A falta de controle financeiro e planejamento é o principal motivo de muitas empresas fecharem as portas antes mesmo de alcançarem os primeiros anos de funcionamento.
Dados do IBGE apontam que 6 em cada 10 negócios fecham as portas antes de completarem 5 anos, e o motivo, para muitos especialistas, está ligado às finanças.
A inexistência ou mesmo a insuficiência de um plano financeiro inviabiliza que muitas organizações possam dirigir, controlar e coordenar ações para a execução dos seus objetivos.
É importante destacar que planos financeiros de curto prazo custeiam os planos financeiros de longo prazo, ajudando a nortear as melhores alternativas de crescimento, a priorizar objetivos e a dar uma direção mais assertiva para a empresa.
Gestores que utilizam o planejamento financeiro de longo prazo como guia na reparação dos planos operacionais podem realizar um planejamento de caixa, de lucros ou mesmo previsão de vendas para um período de 2 a 10 anos, o que significa prever o mercado e estabelecer estratégias que possam barrar obstáculos que impedem o crescimento.
Entre os elementos decisivos para o funcionamento de pequenas e médias empresas, se destacam o controle financeiro e o planejamento, ambos ferramentas indispensáveis para organizar, controlar e conduzir um negócio. Mas qual a importância de tê-las na rotina da empresa?
O que é controle financeiro, afinal de contas?
O controle financeiro é, basicamente, um conjunto de ações utilizadas para verificar se o que foi estabelecido no planejamento está sendo executado e quais as medidas necessárias para corrigir possíveis falhas e erros.
Em geral, as empresas procuram implementar processos simples de controle financeiro antes mesmo de terem boas estruturas de planejamento e orçamento, funcionando basicamente como um período de “teste”.
Gestores que utilizam relatórios financeiros gerados a partir de informações patrimoniais e da situação do fluxo de caixa podem avaliar a real condição financeira da empresa e saber, com exatidão, o momento de realizar ou não investimentos para suprimir deficiências de caixa, capital de giro e outros problemas que venham a comprometer as atividades operacionais.
Entre os principais métodos de Controle Financeiro, se destacam:
- Fluxo de caixa;
- Gestão orçamentária;
- Análise do ponto de Equilíbrio e Lucratividade;
- Demonstrativo do Resultado do Exercício;
- Balanço Patrimonial;
- Gestão de custos.
Planejar significa prever as ações a serem executadas, além de estimar recursos e definir estratégias para que os objetivos sejam cumpridos.
O grande erro de muitos gestores é não manter um controle de todas as suas movimentações financeiras, seja a capacidade de pagamento, os compromissos financeiros, as projeções de compras e vendas, os gastos e custos na execução das operações, capital de giro, recursos disponíveis e tantas outras informações. Sem esse controle, é inviável reduzir custos sem perder a eficiência, impossibilitando, assim, o aumento de lucro.
Qual a importância em unir o controle financeiro ao planejamento?
É por meio do controle financeiro que uma empresa se mantém ativa e operando no mercado de forma sustentável; afinal de contas, fica difícil executar qualquer tipo de operação com o caixa zerado ou mesmo sem um bom capital de giro.
O controle financeiro e o planejamento são ferramentas indissociáveis, ou seja, é preciso planejar as finanças e controlar cada passo da sua execução, de forma que se possa ter um controle pleno do capital empregado e, assim, poder analisar a saúde financeira real do negócio. Aqui vale a regra: não basta apenas registrar cada movimentação financeira da empresa, é preciso monitorar e acompanhar cada lançamento — e esta é uma das funções do controle financeiro.
Estamos falando, portanto, de um processo cíclico. Afinal, para realizar um bom planejamento, precisamos sempre nos apoiar em dados concretos, que serão utilizados para definir metas, objetivos e planos de ação. Todos esses dados são recolhidos durante a análise dos indicadores de desempenho, o que ocorre durante a fase de controle do negócio.
Quais os benefícios do controle financeiro?
Em primeiro lugar, é importante apontarmos os benefícios do controle financeiro. Assim, além de percebermos as vantagens de realizar esse tipo de operação, também conferimos cada um dos seus detalhes — como sua relação com a importante fase do planejamento.
Integração com os dados do negócio
O controle financeiro é o primeiro passo para fazer uma integração efetiva dos dados da empresa e evitar que o caos se instaure entre a gestão e os diferentes departamentos. Para isso, além de organizarmos todas as informações dos fluxos de caixa e da demonstração dos resultados do exercício (DRE), também devemos contar com o apoio da tecnologia, afinal, com ela, podemos fazer todo o processo mais rápido.
Agiliza a tomada de decisão
Outra grande vantagem de possuir um controle efetivo das finanças é que, com os dados organizados, podemos rapidamente consultá-los para tomar decisões em momentos oportunos. Isso evita a gestão reativa, que apenas apaga incêndios, dando lugar a uma gestão proativa.
Realiza feedbacks precisos
Por fim, outro grande benefício da atividade de controle é o fato de que o gestor pode realizar feedbacks precisos junto aos gerentes e demais colaboradores. Afinal, ele terá as informações de que precisa em tempo real, e poderá corrigir o rumo sempre que julgar necessário. Assim, os colaboradores se mantêm informados e a gestão mais atuante.
Quais os benefícios do planejamento?
O planejamento também pode trazer uma série de vantagens para a gestão da organização. Por sinal, muitos especialistas apontam a falta de planejamento como uma das principais causas de fechamento precoce das empresas nacionais — afinal, sem dados, muitos acabam conduzindo o negócio apenas com base na intuição.
Traçar um norte para a gestão
Fica muito mais fácil caminhar para o progresso quando sabemos exatamente onde pretendemos chegar. Com as informações colhidas em exercícios anteriores na atividade de controle, podemos saber exatamente o que esperar para os próximos períodos e seguir um caminho mais seguro.
Avaliar o ambiente interno e externo
Como vimos, a atividade de controle pode nos fornecer uma série de informações sobre o ambiente interno, o que é excelente para a tomada de decisão. No entanto, é no planejamento que também fazemos uma avaliação do ambiente externo. Índices econômicos, pesquisas de instituições renomadas, enfim, toda informação é bem-vinda para traçarmos os nossos planos internos.
Desenvolver métodos de controle
Por fim, lembra que mencionamos que a relação entre planejamento e monitoramento ocorre de maneira cíclica? Sim, afinal, é no planejamento que vamos definir os métodos de controle que serão utilizados para, posteriormente, adquirirmos informações para novos planejamentos. Além dos indicadores de desempenho, também devemos definir quais ferramentas serão utilizadas para o monitoramento.
Por que utilizar um software online?
Integrar a rotina financeira da empresa vai muito além de facilitar o dia a dia, uma vez que processos passam a ser automatizados e informatizados. Mas utilizar um software online para controlar as finanças auxilia o gestor a controlar de forma mais eficiente o seu fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além da possibilidade de emitir relatórios e gráficos gerenciais.
Um sistema de controle financeiro vai ao encontro das necessidades da empresa em manter as informações disponíveis e atualizadas em tempo real, possibilitando uma visão ampla do que está sendo executado, dos recursos aplicados e dos ganhos e de como melhorar o desempenho e alcançar melhores resultados. Certamente, é um recurso que não pode ficar de fora de nenhuma empresa que espera o sucesso no mercado.
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(Fonte: https://www.flua.com.br/blog/controle-financeiro-e-planejamento-por-que-sao-importantes/)