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FAQ

O que é o SEI?

Resposta: O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Saiba mais sobre o SEI na aba Sobre.

 

O SEI é acessível pela Internet?

Resposta: Sim. O SEI é um sistema 100% web e pode ser acessado de qualquer lugar da Internet, não necessitando ser instalado no computador.

 

Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?

Resposta: O SEI é compatível com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer/Edge, porém apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado). Caso você observe problemas no preenchimento de documentos, experimente utilizar o Firefox.

 

Quanto custa o SEI para a UFPel?

Resposta: O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é considerado um software de governo. Nesse contexto, o SEI é um sistema voltado para o setor público e é cedido gratuitamente para as instituições públicas, mediante acordo de cooperação com o TRF4.

 

Qual a diferença entre o SEI e outro sistema da universidade, como COBALTO, por exemplo?

Resposta: O SEI é um sistema que automatiza somente a tramitação dos processos que antes eram em papel. Os sistemas da universidade automatizam o processo, ou seja, as etapas do processo (isto inclui cálculos, validações, fluxo (trâmite) automatizado, etc).

 

Os sistemas já utilizados na UFPel serão substituídos pelo SEI?

Resposta: Não. O SEI substituirá somente o Condoc e o Sistema de Controle de Processos, já que é um sistema que trata apenas da tramitação de documentos. Os sistemas já utilizados por cada unidade deverão continuar em utilização e, quando for necessário tramitar documentos produzidos por esses sistemas, esses documentos deverão ser transformados em PDF para que possam compor processos no SEI. A partir desse momento, poderão continuar seu trâmite normal em meio eletrônico.

 

O que aconteceu com o Condoc e o Sistema de Controle de Processos – SCP?

Resposta: O Condoc e o SCP foram desativados para o registro de novos documentos e processos. Os sistemas ficarão disponíveis apenas para consulta.

 

Quais tipos de processo são eletrônicos?

Resposta: Todos processos e documentos, criados a partir da entrada do SEI em produção, devem ser iniciados e tramitados exclusivamente em meio eletrônico. Além disso, todos os documentos ou processos em papel que precisarem ser tramitados serão analisados por uma Comissão que decidirá se estes serão digitalizados para que passem a tramitar em meio eletrônico.

 

E os processos antigos? Como fica o SCP (Sistema de Controle de Processos)?

Resposta: Os processos já encerrados não precisarão ser incluídos no SEI neste momento. Os processos que estão em andamento em sua forma física (processo impresso, protocolado) poderão continuar tramitando pelo SCP ou serem digitalizados para o SEI, conforme decisão da Comissão. Não será possível protocolar novos processos físicos pelo SCP a partir da implantação do SEI, no dia 01/11/2017, pois todos os processos serão gerados no SEI, de forma eletrônica.

 

Por onde acesso o SEI?

Resposta: Clique nos links abaixo para acessar:

Sistema Eletrônico de Informação: Plataforma de gestão de processos e documentos eletrônicos. Acesso com credencial dos sistemas integrados da UFPel.

Acompanhamento de trâmite de processo (ainda não possuímos esse módulo): Página onde pode-se buscar o histórico de tramitação dos processos cadastrados no SEI.

SEI: Acesso externo: Página onde os usuários externos (estudantes e comunidade) acessam o SEI ou solicitam cadastro para acesso ao SEI.

Ambiente de testes do SEI: O ambiente de testes é uma instância do SEI que está disponível para uso de todos a fim de fazer testes e treinamentos. Nenhuma informação inserida neste ambiente terá validade legal.

 

Como faço para ter acesso ao SEI?

Acesse: sei.ufpel.edu.br utilizando os navegadores Chrome ou Mozilla Firefox e na tela de login informe seu CPF e a senha do Cobalto.

 

Meu usuário de acesso ao SEI é meu CPF, mas gostaria de alterar, é possível?
Resposta: Não. O acesso ao SEI é mesmo utilizado para acesso no COBALTO

 

A quais unidades/setores tenho acesso?

Resposta: Todo servidor tem acesso ao setor de seu local de exercício cadastrado no RH.

Cargos de chefia tem acesso aos setores adjacentes também.

Caso sua permissão esteja errada, deve-se alterá-la no sistema Cobalto- SEI- Permissões. Esta atividade é realizada pela gerência administrativa da sua unidade.

 

Como troco a unidade que estou acessando?

Resposta: Alguns usuários têm permissão de acesso em mais de uma unidade (chefias, por exemplo). Para trocar a unidade de acesso há uma caixa de seleção no canto superior direito do SEI. Nela aparecem todas a unidades que o usuário pode acessar. Para trocar, basta selecionar a unidade desejada.

 

O SEI possui automação de fluxo de trabalho (workflow)?

