Como aplicar o Business Intelligence?
Na seção anterior entendemos o que é o BI, agora chegou a hora de ver na prática como aplicar esta técnica na UFPel. Precisamos ter em mente que existem três pontos básicos para criar uma estratégia de Inteligência de Negócios, são essas: a confiabilidade e qualidade dos dados, visão clara dos objetivos que queremos alcançar e por fim o aperfeiçoamento constante para manter os dados de acordo com os interesses da instituição.
Dados confiáveis e de qualidade
Para ser bem-sucedido com essa estratégia, é necessário estar muito atento à qualidade das informações utilizadas nos processos de Inteligência de Negócios. Na UFPel verifique com o pessoal da PROGIC a possibilidade de se obter dados diretamente da base de dados do Cobalto, desta forma, você terá dados consolidados e atualizados panorâmicos da UFPel. Em breve no portal de indicadores que fará parte do acesso livre do Cobalto teremos algumas novidades a este respeito, mas em geral, obter dados diretamente da base de dados é a forma mais confiável de se obter indicadores e informações administrativas da universidade que dispomos no momento.
Mas como dito antes, não adianta os dados estarem lá, é necessário uma completa interpretação e acessibilidade dessas informações para que eles sejam transformados em informação de inteligência, por isso, vale apena investir um bom tempo entendendo os dados, entendendo de onde eles vem, como são tratados, quem alimenta essas informações, verificar a integridade dessas informações. Por exemplo, dados muito antigos não foram ainda digitalizados e portanto indicadores antigos não possuem integridade suficiente na informação para a tomada de decisões, na maioria das vezes os alunos mais antigos só aparecem no sistema quando vão atrás de uma segunda via do diploma. Portanto, entender os dados que estão no sistema são essenciais para não se cometer erros nessa fase.
Visão clara dos objetivos
Os analistas responsáveis pela estratégia de Inteligência de Negócios na empresa devem ter uma visão clara dos objetivos para que a análise seja bem executada. Saber quais são as metas do negócio, seus pontos fortes e fracos e suas necessidades é o ponto fundamental de todo processo de BI. Portanto, quanto mais clara for a definição do que se pretende fazer ou atingir com os dados, maiores são as chances de obtermos resultados satisfatórios nas tomadas de decisões baseado nas evidências produzidas pelo BI.
A estratégia tando bem definida é possível iniciar a coletar de dados, seja na internet, através da análise de e-mails, da obtenção de informações nos bancos de dados da UFPel, nos dados do Governo Federal, entre muitas outras fontes, muitas vezes de livre acesso, como pesquisas de órgãos governamentais, sindicatos, ONGs e diversas outras onde se precisa solicitar acesso como os dados internos produzidos na universidade.
Mudanças de acordo com a meta do negócio
Ao longo das etapas anteriores nos processos de construção do nosso projeto de Inteligência de Negócios é muito comum nos depararmos com mudanças que ocorrem tanto nos dados que estamos trabalhando, quanto nos objetivos que queremos atingir. Normalmente nossos objetivos estão baseados nos dados que temos a nossa disposição e portanto normalmente isso está em constante transformação no Cobalto. Imagine que você trabalhou com os dados dos formandos da universidade, montou as tabelas com os dados que se precisava para a finalidade de verificar a evasão. À princípio se trabalhou apenas com os dados da graduação principalmente pelo fato dos dados da pós graduação ainda não estarem consolidados no sistema e portanto todos os cálculos e projeções estão sobre esses dados. De repente por obrigação legal precisamos trabalhar em cima dos dados também da pós graduação e isso nos fará voltar a etapa inicial de obtenção de dados.
Ou então, estamos fazendo um relatório para verificação de sobrecarga de ensino nos cursos de licenciatura, pois temos previsão de obter novos professores para essa área, no entanto, acabamos conseguindo vagas para áreas do bacharelado, então, tendo isso em vista, faríamos um trabalho novo, no entanto, no BI normalmente prevemos esse tipo de questão e o ideal é tornar nossa base de consulta ampla o suficiente para conseguir fazer estes ajustes sem a necessidade de voltar ao código ou dados brutos.