O fluxo de trabalho da Gráfica está estruturado em etapas sequenciais, com controle interno de produção, registro documental e acompanhamento administrativo, garantindo rastreabilidade, qualidade e cumprimento de prazos.
1. Orçamento e Abertura do Serviço
● O pedido de orçamento deve ser encaminhado exclusivamente por e-mail institucional ou via sistema de ticket.
● Não são aceitos pedidos encaminhados por meio do SEI.
● O solicitante deve informar no pedido:
○ Quantidade desejada;
○ Especificações técnicas (formato, papel, cores, tipo de acabamento);
○ Prazo pretendido.
O orçamento é elaborado considerando as informações enviadas e já contempla:
● Prazo estimado de produção;
● Quantidade solicitada;
● Custos detalhados.
A responsável técnica analisa a viabilidade de execução dentro do prazo informado, a capacidade produtiva do setor e a adequação técnica do arquivo. Sempre que necessário, são solicitadas correções ou ajustes no material enviado (formato, margens, sangria, resolução de imagens, padrão de cores etc.).
Após a confirmação do orçamento e o envio do arquivo final fechado e aprovado:
● É emitida uma Guia de Serviço interna, numerada, para controle do fluxo produtivo.
● O guia acompanha o material em todas as etapas (pré-impressão, impressão e acabamento).
● A cada etapa, o servidor responsável registra a execução e assina o documento.
● Após a retirada do material, a guia é assinada pelo responsável e posteriormente digitalizada e arquivada na pasta do pedido, garantindo rastreabilidade.
Após a aprovação formal do orçamento:
● É iniciado processo no SEI para pagamento antecipado de 50% do valor total, condição necessária para o início da produção.
2. Preparação do Material para Impressão (Pré-impressão)
Nesta fase são realizados procedimentos técnicos fundamentais para assegurar qualidade e otimização de recursos:
● Conferência técnica do arquivo (dimensões, margens de segurança, sangria, perfil de cor, resolução de imagens);
● Análise da melhor composição de página (imposição) para melhor aproveitamento do papel e redução de desperdício;
● Adequação da mancha gráfica conforme o tipo de equipamento;
● Teste de impressão (prova) para verificação de cores, margens e posicionamento.
A aprovação da prova pelo solicitante é obrigatória antes do início da tiragem definitiva. Somente após essa validação formal a impressão é autorizada.
3. Impressão
Após aprovação:
● O papel é cortado conforme as especificações do serviço, buscando o melhor aproveitamento da folha e da mancha gráfica;
● Configuração dos equipamentos conforme o tipo de trabalho (preto e branco ou colorido);
● Realização da impressão;
● Monitoramento de qualidade durante o processo para evitar falhas, desalinhamentos ou variações de tonalidade.
4. Acabamento
Concluída a impressão, os materiais seguem para a fase de acabamento, que pode incluir:
● Corte final;
● Dobra;
● Refile;
● Grampeamento;
● Encadernação em espiral;
● Outros tipos de finalização conforme solicitado.
Nesta etapa é realizada nova conferência quantitativa e qualitativa.
5. Preparação para Entrega
● Embalagem adequada dos materiais para garantir integridade no transporte;
● Organização por lote ou pedido;
● Conferência final do quantitativo produzido.
Após a embalagem, a equipe comunica a responsável pelo setor, que entra em contato com o solicitante para agendar a retirada presencial na gráfica.
Após a retirada:
● É solicitado, no mesmo processo administrativo, o pagamento dos 50% restantes do valor do serviço.