O Decreto nº 8.539, de 8/10/2015 dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal tendo como objetivos (art. 3º):
I – assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II – promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III – ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
IV – facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
O SEI (SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO) é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos que permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos e
processos dentro do próprio sistema. Foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e cedido gratuitamente para utilização no Ministério da Economia por meio de Acordo de Cooperação Técnica.
CARTILHA DO USUÁRIO Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
A seguir saiba como realizar as operações básicas principais no SEI:
- INICIAR/ABRIR PROCESSO: um processo é o meio pelo qual se tramitam as informações entre as unidades administrativas e acadêmicas dentro da UFPEL. É dentro do processo que se anexa as documentações necessárias para realizar determinado procedimento.
Por exemplo: enviar comunicados por meio de memorandos; solicitar férias, afastamentos, licenças, entre muitos outros.
Os processos estão sempre em posse da unidade, e não do usuário. Todos os docentes e técnicos da Unidade possuem acesso ao SEI do CA, onde poderão criar e tramitar seus processos. Coordenadores e técnicos específicos também possuem acesso ao SEI dos seus respectivos colegiados/e/ou setores.
- INCLUIR DOCUMENTO: todo documento deve estar contido em um processo gerado previamente. Os documentos podem ser interno, àqueles que ja existem dentro do sistema, como despachos, memorandos, formulários, atas, etc; ou externos, àqueles que estão salvos no computador e precisamos inserí-los. Neste caso, o formato aceito é PDF com limite de tamanho de arquivo de até 300mb.
Assista o vídeo para INCLUIR UM DOCUMENTO NUM PROCESSO
- ASSINAR UM DOCUMENTO: só é possível assinar documentos internos, ou seja, àqueles que são inseridos do banco de dados do sistema. Um documento assinado é identificado pela presença do ícone com desenho de uma caneta do lado. Essa caneta se apresenta na cor “amarela” se o processo no qual o documento esta inserido não tramitou, ou seja, não saiu da Unidade de origem e na cor “preta” quando já houve tramitações e/ou ciências após assinatura de um documento.
- EXCLUIR DOCUMENTO OU EXCLUIR PROCESSO: só é permitido a exclusão de documentos que não tenham sido assinados ou que assinados estejam com a caneta amarela e só é possível excluir um processo que não possua nenhum documento assinado dentro dele.
- CORRIGIR UM DOCUMENTO ASSINADO: é possível corrigir um documento assinado, desde que o símbolo da caneta esteja na cor amarela, ou seja, não tenha ocorrido tramitação do processo com outro setor.
*INCLUIR TERMO DE CANCELAMENTO DE DOCUMENTO: para documentos assinados cujo símbolo da caneta esteja na cor preta a correção ou a exclusão do mesmo não é permitida. Nesse caso, a opção que o sistema oferece é incluir no processo um documento interno, denominado termo de cancelamento, o qual deve ser preenchido com os dados do processo e do documento que se deseja formalizar o cancelamento.
Assista o vídeo para ver como fazer esses procedimentos
- REGISTRAR CIÊNCIA EM UM DOCUMENTO: A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário registrando que o mesmo está ciente do conteúdo e possíveis encaminhamentos orientados no documento.
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- ENVIAR UM PROCESSO: em construção
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- COLOCAR UM PROCESSO EM ACOMPANHAMETO ESPECIAL: em construção
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- COLOCAR UM DOCUMENTO PARA ASSINATURA EM BLOCO: em construção
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- CONCLUIR UM PROCESSO: em construção
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- REABRIR UM PROCESSO: em construção
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