Esta aula será um pouco diferente das observadas até então, não se trata de aprender técnicas novas e sim tentar rever os conceitos que trazemos como herança de planilhas convencionais para as Planilhas do Google. Por se tratar de uma ferramenta semelhante, muitas vezes não nos damos conta da implicação de nossas mudanças nas Planilhas do Google, pois o mesmo não ocorria com as planilhas do Excel por exemplo, então precisamos parar um pouco e entender uma das principais diferenças entre estas, o poder de compartilhamento a poucos cliques e em tantos formatos diferentes.
Quando compartilhar
O compartilhamento de arquivos é um ótimo recurso, mas é preciso muito cuidado ao usar, a questão principal que devemos fazer ao criar um compartilhamento deve ser: O que eu devo compartilhar? No dia-a-dia acabamos não tendo este cuidado e normalmente acabamos compartilhando toda a planilha\documento com outras pessoas, mas devemos lembrar que quando bem feita, uma planilha permanece por muito tempo atualizada, e as informações contidas nela nem sempre são públicas, sendo assim, as pessoas a qual compartilhamos hoje as informações não necessariamente estarão no mesmo setor, na mesma empresa, no mesmo cargo de quando compartilhamos com esta determinada informação.
Para resolver esta primeira questão, compartilhe sempre o mínimo necessário de suas tabelas, se no mesmo arquivo contém dez relatórios, mas o usuário a qual você está compartilhando só precisa visualizar uma, então compartilhe apenas este relatório. Outra solução interessante é sempre compartilhar os documentos com contas de emails institucionais do setor a qual você deseja compartilhar, desta forma, em uma mudança de gestão fica muito mais simples do novo gestor obter acesso aos documentos e você não precisará ficar criando novos usuários na planilha e adicionando novas permissões ou bloqueios.
O quê compartilhar?
A resposta nem sempre é tão rápida, muitas vezes o acesso que damos aos usuários de nossas planilhas não é suficiente, outras vezes acabamos cedendo permissões demais e atrapalham o fluxo ou a programação que fazemos nestas planilhas, então, o questionamento, o que compartilhar? Deve orientar o nosso compartilhamento de arquivos nas Planilhas do Google.
Vamos tentar entender este questionamento com perguntas mais simples. O usuário vai precisar editar algum campo? Se a resposta for sim, permita alteração nestes campos, mas não esqueça de proteger as fórmulas, só permita aos usuários das planilhas editar campos específicos, normalmente entrada de dados brutos ou preenchimento de formulários que acabarão gerando dados brutos. Se a resposta for não, então não conceda o poder de edição da tabela ao usuário, se ele precisar de uma visão específica, o acesso apenas a leitura já deve ser o suficiente, caso contrário, faça uma visão que atenda as necessidades dele e compartilhe esta ao invés da tabela principal.
Uma outra questão relevante para descobrir o que compartilhar é se colocar no lugar do outro, ou seja, ter empatia pelo outro usuário. O que o usuário a qual estamos compartilhando busca em nossos dados, questione este, normalmente os usuários só irão necessitar de acesso a leitura, mas muitas vezes acabam criando soluções próprias para os nossos dados e que já foram resolvidas em nossas planilhas, então, converse com o outro usuário, mostre o que você já fez e tente descobrir qual a real necessidade do outro usuário.
Como Compartilhar
Como visto na Aula 1 e que será aprofundado nas próximas seções, existem diversas formas de se compartilhar um arquivo construído nas Planilhas do Google, muitas vezes precisamos nos adaptar ao usuário, construindo dados com uma determinada sequência de colunas específicas para serem inseridas em um determinado programa. Outras vezes necessitamos que os dados tenham um determinado prazo ou data final em que serão inseridas informações. Então entra a principal questão, como compartilhar?
Os compartilhamentos de arquivos offlines são ideais quando temos uma informação fechada, ou seja, os dados são estes e não serão alterados, é um ótimo formato para se montar apresentações de dados, tais como o UFPel em Números. Onde os dados são finalizados e não corremos o risco de por algum motivo serem alterados e perdermos as informações que o usuário desejava.
Os compartilhamentos por links, normalmente são indicados quando precisamos divulgar uma determinada informação, que ainda não foi acabada\finalizada e precisamos que estas pessoas que receberão a informação, tenham esta sempre atualizada. Indicado para visualização, principalmente de tabelas e gráficos em websites, em postagens em redes sociais, em grupos de sistema de mensagem eletrônica, em emails.
Devemos compartilhar a planilha em si, quando necessitamos de interação com outros usuários, esta interação poderá ser através de comentários na planilha, correções de determinadas fórmulas, criação de determinados gráficos, inserção de dados brutos, criação de tabelas dinâmicas, criação de formulários à partir da Planilha do Google entre outros.
Então, antes de compartilhar um determinado arquivo, pense nestas três questões, te ajudarão a organizar melhor as informações e a compartilhar de forma mais segura e simples com usuários ou outros setores.