Lembram da Validação de Dados? Trata-se da maneira mais eficaz de reduzir erros nos dados em tabelas, então vamos voltar a este assunto, mas agora abordar pelo lado de restrição de dados em si.

Restrinja a entrada de dados com listas

Reduza a chance de erros de entrada de dados limitando as opções no Planilhas. Por exemplo, se houver uma coluna de status, insira opções, como “Concluído”, “Em andamento” e “Não iniciado”. Quando você especifica as opções, elas aparecem em uma lista suspensa em cada célula da coluna. Não deixe de estruturar uma coluna que você já espera determinados resultados, pois se você não fizer isso antes da entrada de dados corre um sério risco de ter que ler todas as linhas para ver se o dado foi preenchido corretamente, pense nisso em uma tabela com 30 linhas, agora pense nessa informação com uma planilha com 300 mil linhas, então, principalmente se você for importar dados de terceiros, restrinja os dados com listas sempre que puder. Como já vimos como fazer isso, segue abaixo um passo à passo para esta operação:

1. No Planilhas, abra uma planilha.
2. Selecione a coluna onde você quer adicionar as opções.
3. Clique em Dados > Validação de dados.
4. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
5. Digite as opções válidas separadas por vírgulas.
6. Confirme que a caixa Mostrar lista suspensa na célula está marcada.
7. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
8. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um valor válido (“Concluída”, “Em andamento”, “Não iniciada”).
9. Clique em Salvar.
10. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula abaixo da coluna.

Valide os endereços de e-mail

Muitas vezes ao explorar uma planilha precisamos explorar seus dados de forma individual, às vezes utilizamos listas com dados como email para criar uma lista de contatos para mala direta ou para saber que informações encaminhar a estas pessoas, dados que envolvem endereços de e-mail sempre são difíceis de padronizar, ou até mesmo garantir que a pessoa não tenha digitado apenas o login ou que tenha faltado a arroba, desta forma, reduza os erros de entrada validando o formato de e-mail no Planilhas.

1. No Planilhas, abra uma planilha.
2. Selecione a coluna que conterá os endereços de e-mail.
3. Clique em DadosValidação de dados.
4. Ao lado de “Critérios”, selecione Textocontém.
5. Na caixa de texto ao lado de contém, digite @.
6. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
7. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um endereço de e-mail válido, como xxx@xxx.xxx.
8. Clique em Salvar.

Combine os dados de várias planilhas em uma só

Um erro muito comum que observamos em planilhas quando temos muita informação é das pessoas quererem separar os seus dados brutos, ao fazer essa separação na maioria das vezes se perde a informação de associação entre os dados, então evite ao máximo fazer isso, crie uma pasta para os dados brutos e trabalhe com visualização de dados, restrinja estes dados brutos quanto a mudanças para você não cometer um erro e por descuido manusear a tabela com dados brutos. Crie tabelas dinâmicas, utilize bem os filtros para fazer suas tabelas de consulta, mas, não remova os dados brutos. Caso você esteja pegando uma tabela em que este processo já foi feito você pode tentar recuperar com a função IMPORTRANGE. Portanto, se houver dados em planilhas separadas, é possível copiar um intervalo de dados de uma planilha para outra. Digamos que você acompanhe os dados de vendas trimestrais de um produto em uma planilha diferente para cada região. Para combinar todas as vendas, copie os dados da planilha de cada região em uma única planilha no Planilhas.

1. No Planilhas, abra uma planilha.
2. Em uma célula vazia, digite =IMPORTRANGE.
3. Dentro dos parênteses, adicione as seguintes especificações entre aspas e separadas por uma vírgula:
   1. O URL da planilha no Planilhas
   2. O nome da página (opcional) e o intervalo de células para importação
4. Pressione Enter.
5. Clique em Permitir acesso para conectar as duas planilhas.

Exemplo: