COBALTO – Sistema Integrado de Gestão

No que se refere aos sistemas informatizados, a universidade trilha o caminho de desenvolver novas soluções integradas e atualizar (migrar) os sistemas que não atendem mais os requisitos do negócio. A integração das informações institucionais está convergindo para o Sistema Integrado de Gestão COBALTO progressivamente, agregando mais qualidade às informações, novos mecanismos de gestão, indicadores institucionais e transparência. Dentre estes destacam-se o novo sistema acadêmico, e avaliação de concessão de benefícios estudantis, módulo onde o estudante preenche o questionário socioeconômico, agenda entrevista e submete a Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE), que gerencia a avaliação e concessão desses benefícios na própria ferramenta.

Outros módulos já implantados no COBALTO: Projetos de Pesquisa; Formulário on-line para subsidiar o processo de autoavaliação da Comissão Própria de Autoavaliação; Projetos de Ensino; Serviço de criação automática de contas de e-mail @ufpel; o Sistema para gestão do Cartão de Identificação Institucional; o Sistema embarcado em TOTENS para consulta de informações institucionais oriundas de diversos sistemas; guia telefônico da UFPel; Formulário on-line para subsidiar pesquisa sobre prioridades dos serviços; Serviço de troca de mensagens entre grupos de usuários; e a Gestão dos contratos de seguro dos estudantes em estágio; aplicativo para comunicação de informações padronizadas entre plataformas institucionais; relatório anual de atividades docentes;

O sistema Cobalto ainda possui uma área de acesso livre, onde são disponibilizadas diversas informações que não necessitam de autenticação no sistema. Dessa forma, qualquer pessoa pode ter acesso a diversas informações como currículo dos cursos, projetos de pesquisa e outros. Documentação disponível em: http://wikicobalto.ufpel.edu.br/

Uma funcionalidade muito utilizada pelos usuários é o ‘Relatar problema’ ou HelpDesk, que é um canal de comunicação de problemas diretamente com a equipe de TI. O usuário pode acompanhar sua demanda e verificar os respectivos encaminhamentos.

Neste ano foi lançado o aplicativo Cobalto UFPel para Android, focado em atender as principais demandas de informação dos estudantes, como localização dos prédios, avaliações e notas, transporte, cardápio do Restaurante Universitário, entre outros.

SISTEMA ACADÊMICO

O sistema acadêmico da UFPel possui módulos específicos incorporados dentro do sistema integrado de gestão COBALTO, construído pela equipe de TI da própria instituição, baseado em software livre e em plataforma totalmente WEB, atendendo tanto a Graduação quanto a Pós Graduação. Um fundamento essencial do COBALTO é a unificação das informações institucionais (base de dados única), sua segurança e disponibilidade. Em consonância com a iniciativa de Dados Abertos do Governo Federal, a disponibilidade de informações é feita por meio de API’s seguras que podem ser acessados por sistemas, páginas de cursos ou qualquer plataforma.

O sistema acadêmico contempla todo o ciclo de vida de um estudante na Instituição, desde o preenchimento online da ficha de inscrição para os selecionados nos diferentes tipos de ingresso até sua formatura e diplomação. Oferecendo o cadastro básico de diversas informações pertinentes a atividades acadêmicas, como por exemplo o cadastro de cursos, alunos, disciplinas, currículos, equivalências, pré-requisitos, áreas de concentração, atividades complementares, formas de avaliação e histórico, dentre outros cadastros auxiliares necessários. As unidades responsáveis possuem recursos específicos para realizar a gestão destas informações.

Toda a parte da oferta de disciplinas para a matrícula é feita pelas Secretarias das unidades responsáveis, onde são informadas as turmas, horários, alocação de professores e distribuição de carga horária. Posteriormente, no período da matrícula os alunos acessam o módulo de “solicitação de matrícula” onde selecionam as atividades que desejam cursar, tanto de seu currículo como aquelas do banco universal. Encerrando-se esse período, e de acordo com critérios de ordem de matrícula, é realizado o processamento das solicitações e o aluno pode verificar os resultados, sendo informado sobre o deferimento de sua solicitação bem como o motivo. Em momento posterior, o sistema possui um módulo de ajuste de matrícula e outro de matrícula especial, que são utilizados pelos cursos para os respectivos ajustes e complementos de matrícula.

No que refere-se recursos aos docentes, existem funcionalidades para cadastro de suas atividades, como as avaliações, publicação das notas, frequência e diário de classe. O professor pode ainda consultar as suas atividades, acompanhar o desempenho dos alunos no que toca nota e frequência, bem como emitir atas de provas e exames, entre outros.

Aos estudantes o sistema fornece consulta de avaliações e notas, currículo, débitos, frequência, histórico, horários, integralização curricular, matrícula e emissão de atestado. Para facilitar a comunicação entre os diversos atores, o sistema possui um módulo de envio de mensagens. Nesse sentido e de forma automática, por exemplo, a publicação de notas por parte dos professores é comunicada aos alunos da turma através da mensagem no Cobalto, e-mail e ainda via Facebook. Professores podem enviar mensagens para seus alunos e estes para seus colegas e professores. Nessa evolução constante do sistema, em 2016 foi disponibilizado o aplicativo Cobalto UFPel para dispositivos móveis, fornecendo acesso as avaliações e notas, localização de prédios, informações sobre transporte, cardápio do restaurante, entre outros.

Sendo assim e por estar em ainda em fase de sua implantação total, ao sistema estão sendo sempre incorporadas novas funcionalidades, módulos e recursos para atendar as demandas relacionadas a vida acadêmica da instituição e atender as imposições legais.

Neste sentido, o sistema possui um módulo relacionado ao ENADE e outro relacionado ao Censo do MEC. Quanto ao ENADE, o coordenador do curso possui um módulo onde o sistema sugere os alunos que deverão participar da prova, levando em consideração o ano de ingresso dos alunos e o percentual de conclusão da grade curricular. Este módulo permite ainda ao coordenador selecionar e verificar se os dados cadastrais estão completos e de acordo com o necessário, indicando os problemas para serem corrigidos. Ao final desse processo, o coordenador tem a possibilidade de gerar um arquivo em formato CSV, contendo as informações necessárias de cada aluno. Esse arquivo pode ser utilizado pelo coordenador para inscrição em lote no site do INEP, sem a necessidade de nenhuma digitação, o que agiliza o processo e diminui a ocorrência de erros. Em relação ao Censo, pode-se destacar o módulo de indicador discente, o qual pode ser utilizado por auditores de forma remota para conferência e validação dos dados que foram enviados pela UFPel.

Como parte dos recursos planejados para a gestão acadêmica, em breve Cobalto permitirá ao estudante o acesso aos planos de ensino dos docentes, integração com o ambiente virtual de aprendizagem, integração dos projetos de ensino, pesquisa e extensão.