Resposta: Não. Porém, essa é uma característica bastante positiva do sistema, já que isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições. O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos. Isso permite uma implantação mais simples e rápida do SEI nas instituições.

 

Não consigo abrir o SEI no meu computador. O que faço?

Resposta: Tente acessá-lo por meio de outro navegador. Para acessar o SEI é possível utilizar os principais navegadores de internet do mercado – Internet Explorer, Mozilla Firefox e Google Chrome. No entanto, recomenda-se a utilização do Firefox (4 ou superior). Também é recomendado manter a versão do navegador atualizada.

 

Como faço um memorando no SEI?

Resposta: O SEI possui um documento modelo de Memorando. Para utilizá-lo deve-se inserir um documento no processo do tipo Memorando. Após aparecerá a tela “gerar documento”. Nela, deve-se inserir o número do memorando no campo “número”.

O número do memorando é controlado pela unidade fora do SEI.

No editor de documento é necessário preencher unidade, destinatário, assunto e conteúdo. Assinar no final.

Obs.: Para o exercício de 2018 não será mais necessário infomar a numeração, o SEI gera de forma automática a numeração por unidade.

 

Fiz um documento e o diretor da unidade tem que assinar. O que tenho que fazer?

Resposta: Esta assinatura ocorre pela função “Bloco de Assinatura”. Para tanto, é necessário criar um bloco de assinatura (no menu principal selecione “bloco de assinatura” e depois clique em novo). Para o novo bloco de assinatura, coloque uma descrição (sugere-se uma referência a quem deve assinar) e seleciona as unidades de disponibilização (para assinatura do diretor da faculdade de odontologia, por exemplo, selecione “Faculdade de Odontologia”).

Atenção: Não é possível criar Blocos de Assinatura para assinatura na mesma Unidade geradora do Processo.

 

Para que um documento seja assinado na minha unidade e em outra unidade é preciso colocar em um Bloco de Assinaturas?

Resposta: Sim. Sua unidade tem a opção de assinar ou não o documento. Caso ele não seja assinado na sua unidade, ele será considerado como uma minuta. Para que outra unidade possa assinar o documento, é necessário colocá-lo em um Bloco de Assinatura, disponibilizando-o para a outra unidade. Caso necessário, avise a outra unidade de que existem documentos a serem assinados.

 

Como faço para que uma pessoa de outro departamento (unidade/setor) analise um documento feito no SEI pela minha unidade?

Resposta: Encaminhe o processo através do Bloco de Reunião, a outra unidade poderá visualizar a minuta do documento, mas não será possível editar e nem assinar.

 

Como eu faço para que várias pessoas assinem um documento criado por mim (por exemplo: Ata de reunião)?

Resposta: Neste caso, você deverá inserir o documento em um Bloco de Assinatura e encaminhá-lo para as unidades nas quais as pessoas que devem assinar o documento estão lotadas. É possível inserir mais de um documento em um bloco de assinatura quando houver a necessidade de que as mesmas pessoas assinem mais de um documento criado em sua unidade.

Para entender mais de Blocos de Assinatura clique aqui e veja um vídeo e leia os Procedimentos Operacionais Padrão 31 e 32 disponibilizados na  página de materiais de apoio.

 

Tenho dúvidas sobre o processo. O que faço?

Resposta: Informações sobre o processo podem ser verificadas na base de conhecimento, dentro do próprio SEI, ou com o gestor do processo (responsável pelo processo/serviço).

 

Como faço para saber para onde devo mandar o processo?

Resposta: O SEI não automatiza o fluxo do processo, então o usuário que deve informar para onde o processo deve ir. Esta informação pode ser obtida na base de conhecimento ou com o gestor do processo.

 

O que é a base de conhecimento? Como acesso?

Resposta: A base de conhecimento é uma função existente no SEI para auxiliar na elaboração de processos específicos. As bases são vinculadas aos tipos de processo e contém orientações sobre os mesmos. O acesso à base de conhecimento se dá através do “B” ao lado do número do processo ou pelo menu base de conhecimento.

 

Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade?
Resposta: Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade.

 

É possível colocar em ordem alfabética os nomes dos usuários na ferramenta “atribuição de processo”?
Resposta: Não. O sistema organiza os servidores e colaboradores automaticamente, tendo como critério a ordem numérica ou alfabética dos usuários da unidade, dependendo se eles utilizam o CPF, e-mail ou número de matrícula.

 

Quem pode olhar o processo?

Resposta: Processos públicos podem ser acessados por qualquer usuário cadastrado no SEI.

Processos restritos são visualizados pelos usuários dos setores por onde o processo passou.

Processos sigilosos são visualizados por usuários específicos.

 

Quem pode mexer no processo?

Resposta: Um processo só pode ser alterado (incluir documentos) pelas unidades pelas quais o processo passou.

 

Qual a diferença entre documento interno e externo?

