Outsourcing de Impressão

É um serviço de impressão com acesso via rede, fornecido por empresa contratada, compreendendo a cessão de direito de uso de equipamentos (locação), a prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva, o fornecimento de peças e suprimentos necessários (exceto papel), os serviços de operacionalização da solução e serviço de monitoramento e estatísticas de impressão para atender as necessidades de impressão e digitalização da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL).

O serviço possibilita a impressão e digitalização de documentos sendo que a manutenção dos equipamentos e também fornecimento de insumos (tonner) são fornecidos pela empresa contratada para fornecer o serviço. O serviço também oferece a possibilidade de monitoramento e geração de relatórios da quantidade de impressões.

Para uso do serviço o gestor máximo da unidade deve estar ciente do custo mensal com locação da impressora (custo fixo) e também com os custo das as impressões (custo variável conforme quantidade de impressões). Além disso, são requisitos para instalação das impressoras local de fácil acesso com mobiliário adequado, rede elétrica e rede lógica (ponto de rede).

O serviço de impressão é compatível apenas com os sistemas operacionais MS Windows versões 7, 8, 10, Linux (Ubuntu, Mint) e MacOS.

Para solicitar o serviço são necessários os seguintes passos:

1. No sistema SEI: para solicitação de instalação dos equipamentos a unidade deve encaminhar processo (através do SEI) para a PROGIC. Crie um processo do tipo “Gestão de Contrato: Contratação de Serviços - outsourcing de impressão” e inclua o documento (formulário) “PROGIC Formulário de Outsourcing”;

2. Após o aceite da solicitação de instalação, preencher o "Formulário de Instalação" e anexar ao pedido no formato PDF para ativação do serviço no chamado a ser aberto em http://suporte.ufpel.edu.br (Opções “Abrir Chamado” → “Outsourcing de Impressão” →  “Ativação do Serviço”);

3. A empresa contratada irá ao local para ativação da impressora (neste procedimento a empresa apenas liga o equipamento na rede elétrica e realiza as primeiras configurações do equipamento). Alertamos que a caixa da impressora apenas poderá ser aberta pela empresa;

4. Após a ativação da impressora pela empresa a equipe técnica da PROGIC fará as configurações de rede e instalações nos computadores.

FAQ - Perguntas e Respostas

1. O que é serviço de outsourcing de impressão ?

É um serviço de impressão com acesso via rede, fornecido por empresa contratada, compreendendo a cessão de direito de uso de equipamentos (locação), a prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva, o fornecimento de peças e suprimentos necessários (exceto papel), os serviços de operacionalização da solução e serviço de monitoramento e estatísticas de impressão para atender as necessidades de impressão e digitalização da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL).

2. O que está incluído no serviço de outsourcing de impressão ?

           No serviço contratado está incluído a locação do equipamento (valor fixo mensal de acordo com o modelo da impressora), manutenção da impressora e insumo (tonner modelo original). Além disso, também é cobrado um valor por página impressa (por página e não por folha). NÃO está incluído no serviço o fornecimento de papel.

3. Qual custo mensal de cada impressora ?

No serviço contratado está incluído a locação do equipamento. São 5 diferentes tipos de impressoras conforme apresentado na tabela a seguir. O modelo disponibilizado para as unidades é o modelo Multifuncional Laser Mono A4 (Lexmark MX611de). Os demais modelos poderão ser demandados porém passarão por uma análise da necessidade de utilização

4. Qual custo por página impressa ?

           O custo de impressão consta no contrato e é cobrado por página impressa (e não por folha) e depende do modelo da impressora. Para a impressora indicada para as unidades administrativas/acadêmicas é de aproximadamente R$ 0,06 (seis centavos).  A tabela abaixo apresenta o custo de impressão por página de acordo com o modelo de impressora.

5. Papel está incluído no valor pago pelo serviço ?

O papel NÃO está incluído no serviço, devendo ser fornecido pela unidade.

6. Quais são as vantagens desse serviço para a UFPel ?

A grande vantagem é possuir sempre equipamentos atualizados e principalmente suporte e manutenção ágeis, além da qualidade dos suprimentos (uso de tonners originais). É ocorrência frequente de casos frequentes na instituição onde: (1) dificuldade de manutenção em caso de avarias; (2) uso de tonners compatíveis (com baixa qualidade); (3) melhor controle de gastos de impressão; entre outros.

Além disso, uma das grandes vantagens é o uso de impressoras de alto volume e rendimento. As impressoras multifuncionais possuem grande facilidade de digitalização (em alto volume) nos padrões exigidos para uso no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

7. A universidade não poderia terceirizar a manutenção das impressoras existentes ? Não seria mais vantajoso ?

Devido a diversidade de modelos de impressoras em uso na UFPel e muitos modelos antigos (com dificuldade de aquisição de peças) um contrato de manutenção tornaria-se inviável e impraticável. Além disso, o conserto de muitas impressoras ultrapassaria o valor permitido pela legislação (50% do valor do bem).

Por outro lado, não existe corpo técnico próprio para manutenção de impressoras, e caso existisse, o principal problema seria a aquisição de peças pois muitas impressoras fora de linha (não existiriam peças disponíveis no mercado) além de que o número de peças passíveis de defeito em um modelo de impressora é enorme.

Além dos estudos para implantação do serviço foram prospectados como este serviço é realizado em outras instituições. Todas as instituições públicas e privadas estão migrando para este modelo devido ser mais vantajoso em todos os sentidos (custo, facilidade de manutenção, disponibilidade de uso, etc. Como exemplo, o processo licitatório da UFPel foi realizado conjuntamente com UFSC e UFRGS, sendo que estas duas instituições já utilizavam o mesmo tipo de serviço a 5 anos.

8. O que é necessário para instalação dos equipamentos ?

São requisitos para instalação das impressoras local de fácil acesso com mobiliário adequado, rede elétrica e rede lógica (ponto de rede) que devem ser providenciados antes da instalação das impressoras. Em caso de não existir, a unidade deverá solicitar os serviços aos setores responsáveis. Orientamos que as impressoras estejam em sala sem livre acesso (não é recomendado colocar as impressoras em locais como corredores, etc) por questões de segurança do equipamento.

9. Qual tipo de papel é recomendado para uso na impressora e como armazenar ?

O papel adquirido pela UFPel (A4 - 75g/m2) pode ser utilizado nas impressoras. Para uso de outros tipos de gramaturas deve-se verificar as especificações das impressoras (contidas no link da tabela de custo das impressoras). Além disso, é recomendado o uso de estufas (desumidificador) para armazenamento do papel.

10. Existe um relatório de impressões para o gestor da unidade ?

Sim, será disponibilizado acesso a um sistema que o gestor da unidade poderá acompanhar a utilização das impressoras.

11. Como solicito a manutenção em caso de problema ?

Em caso de problema deve-se abrir um chamado em http://suporte.ufpel.edu.br (Opções “Abrir Chamado” → “Outsourcing de Impressão” → “Suporte”) e descrever o problema. O primeiro atendimento será realizado pela equipe da UFPel e de acordo com o tipo de problema, o atendimento poderá ser realizado por pessoal da UFPel da empresa contratada que deverá estar devidamente identificado como tal.

12. Qual será a forma de cobrança para as unidades ?

No início do mês subsequente será enviado um relatório para a Superintendência de Orçamento e Gestão de Recursos (SOR) com cópia para unidade usuária do serviço que fará o débito na UGR na unidade (a transferência do recurso será autorizada pelo gestor no início de uso do serviço.