Para oferecer maior segurança jurídica à UFPEL, alguns aspectos legais devem ser considerados:

1. Termo de adesão

O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão é o coordenador do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) e no âmbito deste projeto foi prevista a disponibilização do SEI, cuja cessão ocorre mediante a assinatura de um termo de adesão, com o objetivo de garantir que o software seja implantado e utilizado conforme previsto em sua licença de uso.

2. Normativa para instituição do SEI

A UFPEL expedirá normativas que regulem a implantação e utilização do SEI em seu âmbito, o que dará legitimidade ao processo de adoção dos documentos digitais e facilitará a internalização da nova ferramenta pelos servidores, além de auxiliar na busca de apoio interno e externo.

2.1. Adequação às normas existentes

Devem ser observados as normativas às quais a UFPEL está subordinada e que deverão ser consideradas para implantação e funcionamento do SEI. As regras estabelecidas nestas normas deverão ser incorporadas ao Sistema Eletrônico de Informações e às rotinas de trabalho da instituição, a fim de promover efetivamente melhorias na gestão da informação, alinhadas aos requisitos legais vigentes. A seguir, algumas das normativas que deverão ser consideradas para a implantação do SEI na UFPEL:

2.2. Portarias de protocolo (comunicação administrativa)

• Portaria Normativa SLTI/MP n° 5, de 19 de dezembro de 2002: dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG.
• Portaria SLTI/MP n° 3, de 16 de maio de 2003: orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, quanto aos procedimentos
  relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.
• Portaria SLTI/MP n° 12, de 23 de novembro de 2009: altera a Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG.

2.3. Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

• Resolução n° 7: dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
• Resolução n° 14: aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
• Resolução n° 32: dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil.
• Resolução n° 35: altera o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.

2.4. Certificação digital

• Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

2.5. Digitalização

• Lei n° 12.682, de 9 de julho de 2012: dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

2.6. Lei de acesso a informação

• Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011: regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
• Decreto n° 7.724, de 16 de maio de 2012: regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição.

2.7. Documentos sigilosos

• Decreto n° 7.845, de 14 de novembro de 2012: regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.