Resposta: Documentos internos são documentos gerados no próprio SEI, tais como ofícios, despachos, requerimentos. Um documento gerado no SEI significa que ele é editado no SEI, semelhante ao word, e pode ser assinado.

Documentos externos são documentos não gerados no SEI. Tais como documentos gerados em outros sistemas, planilhas e documentos digitalizados. Preferencialmente, utilize formato pdf para estes documentos.

Extensões Excel e Word não são compatíveis no momento de gerar um PDF do processo.

 

O que é relacionamento de processos?

Resposta: O relacionamento de processo é utilizado para agrupar processos que têm alguma relação. Os processos relacionados não são anexados uns aos outros. Eles apenas mantêm uma relação de conexão. Por exemplo, processos de contratos podem ser relacionados ao processo de licitação que os originou.

 

O processo está encerrado. O que faço com ele?

Resposta: Após realizar todas as atividades necessárias no processo e não tendo para quem enviar, deve-se concluir o processo na Unidade.

 

Como faço para arquivar o processo?

Resposta: No SEI, não se arquiva processos. Após realizar todas as atividades necessárias no processo e não tendo para quem enviar, deve-se  Concluir o processo.

 

Não tem o tipo de processo que eu quero no SEI. O que faço?

Resposta: Ao iniciar um processo, se a opção desejada não estiver na lista “Escolha o Tipo do Processo”, significa que este processo não tramita de forma eletrônica ainda. Para tanto, é necessário fazer a inclusão do novo tipo de processo no SEI.

Para incluir novo tipo de processo/formulário no SEI, deve-se encaminhar a solicitação para o Escritório de Processos por email (escritoriodeprocessos@ufpel.edu.br) ou memorando no SEI, informando o tipo de processo e/ou modelo de formulário assim como o motivo da inclusão.

 

Tenho um documento no computador e preciso colocá-lo no SEI. Como faço?

Resposta: Este documento deve ser colocado no SEI como um documento externo. O melhor formato para este tipo de documento é PDF/A. Assim, gere um PDF/A do documento e insira no SEI. Nunca imprima e digitalize, pois isso demanda a guarda do papel impresso. Documentos que nascem de forma digital devem ser inseridos diretamente no SEI.

 

Para quem eu posso atribuir um processo?

Resposta: A atribuição do processo somente pode ser feita entre usuários do mesmo setor.

 

Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos na UFPel?

Resposta: A Unidade geradora do processo é responsável pela digitalização dos documentos necessários processos antigos, que precisam ser escaneados e inseridos no sistema, devem ser encaminhados ao setor de Protocolo para avaliação da necessidade de inclusão e digitalização.

 

Inseri um documento externo no SEI. Que tipo de conferência eu coloco?

Resposta: Este campo só deve ser preenchido para documentos digitalizados. Neste caso, o tipo de conferência segue o determinado pelo DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015:

Art. 12.  A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

  • 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
  • 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

 

Digitalizei um documento para colocar no SEI. O que faço com este papel?

Resposta: Este documento precisa ser guardado no Arquivo Central da Universidade.

Primeiro, você deve anotar, a lápis, no documento o número do processo e o número do documento SEI. Após a conclusão do processo, deve-se encaminhar estes documentos ao setor de Protocolo.

Conforme o DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 (Art. 12 § 3º):

  1. a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação
  2. b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

 

Qual a diferença entre documento digitalizado e documento nato-digital?

Resposta: Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico. Já documento digitalizado é o que foi gerado em meio físico e depois foi fielmente convertido para meio eletrônico.

 

O que é assinatura digital?

Resposta: Assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica permitida por meio de acesso ao sistema usando seu login e senha. Ela garante a integridade do documento e comprova sua autoria. Os documentos assinados no SEI exibirão as assinaturas eletrônicas ao fim da página, juntamente com uma sequência numérica que não se repete nem mesmo em documentos emitidos pela mesma autoridade. O sigilo da senha é de responsabilidade do usuário.

 

A assinatura eletrônica é legal?

Resposta: Sim! O Decreto 8539 de 08 de outubro de 2015 regulamenta o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

 

Exerço uma função de chefia (FG, FCC ou CD). Como faço uma solicitação pessoal?

Resposta: Se você está investido de uma função gratificada, cargo de direção ou é fiscal de contrato, ao gerar um documento no SEI, você poderá selecionar em que condição irá assiná-lo. Exemplo: um docente é diretor de faculdade e precisa fazer sua progressão funcional. Ao assinar um documento, no campo “Cargo/Função” deve selecionar a opção desejada – nesse caso, por se tratar de uma solicitação pessoal, deve selecionar a opção correspondente ao cargo de professor.

 

O que é um usuário externo?

Resposta: É a pessoa que não trabalha no órgão, mas que é temporariamente autorizada a visualizar ou assinar processos e documentos no SEI.