a disseminação de conhecimentos, e que atenda prioritariamente a comunidade acadêmica interna.
• Evento: caracterizado pelo desenvolvimento de atividades de curta duração que visam à difusão de conhecimento, nas modalidades de Congressos, Seminários, Simpósios, Semanas Acadêmicas, Worshops, Ciclo de Debates, Palestras, Exposições e outros do gênero, com envolvimento prioritário da comunidade acadêmica interna.
• Propriamente dita de ensino: compreende-se como propriamente dita de ensino todas as intervenções de caráter pedagógico que buscam promover a qualificação do processo de ensino-aprendizagem nos cursos de graduação e/ou pós graduação e que não se enquadram nas modalidades específicas (grupo de estudos, publicações, cursos e/ou eventos).

8. FINANCEIRO:

– Projetos com ênfase em ensino NÃO PODERÃO PREVER financiamento ou administração de recursos financeiros.

9. CANCELAMENTO DE PROJETOS OU AÇÕES:

– Se por algum motivo o projeto ou determinada(s) ação não ocorreu, é necessário solicitar o seu cancelamento. O procedimento é abrir um processo no SEI do tipo: Projetos de Ensino,  incluir o documento PRE Cancelamento Ação/Projeto com ênfase em Ensino e enviar à Unidade NUPROP. OBS: Na busca pelo tipo de processo ou tipo de documento, existe um filtro identificado pelo sinal de +. Caso não esteja listando o processo ou o documento, desative este filtro clicando no mesmo.

10. ALTERAÇÃO DE VIGÊNCIA:

– Se por algum motivo o projeto ou determinada(s) ação não ocorreu na data prevista inicialmente e precisa ser encerrado ANTES, é necessário solicitar essa alteração de vigência antes do envio de relatório. O procedimento é abrir um processo no SEI do tipo: Projetos de Ensino,  incluir o documento PRE Alteração Vigência Projetos/Ações de Ensino e enviar à Unidade NUPROP. OBS: Na busca pelo tipo de processo ou tipo de documento, existe um filtro identificado pelo sinal de +. Caso não esteja listando o processo ou o documento, desative este filtro clicando no mesmo.

11. RELATÓRIOS:

– Há 2 tipos de relatórios de projeto no sistema unificado: PARCIAL e FINAL.

• Parcial: pode ser enviado ao término de uma ou mais ações para ser possível emitir os certificados antes do término do projeto. É de envio opcional e encerra todas as ações com a vigência finalizada até o momento. A equipe deve ser atualizada antes do envio, pois após a homologação do relatório não será possível fazer alterações.
• Final: encerramento do projeto e de todas as ações que não tiveram o envio de relatório parcial. É obrigatório o envio em até 30 dias após o término do projeto. A equipe deve ser atualizada antes do envio do relatório, pois após a homologação do mesmo não será possível fazer alterações.

– Para enviar um relatório, acesse no COBALTO o menu Projetos Unificados – Cadastros – Relatório – Novo. Selecionar o projeto, preencher todos os campos na opção correta (PARCIAL ou FINAL) e clicar em ENVIAR. Basta esse procedimento, o processo no SEI será iniciado pela CIP.

– IMPORTANTE: caso alguma ação não tenha se realizado ou tenha finalizado antes da data prevista, é necessário solicitar o seu cancelamento (conforme procedimento do item 9) ou a sua antecipação de vigência (conforme procedimento do item 10) ANTES do envio do relatório.

12. CERTIFICAÇÃO

Todos os participantes, ouvintes e membros da equipe de trabalho deverão ser cadastrados diretamente na equipe das ações antes do envio do relatório parcial ou final, para fins de registro e certificação. A certificação dar-se-á de forma automatizada, após a homologação do relatório. A súmula é de preenchimento opcional e integra o relatório do projeto.

IMPORTANTE: Não será possível fazer alterações na equipe ou súmula após a homologação do relatório parcial ou final, se o participante não estiver previamente cadastrado não terá acesso à certificação.

PÚBLICO EXTERNO: Para cadastro de pessoa externa, acessar Cadastros – Pessoa (não UFPEL), preencher os dados e salvar. Depois é só inserir o integrante na ação ou nas ações correspondentes a sua participação. Não sendo possível o acesso a todos os dados solicitados, o Coordenador do projeto pode fazer uso do documento PRE Solicitação de Certificado Público Externo, que deve ser preenchido diretamente no SEI. OBS: Na busca pelo tipo de processo ou tipo de documento, existe um filtro identificado pelo sinal de +. Caso não esteja listando o processo ou o documento, desative este filtro clicando no mesmo.

APRESENTADOR DE TRABALHO: Sendo necessário incluir o título do trabalho apresentado no certificado,  o Coordenador do projeto deverá preencher uma planilha específica (DOWNLOAD AQUI), e fazer uso do documento PRE Solicitação de Certificados Apresentador, que deve ser preenchido diretamente no SEI. OBS: Na busca pelo tipo de processo ou tipo de documento, existe um filtro identificado pelo sinal de +. Caso não esteja listando o processo ou o documento, desative este filtro clicando no mesmo.

13. PRORROGAÇÃO DE PROJETOS:

– Para dar sequência às atividades de um Projeto que está perto de finalizar, é necessário solicitar a sua PRORROGAÇÃO.

– IMPORTANTE: A solicitação deve ser efetuada antes do término da vigência do projeto.

– Acesse no COBALTO o menu Projetos Unificados – Cadastros – Prorrogação – Novo. Preencher todos os campos e clicar em SALVAR. Basta esse procedimento, o processo no SEI será iniciado pela CIP.

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