Outsourcing de Impressão

É um serviço de impressão e digitalização com acesso via rede, fornecido por empresa contratada, compreendendo a cessão de direito de uso de equipamentos (locação), a prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva, o fornecimento de peças e suprimentos necessários (exceto papel), os serviços de operacionalização da solução e serviço de monitoramento e estatísticas de impressão para atender as necessidades de impressão e digitalização da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL).

O serviço possibilita a impressão e digitalização de documentos. A manutenção dos equipamentos e também fornecimento de suprimentos (cartuchos de toner), exceto papel, são fornecidos pela empresa contratada para fornecer o serviço.

Para uso do serviço o gestor máximo da unidade deve estar ciente do custo mensal com locação da impressora (custo fixo) incluso franquia de impressões (custo variável em caso de excedente da quantidade de impressões). Além disso, são requisitos para instalação das impressoras local de fácil acesso com mobiliário adequado, rede elétrica e rede lógica (ponto de rede).

O serviço de impressão é compatível apenas com os sistemas operacionais Microsoft Windows versões 7, 8, 10 e 11; Linux (Ubuntu e Mint) e MacOS.

Para solicitar o serviço são necessários os seguintes passos:

01. No sistema SEI: para solicitação de instalação dos equipamentos a unidade deve encaminhar processo (através do SEI) para a SGTIC. Crie um processo do tipo “Gestão de Contrato: Contratação de Serviços - outsourcing de impressão” e inclua o documento (formulário) “SGTIC Formulário de outsourcing”;

02. Após o aceite da solicitação de instalação, preencher o Formulário de Instalação e anexar ao pedido no formato PDF para ativação do serviço no chamado a ser aberto em Atendimento UFPel (área Tecnologia da Informação / Redes e Manutenção, tópico Impressoras).

03. Em casos de recebimento de equipamento novo na UFPel: a empresa contratada irá ao local para ativação do equipamento (neste procedimento a empresa apenas liga-o na rede elétrica e realiza as primeiras configurações). Alertamos que a caixa deverá ser aberta somente pela empresa;

04. Em casos de instalação de equipamentos presentes na UFPel: A unidade/setor deve agendar transporte do equipamento para o local de destino junto a SGTIC pelo canal de atendimentos institucional.

05. Após a ativação do equipamento pela empresa, a equipe técnica da SGTIC fará as configurações de rede e instalações nos computadores conforme formulário enviado.

01. O que é serviço de outsourcing de impressão?

É um serviço de impressão com acesso via rede, fornecido por empresa contratada, compreendendo a cessão de direito de uso de equipamentos (locação), a prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva, o fornecimento de peças e suprimentos necessários (exceto papel), os serviços de operacionalização da solução e serviço de monitoramento e estatísticas de impressão para atender as necessidades de impressão e digitalização da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL).

02. O que está incluído no serviço de outsourcing de impressão?

No serviço contratado está incluído a locação do equipamento (valor fixo mensal de acordo com o modelo da impressora), manutenção da impressora e insumo (cartucho de toner original). Além disso, também é cobrado um valor por página impressa (por página, não por folha). Não está incluído no serviço o fornecimento de papel.

03. Qual custo mensal de cada equipamento?

No serviço contratado está incluído a locação do equipamento. São três diferentes tipos de equipamentos conforme apresentado na tabela a seguir. O modelo disponibilizado para as unidades é o modelo Multifuncional laser monocromática A4 (Lexmark MX611de/MX611dhe). Os demais modelos poderão ser demandados porém passarão por uma análise da necessidade de utilização.

04. Qual custo por página impressa excedente à franquia?

O custo de impressão consta no contrato e é cobrado por página impressa (e não por folha) e depende do modelo escolhido. Para o equipamento indicado para as unidades administrativas/acadêmicas, o valor é de R$ 0,05 (cinco centavos).  A tabela abaixo apresenta o custo de impressão por página de acordo com o modelo do equipamento.

05. Papel está incluído no valor pago pelo serviço?

O papel não está incluído no serviço, devendo ser fornecido pela unidade.

06. Quais são as vantagens desse serviço para a UFPel?

A grande vantagem é possuir sempre equipamentos atualizados e principalmente suporte e manutenção ágeis, além da qualidade dos suprimentos (uso de cartuchos de toner originais). É ocorrência frequente de casos na instituição onde: (1) dificuldade de manutenção em caso de avarias; (2) uso de cartuchos de toner compatíveis (com baixa qualidade); (3) melhor controle de gastos de impressão; entre outros.

Além disso, uma das grandes vantagens é o uso de impressoras de alto volume e rendimento. As impressoras multifuncionais possuem grande facilidade de digitalização (em alto volume) nos padrões exigidos para uso no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

07. A universidade não poderia terceirizar a manutenção das impressoras existentes? Não seria mais vantajoso?

Devido a diversidade de modelos de impressoras em uso na UFPel e muitos modelos antigos (com dificuldade de aquisição de peças) um contrato de manutenção se tornaria inviável e impraticável. Além disso, o conserto de muitas impressoras ultrapassaria o valor permitido pela legislação (50% do valor do bem).

Por outro lado, não existe corpo técnico próprio para manutenção de impressoras, e caso existisse, o principal problema seria a aquisição de peças pois muitas impressoras fora de linha (não existiriam peças disponíveis no mercado) além de que o número de peças passíveis de defeito em um modelo de impressora é enorme.

Além dos estudos para implantação do serviço foram prospectados como este serviço é realizado em outras instituições. Todas as instituições públicas e privadas estão migrando para este modelo devido ser mais vantajoso em todos os sentidos (custo, facilidade de manutenção, disponibilidade de uso, etc.

08. O que é necessário para instalação dos equipamentos?

São requisitos para instalação das impressoras local de fácil acesso com mobiliário adequado, rede elétrica e rede lógica (ponto de rede) que devem ser providenciados antes da instalação das impressoras. Em caso de não existir, a unidade deverá solicitar os serviços aos setores responsáveis. Orientamos que as impressoras estejam em sala sem livre acesso (não é recomendado colocar as impressoras em locais como corredores, etc) por questões de segurança do equipamento.

09. Qual tipo de papel é recomendado para uso na impressora e como armazenar?

O papel adquirido pela UFPel (A4 - 75g/m2) pode ser utilizado nas impressoras. Para uso de outros tipos de gramaturas deve-se verificar as especificações das impressoras (contidas no link da tabela de custo das impressoras). Além disso, é recomendado o uso de estufas (desumidificador) para armazenamento do papel.

10. Existe um relatório de impressões para o gestor da unidade?

Sim, será disponibilizado acesso a um sistema que o gestor da unidade poderá acompanhar a utilização das impressoras.

11. Como solicito a manutenção em caso de problema?

Em caso de problema, é necessário abrir um chamado na página do Atendimento UFPel (área Tecnologia da Informação / Redes e Manutenção, tópico Impressoras). e descrever o problema. O primeiro atendimento será realizado pela equipe da UFPel e de acordo com o tipo de problema, o atendimento poderá ser realizado por pessoal da empresa contratada que estará devidamente identificado como tal.

12. Qual será a forma de cobrança para as unidades?

No início do mês subsequente será enviado um relatório para a Superintendência de Orçamento e Gestão de Recursos (SOR) que fará o débito na UGR na unidade (a transferência do recurso será autorizada pelo gestor no início de uso do serviço).