{"id":654,"date":"2017-11-22T12:54:36","date_gmt":"2017-11-22T14:54:36","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.ufpel.edu.br\/sei\/?page_id=654"},"modified":"2017-11-27T13:20:59","modified_gmt":"2017-11-27T15:20:59","slug":"faq","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/wp.ufpel.edu.br\/sei\/?page_id=654","title":{"rendered":"FAQ"},"content":{"rendered":"

O que \u00e9 o SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O Sistema Eletr\u00f4nico de Informa\u00e7\u00f5es (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4\u00aa Regi\u00e3o (TRF4), \u00e9 um sistema de gest\u00e3o de processos e documentos arquiv\u00edsticos eletr\u00f4nicos, com interface amig\u00e1vel e pr\u00e1ticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais caracter\u00edsticas \u00e9 a liberta\u00e7\u00e3o do papel como suporte f\u00edsico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualiza\u00e7\u00e3o e comunica\u00e7\u00e3o de novos eventos em tempo real.<\/span><\/p>\n

Saiba mais sobre o SEI na aba Sobre<\/a>.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/strong><\/span><\/p>\n

O SEI \u00e9 acess\u00edvel pela Internet?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Sim. O SEI \u00e9 um sistema 100% web e pode ser acessado de qualquer lugar da Internet, n\u00e3o necessitando ser instalado no computador.<\/span><\/p>\n

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Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O SEI \u00e9 compat\u00edvel com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer\/Edge, por\u00e9m apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado). Caso voc\u00ea observe problemas no preenchimento de documentos, experimente utilizar o Firefox.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/strong><\/span><\/p>\n

Quanto custa o SEI para a UFPel?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta:<\/strong> O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4\u00aa Regi\u00e3o (TRF4) e \u00e9 considerado um software de governo. Nesse contexto, o SEI \u00e9 um sistema voltado para o setor p\u00fablico e \u00e9 cedido gratuitamente para as institui\u00e7\u00f5es p\u00fablicas, mediante acordo de coopera\u00e7\u00e3o com o TRF4.<\/span><\/p>\n

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Qual a diferen\u00e7a entre o SEI e outro sistema da universidade, como COBALTO, por exemplo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O SEI \u00e9 um sistema que automatiza somente a tramita\u00e7\u00e3o dos processos que antes eram em papel. Os sistemas da universidade automatizam o processo, ou seja, as etapas do processo (isto inclui c\u00e1lculos, valida\u00e7\u00f5es, fluxo (tr\u00e2mite) automatizado, etc).<\/span><\/p>\n

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Os sistemas j\u00e1 utilizados na UFPel ser\u00e3o substitu\u00eddos pelo SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta:<\/strong> N\u00e3o. O SEI substituir\u00e1 somente o Condoc e o Sistema de Controle de Processos, j\u00e1 que \u00e9 um sistema que trata apenas da tramita\u00e7\u00e3o de documentos. Os sistemas j\u00e1 utilizados por cada unidade dever\u00e3o continuar em utiliza\u00e7\u00e3o e, quando for necess\u00e1rio tramitar documentos produzidos por esses sistemas, esses documentos dever\u00e3o ser transformados em PDF para que possam compor processos no SEI. A partir desse momento, poder\u00e3o continuar seu tr\u00e2mite normal em meio eletr\u00f4nico.<\/span><\/p>\n

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O que aconteceu com o Condoc e o Sistema de Controle de Processos – SCP?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O Condoc e o SCP foram desativados para o registro de novos documentos e processos. Os sistemas ficar\u00e3o dispon\u00edveis apenas para consulta.<\/span><\/p>\n

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Quais tipos de processo s\u00e3o eletr\u00f4nicos?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta:<\/strong> Todos processos e documentos, criados a partir da entrada do SEI em produ\u00e7\u00e3o, devem ser iniciados e tramitados exclusivamente em meio eletr\u00f4nico. Al\u00e9m disso, todos os documentos ou processos em papel que precisarem ser tramitados ser\u00e3o analisados por uma Comiss\u00e3o que decidir\u00e1 se estes ser\u00e3o digitalizados para que passem a tramitar em meio eletr\u00f4nico.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/strong><\/span><\/p>\n

E os processos antigos? Como fica o SCP (Sistema de Controle de Processos)?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Os processos j\u00e1 encerrados n\u00e3o precisar\u00e3o ser inclu\u00eddos no SEI neste momento. Os processos que est\u00e3o em andamento em sua forma f\u00edsica (processo impresso, protocolado) poder\u00e3o continuar tramitando pelo SCP ou serem digitalizados para o SEI, conforme decis\u00e3o da Comiss\u00e3o. N\u00e3o ser\u00e1 poss\u00edvel protocolar novos processos<\/em> f\u00edsicos pelo SCP a partir da implanta\u00e7\u00e3o do SEI, no dia 01\/11\/2017, pois todos os processos ser\u00e3o gerados no SEI, de forma eletr\u00f4nica.<\/span><\/p>\n

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Por onde acesso o SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Clique nos links abaixo para acessar:<\/span><\/p>\n

Sistema Eletr\u00f4nico de Informa\u00e7\u00e3o<\/a>: Plataforma de gest\u00e3o de processos e documentos eletr\u00f4nicos. Acesso com credencial dos sistemas integrados da UFPel.<\/span><\/p>\n

Acompanhamento de tr\u00e2mite de processo (ainda n\u00e3o possu\u00edmos esse m\u00f3dulo): P\u00e1gina onde pode-se buscar o hist\u00f3rico de tramita\u00e7\u00e3o dos processos cadastrados no SEI.<\/span><\/p>\n

SEI: Acesso externo:<\/a> P\u00e1gina onde os usu\u00e1rios externos (estudantes e comunidade) acessam o SEI ou solicitam cadastro para acesso ao SEI.<\/span><\/p>\n

Ambiente de testes do SEI<\/a>: O ambiente de testes \u00e9 uma inst\u00e2ncia do SEI que est\u00e1 dispon\u00edvel para uso de todos a fim de fazer testes e treinamentos. Nenhuma informa\u00e7\u00e3o inserida neste ambiente ter\u00e1 validade legal.<\/span><\/p>\n

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Como fa\u00e7o para ter acesso ao SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Acesse: sei.ufpel.edu.br utilizando os navegadores Chrome ou Mozilla Firefox e na tela de login informe seu CPF e a senha do Cobalto.<\/span><\/p>\n

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Meu usu\u00e1rio de acesso ao SEI \u00e9 meu CPF, mas gostaria de alterar, \u00e9 poss\u00edvel?<\/strong><\/span>
\n Resposta:<\/strong> N\u00e3o. O acesso ao SEI \u00e9 mesmo utilizado para acesso no COBALTO<\/span><\/p>\n

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A quais unidades\/setores tenho acesso?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Todo servidor tem acesso ao setor de seu local de exerc\u00edcio cadastrado no RH.<\/span><\/p>\n

Cargos de chefia tem acesso aos setores adjacentes tamb\u00e9m.<\/span><\/p>\n

Caso sua permiss\u00e3o esteja errada, deve-se alter\u00e1-la no sistema Cobalto- SEI- Permiss\u00f5es. Esta atividade \u00e9 realizada pela ger\u00eancia administrativa da sua unidade.<\/span><\/p>\n

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Como troco a unidade que estou acessando?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Alguns usu\u00e1rios t\u00eam permiss\u00e3o de acesso em mais de uma unidade (chefias, por exemplo). Para trocar a unidade de acesso h\u00e1 uma caixa de sele\u00e7\u00e3o no canto superior direito do SEI. Nela aparecem todas a unidades que o usu\u00e1rio pode acessar. Para trocar, basta selecionar a unidade desejada.<\/span><\/p>\n

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O SEI possui automa\u00e7\u00e3o de fluxo de trabalho (workflow)?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta<\/strong>: N\u00e3o. Por\u00e9m, essa \u00e9 uma caracter\u00edstica bastante positiva do sistema, j\u00e1 que isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e institui\u00e7\u00f5es. O SEI proporciona a realiza\u00e7\u00e3o de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, j\u00e1 que n\u00e3o \u00e9 mais necess\u00e1rio que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redu\u00e7\u00e3o de prazos. Isso permite uma implanta\u00e7\u00e3o mais simples e r\u00e1pida do SEI nas institui\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

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N\u00e3o consigo abrir o SEI no meu computador. O que fa\u00e7o?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Tente acess\u00e1-lo por meio de outro navegador. Para acessar o SEI \u00e9 poss\u00edvel utilizar os principais navegadores de internet do mercado \u2013 Internet Explorer, Mozilla Firefox e Google Chrome. No entanto, recomenda-se a utiliza\u00e7\u00e3o do Firefox (4 ou superior). Tamb\u00e9m \u00e9 recomendado manter a vers\u00e3o do navegador atualizada.<\/span><\/p>\n

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Como fa\u00e7o um memorando no SEI?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O SEI possui um documento modelo de Memorando. Para utiliz\u00e1-lo deve-se inserir um documento no processo do tipo Memorando. Ap\u00f3s aparecer\u00e1 a tela \u201cgerar documento\u201d. Nela, deve-se inserir o n\u00famero do memorando no campo \u201cn\u00famero\u201d.<\/span><\/p>\n

O n\u00famero do memorando \u00e9 controlado pela unidade fora do SEI.<\/span><\/p>\n

No editor de documento \u00e9 necess\u00e1rio preencher unidade, destinat\u00e1rio, assunto e conte\u00fado. Assinar no final.<\/span><\/p>\n

Obs.: Para o exerc\u00edcio de 2018 n\u00e3o ser\u00e1 mais necess\u00e1rio infomar a numera\u00e7\u00e3o, o SEI gera de forma autom\u00e1tica a numera\u00e7\u00e3o por unidade.<\/span><\/p>\n

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Fiz um documento e o diretor da unidade tem que assinar. O que tenho que fazer?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Esta assinatura ocorre pela fun\u00e7\u00e3o \u201cBloco de Assinatura\u201d<\/strong>. Para tanto, \u00e9 necess\u00e1rio criar um bloco de assinatura (no menu principal selecione \u201cbloco de assinatura\u201d e depois clique em novo). Para o novo bloco de assinatura, coloque uma descri\u00e7\u00e3o (sugere-se uma refer\u00eancia a quem deve assinar) e seleciona as unidades de disponibiliza\u00e7\u00e3o (para assinatura do diretor da faculdade de odontologia, por exemplo, selecione \u201cFaculdade de Odontologia\u201d).<\/span><\/p>\n

Aten\u00e7\u00e3o: N\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel criar Blocos de Assinatura para assinatura na mesma Unidade geradora do Processo.<\/span><\/p>\n

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Para que um documento seja assinado na minha unidade e em outra unidade \u00e9 preciso colocar em um Bloco de Assinaturas?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Sim. Sua unidade tem a op\u00e7\u00e3o de assinar ou n\u00e3o o documento. Caso ele n\u00e3o seja assinado na sua unidade, ele ser\u00e1 considerado como uma minuta. Para que outra unidade possa assinar o documento, \u00e9 necess\u00e1rio coloc\u00e1-lo em um Bloco de Assinatura, disponibilizando-o para a outra unidade. Caso necess\u00e1rio, avise a outra unidade de que existem documentos a serem assinados.<\/span><\/p>\n

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Como fa\u00e7o para que uma pessoa de outro departamento (unidade\/setor) analise um documento feito no SEI pela minha unidade?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Encaminhe o processo atrav\u00e9s do Bloco de Reuni\u00e3o, a outra unidade poder\u00e1 visualizar a minuta do documento, mas n\u00e3o ser\u00e1 poss\u00edvel editar e nem assinar.<\/span><\/p>\n

