ATENÇÃO:

Aqui encontram-se os modelos de documentos e as informações para abertura e tramitação de processos para votações eletrônicas, apenas como consulta. Todos os processos devem ser abertos e instruídos diretamente no SEI.

BASE DE CONHECIMENTO 

VOTAÇÃO ELETRÔNICA VIA SISTEMA HELIOS VOTING 

(ADMINISTRAÇÃO CENTRAL)

QUE ATIVIDADE É?

Consulta à comunidade acadêmica para escolha dos seus dirigentes ou representantes de categoria através do Sistema Helios Voting.

A eleição de forma eletrônica utiliza o e-mail institucional (@ufpel.edu.br) – necessário para os servidores da instituição por conta da garantia de entrega do e-mail com link para acesso à cabine de votação.

Para os Discentes será utilizado o e-mail principal cadastrado no COBALTO, no qual o próprio usuário possui a possibilidade de alteração. É de responsabilidade da Comissão Eleitoral orientar os votantes envolvidos no pleito.

QUEM FAZ?

A Coordenação para o Desenvolvimento Institucional Participativo (CDIP)/PROPLAN.

COMO SE FAZ? POSSUI FLUXO JÁ MAPEADO?

Noventa dias antes da votação deverá ser aberto processo do tipo “Organização e Funcionamento: Processo Eleitoral (Sistema Helios Voting)”. 

Enviar convocação para a reunião que irá escolher a Comissão Organizadora das Eleições por e-mail ou através do documento “Convocação”, disponível no SEI. Após realizar reunião colegiada da(s) Pró(s) Reitoria(s) ou unidades administrativas envolvidas para instituir a Comissão Organizadora das Eleições, incluir a ata desta reunião no processo. A Unidade – ou Gabinete da Reitoria, quando for o caso – deverá homologar e emitir portaria constando a composição da COE (Comissão Organizadora das Eleições) e quais as suas atribuições. 

Caso nenhum membro da COE possua acesso ao SEI, todos documentos de sua responsabilidade devem ser encaminhados à CDIP e esta anexará ao processo no SEI.

A COE deverá consultar a agenda compartilhada para eleições, verificando se as datas escolhidas estão disponíveis.

Até 45 dias antes do início da eleição deverá incluir no processo o documento “PROPLAN Solicitação de Eleições CDIP” e encaminhar para a CDIP. A CDIP inclui a eleição na agenda na data escolhida. Após, a CDIP adiciona ao processo o cronograma para geração e divulgação das listas de eleitores. Caberá a COE elaborar o edital, utilizando o documento “Edital para Votação Eletrônica CDIP”.

A COE enviará o processo para análise da CDIP. A Comissão deverá realizar alterações, se indicado pela CDIP e publicizar o edital (site da unidade acadêmica, mídias, etc.). As inscrições serão apresentadas através do formulário “Ficha de Inscrição Candidato – Processo Eleitoral”, de acordo com orientações do Edital. A COE deverá receber e homologar as inscrições de acordo com os critérios do Edital para votação eletrônica, publicizando os candidatos homologados através do formulário “Ata – Homologação de Inscrições”. O candidato que desejar apresentar recurso deverá preencher o documento “Recurso – Não Homologação de Inscrições”, que será apreciado pela COE. A Comissão incluirá o documento “Apreciação de Recurso – Inscrições”. Observar: se houver envolvimento de discentes nas inscrições para candidaturas, esta etapa deverá ser feita por meio de ferramenta que todos os envolvidos possam acessar. Após publicará o resultado dos homologados. Após a homologação, a COE deverá incluir o documento “Formulário para Elaboração de Cédula Eleitoral”. 

A CDIP irá gerar a lista dos eleitores conforme cronograma geral de trabalho para o processo de votação, tendo por base as informações contidas na solicitação de abertura de eleições. A CDIP irá anexar ao processo principal os nomes dos eleitores junto ao documento “PROPLAN Envio das listas de eleitores – nomes” e em processo relacionado restrito os nomes e e-mails dos eleitores junto ao documento “PROPLAN Envio das listas de eleitores – emails” e após enviar para a COE. A Comissão deverá conferir as listas com as informações internas da unidade e publicar para comunidade acadêmica. No caso de haver necessidade de alteração na listagem dos votantes, a COE notificará, dentro do prazo estabelecido, a CDIP via SEI através do formulário “Planilha de Alteração-Eleitores Processo Eleitoral”, por meio de processo restrito e relacionado ao processo original. A CDIP atualizará a base de dados de votantes, se necessário. Criará a eleição no sistema Helios Voting, carregará a base de dados, abrirá a eleição e enviará de e-mail para os eleitores no prazo de, no mínimo, 1 dia útil antes do previsto para início da votação.

Será enviado aos eleitores através do e-mail institucional (para servidores) ou no cadastrado como principal no COBALTO (para discentes), o link da eleição, ID de eleitor e a senha, assim como as informações de data e horário de abertura e encerramento da eleição. Em caso de dúvida de como votar, o eleitor deverá acessar o tutorial para votação, disponível em: https://votacao.ufpel.edu.br/ajuda/como-votar.html. Após votar, o eleitor receberá e-mail enviado pelo sistema confirmando seu voto. Prorrogação do período de votação: A COE terá até 4h antes do término da eleição para pedir prorrogação, se assim desejar. O pedido de prorrogação deve ser feito à CDIP por memorando adicionado ao processo, constando a nova data e horário para o encerramento da eleição, bem como a justificativa da prorrogação. Ao término do período e no horário estabelecido, o sistema Helios Voting encerrará a eleição automaticamente. A apuração dos votos é responsabilidade do administrador do sistema Helios Voting (por meio exclusivo da plataforma Webconf) realizada em sessão gravada e disponibilizada à Comissão. Caso a COE tenha interesse em fazer transmissão ao vivo para outras plataformas online, terá inteira responsabilidade e autonomia para a criação de link e demais expedientes relacionados. Porém, independente da transmissão, a apuração sempre será realizada pela Webconf.

Após, será enviado o resultado para a Comissão Eleitoral para aplicação da ponderação dos votos e emissão do documento “Ata – Apuração dos Votos (Votação Eletrônica)”. A apresentação de recurso deverá ser feita através do documento “Recurso – Apuração dos Votos”, dentro do prazo previsto no Edital. A COE apreciará o recurso, incluirá seu parecer através do documento “Apreciação de Recurso – Apuração dos Votos”, emitirá a “Ata – Resultado Final das Eleições” e enviará para homologação e publicização do resultado pela Unidade. A Unidade deverá enviar o processo ao Gabinete da Reitoria para emissão de portaria, quando for o caso. Após a emissão, o processo retornará para a Unidade que deverá dar ciência, concluindo o processo. Todo o processo de votação, no que diz respeito ao sistema de votação online (desde a expedição das listagens até a apuração dos votos) contará com apoio e suporte da Coordenação para o Desenvolvimento Institucional Participativo da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (CDIP/PROPLAN).