ATENÇÃO:
Aqui encontram-se os modelos de documentos e as informações para abertura e tramitação de processos para votações eletrônicas, apenas como consulta. Todos os processos devem ser abertos e instruídos diretamente no SEI.
BASE DE CONHECIMENTO
VOTAÇÃO ELETRÔNICA VIA SISTEMA HELIOS VOTING
(OUTROS CARGOS NA UNIDADE ACADÊMICA)
QUE ATIVIDADE É?
Consulta à comunidade acadêmica para escolha dos seus dirigentes ou representantes de categoria através do Sistema Helios Voting.
A eleição de forma eletrônica utiliza o e-mail institucional (@ufpel.edu.br) para os servidores para a entrega do e-mail com link para o acesso à cabine de votação na caixa de entrada.
Para os Discentes será utilizado o e-mail principal cadastrado no COBALTO, no qual o próprio usuário possui a possibilidade de alteração. É de responsabilidade da Comissão Eleitoral orientar os votantes envolvidos no pleito.
QUEM FAZ?
A Chefia de Núcleo Administrativo da unidade acadêmica em colaboração com a Comissão Organizadora das Eleições.
COMO SE FAZ? POSSUI FLUXO JÁ MAPEADO?
Noventa dias antes do término do mandato deverá ser aberto processo do tipo “Organização e Funcionamento: Processo Eleitoral (Sistema Helios Voting)”.
Enviar convocação para a reunião que irá escolher a Comissão Organizadora das Eleições por e-mail ou através do documento “Convocação”, disponível no SEI. Após realizar reunião colegiada para instituir a Comissão Organizadora das Eleições, incluir a ata desta reunião no processo. A Unidade deverá homologar e emitir portaria constando a composição da COE (Comissão Organizadora das Eleições) e quais as suas atribuições.
Caso nenhum membro da COE possua acesso ao SEI, todos documentos de sua responsabilidade devem ser encaminhados ao Chefe do núcleo administrativo e este anexará ao processo no SEI.
Caso a chefia do Núcleo Administrativo não possua liberação de acesso aos sistemas Helios Voting e Cobalto, deverá preencher e enviar à CDIP o documento “Termo de Responsabilidade (Helios Voting/Cobalto)”. A CDIP encaminhará à SGTIC e após a confirmação da liberação do acesso, informará à chefia.
A COE deverá consultar a agenda compartilhada para eleições, verificando se as datas escolhidas estão disponíveis e comunicar a CDIP. A CDIP inclui a eleição na agenda na data escolhida.
Até 45 dias antes do início da eleição deverá incluir no processo o documento “PROPLAN Solicitação de Eleições CNA”. Caberá a COE elaborar o edital, utilizando o documento “Edital para Votação Eletrônica CNA”.
A COE enviará o processo para análise da chefia do Núcleo Administrativo. A Comissão deverá realizar alterações, se indicado pela chefia do Núcleo Administrativo e publicizar o edital (site da unidade acadêmica, mídias, etc.). As inscrições serão apresentadas através do formulário “Ficha de Inscrição Candidato – Processo Eleitoral”, de acordo com orientações do Edital. A COE deverá receber e homologar as inscrições de acordo com os critérios do Edital para votação eletrônica, publicizando os candidatos homologados através do formulário “Ata – Homologação de Inscrições”. O candidato que desejar apresentar recurso deverá preencher o documento “Recurso – Não Homologação de Inscrições”, que será apreciado pela COE. A Comissão incluirá o documento “Apreciação de Recurso – Inscrições”. Após publicará o resultado dos homologados. Após a homologação, a COE deverá incluir o documento “Formulário para Elaboração de Cédula Eleitoral”, encaminhando o processo ao chefe do Núcleo Administrativo.
A Chefia de Núcleo Administrativo irá gerar a lista dos eleitores 8 dias úteis antes das eleições tendo por base as informações contidas na solicitação de abertura de eleições. A Chefia de Núcleo Administrativo irá anexar ao processo principal os nomes dos eleitores junto ao documento “PROPLAN Envio das listas de eleitores – nomes” e em processo relacionado restrito os nomes e e-mails dos eleitores junto ao documento “PROPLAN Envio das listas de eleitores – emails” e após enviar para a COE. A Comissão deverá conferir as listas com as informações internas da unidade e publicar para comunidade acadêmica. No caso de haver necessidade de alteração na listagem dos votantes, a COE notificará, em até 3 dias úteis antes do início das eleições, a Chefia de Núcleo Administrativo, via SEI através do formulário “Planilha de Alteração-Eleitores Processo Eleitoral”, por meio de processo com nível de acesso restrito e também deve ser relacionado ao processo original. A chefia do Núcleo Administrativo atualizará a base de dados de votantes, se necessário. Criará a eleição no sistema Helios Voting, carregará a base de dados, abrirá a eleição e liberará o envio de e-mail para os eleitores no prazo de, no mínimo, 1 dia útil antes do previsto para início da votação.
Será enviado aos eleitores através do e-mail institucional (para servidores) ou no cadastrado como principal no COBALTO (para discentes), o link da eleição, ID de eleitor e a senha, assim como as informações de data e horário de abertura e encerramento da eleição. Em caso de dúvida de como votar, o eleitor deverá acessar o tutorial para votação, disponível em:https://votacao.ufpel.edu.br/ajuda/como-votar.html. Após votar, o eleitor receberá e-mail enviado pelo sistema confirmando seu voto. Prorrogação do período de votação: A COE terá até 4h antes do término da eleição para pedir prorrogação, se assim desejar. O pedido de prorrogação deve ser feito ao chefe do Núcleo Administrativo por memorando adicionado ao processo, constando a nova data e horário para o encerramento da eleição, bem como a justificativa da prorrogação. Ao término do período e no horário estabelecido, o sistema Helios Voting encerrará a eleição automaticamente. A apuração dos votos é responsabilidade do administrador do sistema Helios Voting (por meio exclusivo da plataforma Webconf) realizada em sessão gravada e disponibilizada à Comissão. Caso a COE tenha interesse em fazer transmissão ao vivo para outras plataformas online, terá inteira responsabilidade e autonomia para a criação de link e demais expedientes relacionados. Porém, independente da transmissão, a apuração sempre será realizada pela Webconf.
Após, será enviado o resultado para a Comissão Eleitoral para aplicação da ponderação dos votos e emissão do documento “Ata – Apuração dos Votos (Votação Eletrônica)”. A apresentação de recurso deverá ser feita através do documento “Recurso – Apuração dos Votos”, dentro do prazo previsto no Edital. A COE apreciará o recurso, incluirá seu parecer através do documento “Apreciação de Recurso – Apuração dos Votos”, emitirá a “Ata – Resultado Final das Eleições” e enviará para homologação e publicização do resultado pela Unidade. A Unidade deverá enviar o processo ao Gabinete da Reitoria para emissão de portaria, quando for o caso. Após, o processo retornará para a Unidade que deverá dar ciência e concluí-lo. Todo o processo de votação, no que diz respeito ao sistema de votação online (desde a expedição das listagens até a apuração dos votos) contará com apoio e suporte da Coordenação para o Desenvolvimento Institucional Participativo da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento (CDIP/PROPLAN).