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Como eu fa\u00e7o para que v\u00e1rias pessoas assinem um documento criado por mim (por exemplo: Ata de reuni\u00e3o)?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Neste caso, voc\u00ea dever\u00e1 inserir o documento em um Bloco de Assinatura e encaminh\u00e1-lo para as unidades nas quais as pessoas que devem assinar o documento est\u00e3o lotadas. \u00c9 poss\u00edvel inserir mais de um documento em um bloco de assinatura quando houver a necessidade de que as mesmas pessoas assinem mais de um documento criado em sua unidade.<\/span><\/p>\n

Para entender mais de Blocos de Assinatura clique aqui e veja um v\u00eddeo <\/a>e leia os Procedimentos Operacionais Padr\u00e3o 31 e 32 disponibilizados na\u00a0 p\u00e1gina de materiais de apoio.<\/a><\/span><\/p>\n

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Tenho d\u00favidas sobre o processo. O que fa\u00e7o?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Informa\u00e7\u00f5es sobre o processo podem ser verificadas na base de conhecimento, dentro do pr\u00f3prio SEI, ou com o gestor do processo (respons\u00e1vel pelo processo\/servi\u00e7o).<\/span><\/p>\n

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Como fa\u00e7o para saber para onde devo mandar o processo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O SEI n\u00e3o automatiza o fluxo do processo, ent\u00e3o o usu\u00e1rio que deve informar para onde o processo deve ir. Esta informa\u00e7\u00e3o pode ser obtida na base de conhecimento ou com o gestor do processo.<\/span><\/p>\n

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O que \u00e9 a base de conhecimento? Como acesso?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>A base de conhecimento \u00e9 uma fun\u00e7\u00e3o existente no SEI para auxiliar na elabora\u00e7\u00e3o de processos espec\u00edficos. As bases s\u00e3o vinculadas aos tipos de processo e cont\u00e9m orienta\u00e7\u00f5es sobre os mesmos. O acesso \u00e0 base de conhecimento se d\u00e1 atrav\u00e9s do \u201cB\u201d ao lado do n\u00famero do processo ou pelo menu base de conhecimento.<\/span><\/p>\n

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Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade? <\/strong><\/span>
\n Resposta: <\/strong>N\u00e3o. S\u00f3 \u00e9 poss\u00edvel atribuir processos para pessoas que est\u00e3o habilitadas para a sua unidade.<\/span><\/p>\n

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\u00c9 poss\u00edvel colocar em ordem alfab\u00e9tica os nomes dos usu\u00e1rios na ferramenta “atribui\u00e7\u00e3o de processo”?<\/strong><\/span>
\n Resposta:<\/strong> N\u00e3o. O sistema organiza os servidores e colaboradores automaticamente, tendo como crit\u00e9rio a ordem num\u00e9rica ou alfab\u00e9tica dos usu\u00e1rios da unidade, dependendo se eles utilizam o CPF, e-mail ou n\u00famero de matr\u00edcula.<\/span><\/p>\n

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Quem pode olhar o processo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Processos p\u00fablicos podem ser acessados por qualquer usu\u00e1rio cadastrado no SEI.<\/span><\/p>\n

Processos restritos s\u00e3o visualizados pelos usu\u00e1rios dos setores por onde o processo passou.<\/span><\/p>\n

Processos sigilosos s\u00e3o visualizados por usu\u00e1rios espec\u00edficos.<\/span><\/p>\n

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Quem pode mexer no processo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Um processo s\u00f3 pode ser alterado (incluir documentos) pelas unidades pelas quais o processo passou.<\/span><\/p>\n

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Qual a diferen\u00e7a entre documento interno e externo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Documentos internos s\u00e3o documentos gerados no pr\u00f3prio SEI, tais como of\u00edcios, despachos, requerimentos. Um documento gerado no SEI significa que ele \u00e9 editado no SEI, semelhante ao word, e pode ser assinado.<\/span><\/p>\n

Documentos externos s\u00e3o documentos n\u00e3o gerados no SEI. Tais como documentos gerados em outros sistemas, planilhas e documentos digitalizados. Preferencialmente, utilize formato pdf para estes documentos.<\/span><\/p>\n

