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Novos Instrumentos – Primeiros passos

Novos Instrumentos:

Check list – Novos Instrumentos
1 Aprovação do Projeto junto ao COCEPE Regulamento UFPel
2 Memorando de Solicitação de Celebração de Instrumento Art.38, Caput, da Lei 8.666 de 1993, Portaria SLTI/MPOG nº05/2002
3 Cadastro de Coordenador e Responsáveis por Convênios no âmbito da UFPel
4 Projeto aprovado no COCEPE Resolução 10/2015 – COCEPE
5 Plano de Trabalho Art.116, §1º da Lei 8.666 de 1993
6 Justificativa da contratação com dispensa de licitação Art.24, XXIII da Lei 8.666 de 1993, Acórdão 254/2004-Segunda Câmara-TCU
7 Portaria GR/Nº 899/2019 Por analogia à Portaria Interministerial nº424/2016

 

Novos Instrumentos – Passo a passo:

Seguindo as orientações da Resolução CONSUN 02/2015 os Instrumentos firmados pela UFPel com instituições parceiras ou financiadoras são frutos de Projetos de Ensino, Pesquisa ou Extensão implementados por professores e/ou técnicos administrativo da Universidade em prol da comunidade interna e/ou externa da instituição.

Sabendo disso, toda iniciativa de parceria, independente do instrumento a ser firmado, necessita enquadrar-se em uma das categorias acima citadas de acordo com o Regimento da UFPEL bem como ser aprovado pelo COCEPE (Conselho Coordenador de Ensino Pesquisa e Extensão) quanto a seu Mérito Administrativo e Conveniência (PARECER Nº 446/2018/CABJ/PF-UFPEL/PGF/AGU).

 

1º Passo: Aprovação pelo COCEPE:

A forma mais comum do servidor técnico administrativo/docente submeter seu Projeto à aprovação do COCEPE é através da plataforma Projetos Unificados presente dentro do sistema COBALTO/UFPel. É possível também adquirir anuência do COCEPE através de solicitação encaminhada via sistema SEI (utilizada geralmente em Protocolos de Intenções ou em outros instrumentos simples e OBRIGATORIAMENTE sem repasses financeiros).

 

2º Passo: Solicitação de Celebração de Instrumento:

De posse da aprovação pelo COCEPE o servidor técnico administrativo/docente deve submeter o Projeto à Coordenadoria de Convênios e Contratos solicitando a Celebração de Instrumento. Ressalta-se que, nesta fase, não há necessidade de saber qual o instrumento especificamente deverá ser firmado, esta decisão será tomada no decorrer da tramitação do processo, por conveniência todos os instrumentos neste ponto são chamados de Convênios.

a) Abrir Processo SEI:

O servidor, agora chamado de Coordenador, deve então abrir um processo no SEI-UFPel através do botão “Iniciar Processo”. O Tipo de Processo mais adequado é “Administração Geral: Convênios”. O Coordenador pode também se utilizar do Processo gerado anteriormente para solicitar anuência do COCEPE, basta conferir e/ou inserir as documentações solicitadas nos próximos passos.

b) Inserir documentação inicial:

O primeiro documento a ser inserido no processo (através do botão “Inserir Documento”) deve ser um Memorando de Solicitação de Celebração de Instrumento. Nada mais é do que um memorando comum da unidade à qual o Coordenador pertence. Para elaboração deste memorando pode-se utilizar o seguinte MODELO. O mesmo deverá ser elaborado e assinado pelo sistema SEI-UFPel.

Após a elaboração do memorando faz-se necessário anexar Cadastro de Coordenadores e Responsáveis por Convênios no Âmbito da UFPel, este documento pode ser anexado pelo botão “Inserir Documento” do tipo “GR Cadastro de Responsáveis por Convênios”. As informações nesta tela deverão ser as do Coordenador do Projeto, porém, no campo “Observações” podem ser inseridos os mesmos dados referentes à possíveis coordenadores adjuntos.

c) Inserir anexos obrigatórios:

Faz-se obrigatório anexar neste primeiro momento cópia do Projeto Unificado com aprovação do COCEPE (atenção ao termo “Situação: Ativo – em execução” que comprova a aprovação do Projeto). Tal documento pode ser obtido através da plataforma COBALTO através do botão “Gerar PDF”, e então ser inserido como Anexo no SEI através do botão “Inserir documento” do tipo “Externo”.

Deve ser inserido também o documento Plano de Trabalho disponível no SEI através do botão “Inserir documento” do tipo “GR Plano de Trabalho”.

Nos casos onde o projeto é a execução de um Evento faz-se necessário a inserção do Anexo III – Eventos. A ser inserido através do botão “Inserir documento” do tipo “Externo”.

Nos casos onde o instrumento não possui Repasses Financeiros não há necessidade de preenchimento do ANEXO I – DETALHAMENTO DAS DESPESAS.

Quando necessária a contratação de uma das Fundações de Apoio vinculadas a UFPel é necessário inserir um Memorando da Unidade de origem do Coordenador intitulado Justificativa para Contratação com Dispensa de Licitação. O modelo para este memorando pode ser adquirido aqui. Além disso é necessário o preenchimento do Anexo I – Detalhamento das Despesas no Plano de Trabalho.

O Coordenador do Projeto ou o coordenador adjunto devem entrar em contato com a Fundação de Apoio para elaboração detalhada do Plano de Trabalho e do Anexo I.

No caso de um instrumento simples, sem repasse financeiros, com anuência do COCEPE, não faz-se necessário a inserção destes documentos pois entende-se que novos instrumentos poderão ser gerados a partir deste, desta vez detalhados de forma específica através de Projetos e Planos de Trabalho.

3º Passo: Encaminhar processo à Coordenadoria de Convênios e Contratos:

Através do botão “Enviar processo” encaminhe o mesmo para análise junto à CCONC.