Extens\u00f5es Excel e Word n\u00e3o s\u00e3o compat\u00edveis no momento de gerar um PDF do processo.<\/span><\/p>\n

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O que \u00e9 relacionamento de processos?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>O relacionamento de processo \u00e9 utilizado para agrupar processos que t\u00eam alguma rela\u00e7\u00e3o. Os processos relacionados n\u00e3o s\u00e3o anexados uns aos outros. Eles apenas mant\u00eam uma rela\u00e7\u00e3o de conex\u00e3o. Por exemplo, processos de contratos podem ser relacionados ao processo de licita\u00e7\u00e3o que os originou.<\/span><\/p>\n

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O processo est\u00e1 encerrado. O que fa\u00e7o com ele?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Ap\u00f3s realizar todas as atividades necess\u00e1rias no processo e n\u00e3o tendo para quem enviar, deve-se concluir <\/strong>o processo na Unidade.<\/span><\/p>\n

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Como fa\u00e7o para arquivar o processo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>No SEI, n\u00e3o se arquiva processos. Ap\u00f3s realizar todas as atividades necess\u00e1rias no processo e n\u00e3o tendo para quem enviar, deve-se\u00a0 Concluir <\/strong>o processo.<\/span><\/p>\n

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N\u00e3o tem o tipo de processo que eu quero no SEI. O que fa\u00e7o?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Ao iniciar um processo, se a op\u00e7\u00e3o desejada n\u00e3o estiver na lista \u201cEscolha o Tipo do Processo\u201d, significa que este processo n\u00e3o tramita de forma eletr\u00f4nica ainda. Para tanto, \u00e9 necess\u00e1rio fazer a inclus\u00e3o do novo tipo de processo no SEI.<\/span><\/p>\n

Para incluir novo tipo de processo\/formul\u00e1rio no SEI, deve-se encaminhar a solicita\u00e7\u00e3o para o Escrit\u00f3rio de Processos por email (escritoriodeprocessos@ufpel.edu.br) ou memorando no SEI, informando o tipo de processo e\/ou modelo de formul\u00e1rio assim como o motivo da inclus\u00e3o.<\/span><\/p>\n

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Tenho um documento no computador e preciso coloc\u00e1-lo no SEI. Como fa\u00e7o?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Este documento deve ser colocado no SEI como um documento externo. O melhor formato para este tipo de documento \u00e9 PDF\/A. Assim, gere um PDF\/A do documento e insira no SEI. Nunca imprima e digitalize, pois isso demanda a guarda do papel impresso. Documentos que nascem de forma digital devem ser inseridos diretamente no SEI.<\/span><\/p>\n

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Para quem eu posso atribuir um processo?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>A atribui\u00e7\u00e3o do processo somente pode ser feita entre usu\u00e1rios do mesmo setor.<\/span><\/p>\n

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Quem vai realizar a digitaliza\u00e7\u00e3o de processos e documentos na UFPel?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>A Unidade geradora do processo \u00e9 respons\u00e1vel pela digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos necess\u00e1rios processos antigos, que precisam ser escaneados e inseridos no sistema, devem ser encaminhados ao setor de Protocolo para avalia\u00e7\u00e3o da necessidade de inclus\u00e3o e digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

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Inseri um documento externo no SEI. Que tipo de confer\u00eancia eu coloco?<\/strong><\/span><\/p>\n

Resposta: <\/strong>Este campo s\u00f3 deve ser preenchido para documentos digitalizados. Neste caso, o tipo de confer\u00eancia segue o determinado pelo DECRETO N\u00ba 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015:<\/span><\/p>\n

Art. 12.\u00a0 A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos recebidos ou produzidos no \u00e2mbito dos \u00f3rg\u00e3os e das entidades da administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica federal direta, aut\u00e1rquica e fundacional dever\u00e1 ser acompanhada da confer\u00eancia da integridade do documento digitalizado.<\/span><\/p>\n